Appel à candidature: Supply chain assistant

Titre du poste : Assistante de la Chaîne d’Approvisionnement

Sous la supervision de : Gestionnaire de la Chaîne d’Approvisionnement

Rend compte à : Gestionnaire de la Chaîne d’Approvisionnement

Lieu : Yaoundé, Cameroun

Zone d’intervention : Yaoundé

Durée du contrat : 12 mois

Type de contrat : Contrat national

Salaire et avantages : Non mentionné. Informations à discuter.

Introduction

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) fournit une assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le globe. Notre engagement comprend une aide d’urgence, la défense de leurs droits et l’amélioration de leurs perspectives d’avenir. Nous intervenons dans des zones de conflit, le long des routes migratoires, et au sein des pays d’accueil des réfugiés. En collaboration avec les communautés locales, nous visons des solutions responsables et durables. Notre objectif est l’intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque possible, le soutien de leur désir de retour chez elles.

Le DRC Cameroun, un bras régional du Conseil Danois pour les Réfugiés, s’engage activement à répondre aux besoins humanitaires dans le pays. Depuis son lancement en 2018, notre équipe basée à Dakar a travaillé en étroite collaboration avec les opérations en République centrafricaine (RCA) voisine pour apporter une assistance vitale aux réfugiés de RCA ainsi qu’aux Camerounais vulnérables dans la région de l’Adamaoua.

Dans cette dynamique, notre équipe d’urgence itinérante (EMPACT) a étendu ses opérations pour inclure la région du Sud-Ouest en fin 2018, répondant ainsi aux besoins pressants des personnes déplacées de force dans le contexte de la crise anglophone. Depuis janvier 2019, nous avons intensifié nos efforts humanitaires dans cette région. Actuellement, le DRC Cameroun met en œuvre des projets de protection, de sécurité alimentaire et de moyens de subsistance d’urgence dans les régions de l’Adamaoua, de l’Est et du Sud-Ouest.

Dans le cadre de nos opérations en pleine expansion, la Direction Pays recherche activement un/une Assistant(e) en Chaîne d’Approvisionnement pour renforcer notre équipe.

2. Objectif

Sous la direction directe du Responsable de la Chaîne d’Approvisionnement, le (la) Assistant(e) en Chaîne d’Approvisionnement est chargé(e) de fournir un appui aux équipes en ce qui concerne la logistique et l’approvisionnement.

3. Responsabilités et Tâches

Gestion des équipements :

1. Vérification de l’exactitude de l’enregistrement et de l’étiquetage de tous les biens, qu’ils soient anciens ou nouveaux ;
2. Assurance de la bonne documentation des équipements dans le tableau de suivi des équipements ;
3. Mise à jour quotidienne du tableau de suivi des équipements ;
4. Conduite d’un inventaire physique des équipements tous les trois mois ;
5. Garantie de la présence d’un formulaire d’affectation et/ou de restitution pour chaque équipement prêté à un utilisateur ;
6. Surveillance de l’utilisation adéquate des biens de l’organisation ;
7. Maintenance régulière et vérification de l’état des équipements ;
8. Application des procédures de gestion des équipements telles que spécifiées dans l’OH du RDC ;
9. Participation à l’archivage électronique des documents de suivi des équipements sur le SharePoint.

Gestion de la flotte de véhicules

• Suivi de l’état de fonctionnement des véhicules et des groupes électrogènes :
• Contribuer au monitoring régulier de l’état de fonctionnement des véhicules ainsi que des groupes électrogènes.
• Gestion des opérations quotidiennes :
• Garantir l’accomplissement des vérifications journalières des véhicules par les conducteurs.
• Assurer le suivi des tomcards et surveiller la consommation des véhicules.
• Mettre à jour de manière quotidienne les tableaux de suivi de la flotte de véhicules.
• Vérifier la disponibilité des équipements de sécurité et des kits de premiers secours dans les véhicules utilisés par les équipes DRC, incluant la flotte DRC et les véhicules en location.
• Contrôler la présence des documents requis à bord des véhicules.
• Veiller à ce que les véhicules en location soient conformes aux normes du RDC.
• Maintenance des générateurs :
• Superviser le contrôle quotidien des générateurs, incluant le niveau de liquide de refroidissement, d’huile et de carburant, réalisé par les gardiens.
• Assurer le suivi des heures de fonctionnement des générateurs via les fiches prévues à cet effet, gérées par les gardiens.
• Garantir que les opérations de maintenance des générateurs sont exécutées en accord avec le manuel des opérations.
• Signaler les besoins en maintenance au Responsable de la Chaîne d’Approvisionnement.
• Planification des mouvements :
  • Élaborer le planning des déplacements des véhicules et des générateurs.

