Avis de recrutement: Assistante de direction

• • Filtrer et répondre aux appels téléphoniques importants, en l’absence de ses supérieurs
  • Assurer l’ouverture du courrier et de sa diffusion, traiter les courriers et tous les documents ayant un caractère confidentiel
  • Définir, mettre en place et contrôler les procédures d’émission de courrier
  • Mettre en forme et saisir les courriers pour la direction dont elle dépend
  • Maitriser parfaitement les outils bureautiques, ainsi que les matériels et logiciels informatiques en utilisation au sein de l’entreprise
  • Assurer la tenue, le classement et l’archivage des dossiers et de la documentation des responsables

• Accueillir, informer et orienter les personnels et les visiteurs
• Saisir et mettre en forme divers documents (courriers, rapports…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser
• Assurer la gestion des demandes de réservation (billets d’avion, hôtels…)
• Organiser l’accueil des visiteurs étrangers
• Organiser des réunions de travail ou de visites clients
• Gérer les approvisionnements des fournitures de bureau et tous les éléments pour lesquelles elle a reçu délégation
• Maitriser les exigences règlementaires et légales auxquelles le processus doit satisfaire
• Préparer les courriers à envoyer
• Préparer les courriers de prélèvement de TVA et/ou précompte
• Préparer les courriers de ristourne client
• Suivre de la mise à jour du tableau des achats directs non stockés
• Suivre du tableau des péremptions pour l’agence
• Relancer les clients concernant les chèques revenus impayés
• S’occuper de l’organisation des pauses café, réception et/ou évènement de l’agence (réunion de direction, contrôle, assemblée générale, comité de direction, conseil d’administration…)
• Assurer la constitution des dossiers pour les demandes de VISA de la direction

CONTRAINTES LIEES AU POSTE