Kimpa recherche une Assistante de direction bilingue et Q&S stagiaire.
Job Description
L’Assistante de direction et Q&S (Quality and Safety) accompagne un dirigeant d’entreprise afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative et Q&S de son activité. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.
Activités principales
Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil
- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
-
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
- Gérer les notes de frais.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).
Communication
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
- Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.
- Réaliser un suivi administratif du personnel.
- Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…).
- Suivre les procédures d’appels d’offres.
- Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
Quality and safety
- Mettre en œuvre une démarche Q&S ou un système de management qualité et sécurité visant la maîtrise et la prévention des risques liés à la qualité de travail et à la sécurité des actifs.
- Veiller à la conformité des procédures, à la législation, aux règles et contraintes internes et émet des préconisations et coordonne des plans d’action pour améliorer et sécuriser le cadre professionnel.
- Formation en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI, QHSE, management
Durée d’expérience
- Une expérience minimum d’un an en assistanat de direction ou commercial stagiaire.
- Très bonne connaissance du domaine d’activité de l’entreprise est demandée. parfaitement bilingue (français et anglais)
Compétences techniques
- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
- Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
- Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
- Maîtrise de l’organisation d’événements
- Connaissances en droit du travail et législation sociale
- Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
- Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
- Connaissance d’un ERP
Aptitudes professionnelles
- Honnêteté
- Loyauté
- Dynamisme
- Esprit d’initiative
- Discrétion
- Organisation et rigueur
- Polyvalence
- Réactivité et autonomie
- Esprit de synthèse et d’analyse
- Aisance relationnelle
- Esprit d’équipe
- Capacités rédactionnelles
- Sens de l’écoute et de la communication
- Disponibilité
- Résistance au stress
- Capacité à prioriser
- Capacité d’adaptation
- Travail en mode projet
COMMENT POSTULER?
Postuler via l’adresse mail suivante : candidature@carrieres.kimpa-group.com
