L’Union Africaine recherche dans le cadre de ses activités 02 SecrétaireS (AUSC)
Objectif du poste
Assurer les services de secrétariat et de soutien administratif au superviseur concerné ou au Bureau en général en vue de son bon fonctionnement.
Principales fonctions
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- Fournir un soutien opérationnel en temps utile ;
- Mettre en œuvre les activités opérationnelles conformément au calendrier et établir des rapports ;
- Aider au suivi des activités logistiques, à la mise en œuvre des activités et à la fourniture d’informations actualisées ;
- Communiquer de manière efficace avec les parties prenantes internes et externes ;
- Assurer le suivi des décisions issues des réunions et des résultats issus des échanges et veiller à leur mise en œuvre ;
- Préparer les communications quotidiennes du bureau et aider à la compilation des données et des informations à des fins de production de rapports ;
- Contribuer à la création, à l’amélioration et à la maintenance des systèmes d’enregistrement et de recherche ;
- Assurer le suivi de la fourniture et de l’entretien des installations et du matériel de bureau.
Responsabilités spécifiques
- Recevoir la correspondance courante et préparer les réponses pour signature par les superviseurs
- Saisir et corriger les documents, les rapports, etc. qui pourraient être demandés par ses superviseurs ;
- Recevoir les visiteurs et les membres du personnel et leur fournir les informations de base sur les questions et les procédures pertinentes ;
- Aider au suivi des activités logistiques, à la mise en œuvre des activités et à la fourniture d’informations actualisées ;
- Maintenir un système de classement et d’enregistrement approprié pour tous les courriers et documents entrants et sortants ;
- Répondre et filtrer les différentes correspondances telles que les appels téléphoniques et les messages électroniques et assurer le suivi avec les superviseurs et les partenaires ;
- Tenir à jour l’agenda des rendez-vous des superviseurs ;
- Assurer un bon entretien du matériel et signaler toute défaillance à des fins d’entretien et autres actions requises ;
- Fournir un soutien administratif quotidien de routine aux différents services des Unités auxquelles le titulaire est rattaché ;
- Veiller au stock de papeterie, à la disponibilité des équipements et des fournitures au sein du bureau dont il a la charge ;
- Assurer des services d’accueil, le cas échéant ; et S’acquitter de tout autre tâche et responsabilité qui pourrait lui être confiée.
Formations universitaires et expériences requises
- Le candidat doit être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en secrétariat, services administratifs, gestion de bureau ou dans un domaine d’études connexe, avec une expérience pertinente de trois ans en secrétariat dans des organisations publiques, des missions diplomatiques, des organisations internationales ou des organisations non gouvernementales internationales.
- Ou il doit être titulaire d’une Licence en secrétariat, services administratifs, gestion de bureau ou dans un domaine d’études connexe, avec une expérience pertinente d’au moins 2 ans dans le domaine du secrétariat au sein d’une organisation publique, d’une mission diplomatique, d’une organisation internationale ou d’une organisation internationale non gouvernementale.
- Une formation liée à la communication serait un atout supplémentaire.
Compétences requises
- Excellente connaissance des applications bureautiques telles que Word, Excel, Outlook et PowerPoint
- Excellentes aptitudes en matière de planification et d’organisation ;
- Très bonnes compétences en dactylographie, avec une vitesse d’au moins 50 mots par minute ;
- Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles ;
- Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite ;
- Maîtrise de l’une des langues de travail officielles de l’UA (Anglais, Français, Arabe, Portugais, Espagnol et Kiswahili) est une exigence, tandis que la maîtrise de deux langues, en particulier l’anglais et le français, est un avantage.
- Avoir un bon esprit d’équipe et capacité à travailler dans un environnement multiculturel ;
- Bonnes compétences analytiques et capacité à identifier des solutions et des options viables, caractère ferme, mais flexible, confiance en soi ;
- Capacité à gérer le stress ;
- Avoir une forte personnalité tout en étant amical, poli et patient ;
- Capable de travailler rapidement, efficacement et avec précision, tout en respectant des délais serrés ;
- Capable de travailler sans surveillance et d’agir de sa propre initiative ;
Compétences en leadership
- Valorisation des autres:
- Flexibilité
- Sensibilisation aux risques et respect des règles
Compétences de base
- Esprit d’équipe et collaboration
- Sensibilisation à la responsabilité et respect des règles
- Perception de l’apprentissage.
- Communication claire
Compétences fonctionnelles
- Dépannage
- Connaissance du travail et partage de l’information ….
- Axé sur les tâches
- Sensibilisation au perfectionnement continu
ÉGALITÉ DE CHANCES:
La Commission de l’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.
DURÉE DU CONTRAT ET PRISE DE FONCTION:
L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat régulier pour une période de 3 ans, dont les 12 premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat est renouvelable pour une période de deux ans, sous réserve de résultats et de réalisations satisfaisants.
DES LANGUES:
Maîtrise de l’une des langues de travail officielles de l’UA (Anglais, Français, Arabe, Portugais, Espagnol et Kiswahili) est une exigence, tandis que la maîtrise de deux langues, en particulier l’anglais et le français, est un avantage
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