Gestion documentaire et conformité :

• Contribuer à l’archivage électronique des documents de suivi de la flotte de véhicules et des générateurs sur SharePoint.
• Appliquer rigoureusement les procédures de gestion des véhicules et des générateurs telles que spécifiées dans l’Organigramme Hiérarchique du RDC (OH du RDC).

Gestion des achats :

1. Collaboration étroite avec le responsable de la chaîne d’approvisionnement pour élaborer les documents d’achat nécessaires à la passation des commandes.
2. Participation active au processus d’achat, incluant la demande de devis et l’évaluation des propositions, pour l’acquisition de biens et services destinés au bureau.
3. Suivi rigoureux des commandes et vérification de la réception des biens et services.
4. Identification proactive des fournisseurs dans la zone de compétence.
5. Vérification de l’intégralité des documents d’achat avant tout paiement.
6. Gestion méthodique de l’archivage électronique et physique des documents d’achat.
7. Application stricte des procédures définies dans le manuel des opérations du DRC pour la gestion des achats.

Gestion des stocks :

1. Responsabilité partagée avec le responsable de la chaîne d’approvisionnement pour la gestion des stocks du bureau.
2. Supervision des livraisons et des expéditions vers les bases du RDC, avec établissement des documents requis (bordereau de livraison, accusé de réception des marchandises, etc.).
3. Réalisation mensuelle d’un inventaire physique des stocks.
4. Garantie de la présence de tous les documents nécessaires à une gestion optimale des stocks (bordereau de livraison, bons de sortie et d’entrée, accusé de réception, fiche de stock, rapport de stock, etc.).
5. Gestion efficace de l’archivage électronique et physique des documents liés à la gestion des stocks.
6. Respect strict des procédures de gestion des stocks énoncées dans le manuel des opérations du DRC.

Gestion des installations :

1. Veiller à l’entretien des locaux de l’entreprise conformément aux normes établies par le département des ressources corporatives (DRC).
2. Garantir la conformité des locaux au rez-de-chaussée avec les normes de sécurité établies par l’entreprise.
3. Assurer la souscription d’un contrat d’assurance et de localisation pour chaque bâtiment.
4. Vérifier que tous les bâtiments sont équipés d’extincteurs fonctionnels, soumis à une inspection annuelle par un organisme certifié.
5. Assurer la disponibilité d’une trousse de premiers secours dans chaque bâtiment.
6. Effectuer une inspection mensuelle des installations et proposer un programme de maintenance.

Rapports opérationnels :

1. Contribuer à la rédaction des rapports mensuels sur la gestion des véhicules et des générateurs.
2. Participer à l’élaboration des rapports mensuels de la chaîne d’approvisionnement.
3. Collaborer à la rédaction des rapports mensuels de gestion des stocks.

Ces fonctions ne sont pas exhaustives et pourraient être ajustées en fonction des exigences opérationnelles tout en respectant le rôle global de l’Assistant(e) en Chaîne d’Approvisionnement.

1. Exigences de qualification

• Diplôme universitaire (BTS, DUT) en logistique et/ou gestion de la chaîne d’approvisionnement, ou qualification professionnelle équivalente.
• Minimum 1 an d’expérience professionnelle dans la logistique/Supply Chain avec une organisation non gouvernementale internationale.
• Compétences solides en organisation, en relations interpersonnelles, en négociation et en communication.
• Capacité à travailler efficacement sous pression.
• Grande motivation, orientation vers les résultats et capacité à résoudre les problèmes de manière créative.
• Connaissances informatiques approfondies en Pack Microsoft (Excel, Office, Outlook, etc.).
• Engagement envers les valeurs de la République démocratique du Congo (RDC).
• Maîtrise professionnelle de la langue française à l’écrit et à l’oral est obligatoire.
• La maîtrise de l’anglais serait un avantage.