Recrutement MSF: Assistant RH

• Responsable Hiérarchique : Responsable Administration
• Responsable Fonctionnel : Responsable Administration
• Domaine Professionnel : Ressources Humaines, Finance, Administration

Mission Principale

L’Assistant Fin/RH est chargé d’exécuter des tâches administratives et de gérer le suivi comptable en conformité avec les directives du Responsable Administration et les procédures internes de MSF. L’objectif principal est de garantir le respect des législations en vigueur et d’assurer une gestion rigoureuse des ressources financières.

Responsabilités

1. Gestion Administrative et Juridique
   Effectuer des tâches administratives sous la supervision du Responsable Administration, y compris la vérification des salaires et la mise à jour des dossiers du personnel, afin d’assurer des paiements justes et ponctuels.
2. Gestion Financière et Contrôle
   Appliquer les procédures de gestion financière pour assurer un contrôle strict et une sécurité optimale des flux monétaires, tout en garantissant la disponibilité des fonds.
3. Contrats de Travail et Droit du Travail
   Préparer et mettre à jour les contrats de travail, en conformité avec la législation locale, incluant les modifications nécessaires pour se conformer aux lois sur le travail et la fiscalité.
4. Base de Données RH
   Saisir et maintenir à jour les informations dans la base de données RH, facilitant ainsi la gestion efficace des procédures administratives et des dossiers du personnel.
5. Gestion des Obligations Sociales et Fiscales
   Assurer la mise à jour des dossiers de sécurité sociale et des obligations fiscales des employés pour garantir la conformité aux réglementations locales.
6. Traitement des Salaires
   Élaborer les bulletins de paie mensuels, ajuster et mettre à jour les données afin de garantir des salaires précis et versés à temps. Préparer la dernière fiche de paie et les certificats de travail en fin de contrat.
7. Suivi des Contrats de Location
   Suivre les contrats de location qui arrivent à échéance et informer le Responsable Administration pour organiser un renouvellement ou explorer des alternatives.
8. Support à la Prévision Budgétaire
   Assister dans la préparation des prévisions budgétaires et la planification mensuelle pour assurer le règlement des besoins financiers (salaires, avances, etc.).
9. Paiement des Fournisseurs
   Traiter les paiements aux fournisseurs, en gardant un contrôle strict sur les documents requis et en signalant toute anomalie au Responsable Administration.
10. Comptabilité et Documentation
    Exécuter les tâches comptables pour assurer un contrôle des dépenses et une fiabilité des rapports financiers. Classer et entrer les éléments comptables dans le logiciel dédié, en collaboration avec le Responsable Administration.
11. Communication et Accessibilité de l’Information
    Veiller à ce que toutes les informations administratives (affectations, réunions, etc.) soient accessibles au personnel concerné.
12. Support Logistique et Traduction
    Aider à la traduction de documents en langue locale et apporter un soutien logistique lors des réunions avec le Responsable Administration.

Responsabilités Spécifiques à la Section MSF / Contexte

Dans le cadre du démarrage des activités opérationnelles de Médecins Sans Frontières au Sénégal, l’Assistant FIN/RH aura des responsabilités spécifiques liées à la mission. Ces responsabilités incluent :

• Assurer la conformité réglementaire : Collaborer avec le bureau de Dakar pour garantir que toutes les opérations respectent à la fois les lois locales et les procédures internes de MSF.
• Soutien au Coordinateur RH et Finance : Apporter un appui dans la mise en œuvre des politiques financières et des ressources humaines, essentielles au bon déroulement du lancement des activités opérationnelles.
• Gestion des paiements : Superviser et assurer les paiements aux prestataires de services et pour les achats nécessaires à la mission.
• Suivi logistique des arrivées et départs : Organiser les logements à Dakar pour les membres du personnel arrivant et partant, et gérer les réservations de vols entre le Sénégal et la Mauritanie.

Compétences Professionnelles

Pour réussir dans ce poste, les compétences suivantes sont indispensables :

• Résultat et qualité : S’assurer que chaque tâche est accomplie avec un haut niveau de rigueur et de qualité.
• Travail d’équipe et coopération : Travailler en étroite collaboration avec d’autres membres de l’équipe pour atteindre des objectifs communs.
• Souplesse de comportement : Faire preuve de flexibilité pour s’adapter aux situations changeantes et aux défis imprévus.
• Adhésion aux principes de MSF : Respecter les valeurs fondamentales de MSF dans toutes les actions.
• Gestion du stress : Être capable de gérer efficacement la pression dans des environnements exigeants.

Qualités Requises

• Expérience : Idéalement, une expérience dans un domaine lié à la comptabilité, les affaires, ou la gestion est souhaitée.
• Éducation : Un diplôme en comptabilité, gestion des affaires, ou dans un domaine connexe est préférable.
• Connaissances informatiques : Une maîtrise des outils informatiques essentiels tels que Word, Excel et Internet est indispensable.
• Langues : Maîtrise de la langue de la mission et de la langue locale est requise.

Conditions du Poste

• Type de contrat : CDD (Contrat à Durée Déterminée)
• Durée : 6 mois
• Salaire : Basé sur le Niveau 6 de la grille salariale de MSF Sénégal
• Date limite de candidature : 18/10/2024