La Fondation Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF) s’est donné pour mission de créer un monde où aucune mère, aucun enfant, aucune famille ne sera dévasté par le VIH et le SIDA, et nous avons un impact. Nous sommes un leader reconnu dans la lutte mondiale contre le VIH et le sida, et nous plaidons pour que chaque enfant vive pleinement et sainement jusqu’à l’âge adulte. Depuis plus de 30 ans, EGPAF répond aux besoins urgents en matière de VIH et de sida pédiatriques dans les régions les plus touchées du monde. Chaque jour, nous mettons en œuvre nos valeurs de passion, d’innovation, de travail d’équipe, de leadership, d’intégrité, d’excellence et d’équité, tout en maximisant notre impact sur les communautés que nous servons. Rejoignez-nous dans notre combat pour une génération sans sida !
Title: Chargé des Achats
Départment: Procurement
Lieu: Cameroon – Douala
Rend compte à: Responsable des Achats
Closing Date: 4/14/2023
Comment lutterez-vous pour une génération sans sida ?
Le Charge des Achats, est un individu motivé et soucieux du détail qui soutiendra les composantes logistiques et de chaîne d’approvisionnement du projet au niveau national. Il / elle travaillera aux côtés d’autres membres du personnel de projet au niveau national pour veiller à ce que les produits de POC EID soient prévisibles et quantifiés, dédouanés (sous déduction des droits de douane), inspectés, entrés dans un système de gestion des stocks, entreposés, distribués sur les sites du projet, suivis de manière efficace et d’apporter une réponse aux éventuelles ruptures de stock. Il / elle travaillera en collaboration avec le responsable de la mise en œuvre du projet dans le pays pour concevoir et mettre en œuvre des systèmes de gestion des stocks, de la chaîne du froid, de la gestion des transports, du stockage des produits, de la réception des produits livrables et des rapports de consommation. Il / elle sera également supervisée et guidée par un responsable des achats du projet, basé à Genève, en Suisse.
Il n’y a pas deux jours identiques à l’EGPAF, mais à quoi pouvez-vous vous attendre en tant que titre ?
Responsabilités du poste:
Gestion de la chaîne d’approvisionnement des produit POC EID:
- Travaillé en étroite collaboration avec le responsable global des achats de projet et le responsable de la mise en œuvre dans les pays pour garantir que les produits sont quantifiés, prévisibles, achetés, expédiés, importés, stockés et distribués avec exactitude et en temps voulu vers des sites de prestation de services ciblés et que leur consommation est régulièrement notifiée pour assurer un avenir précis de quantification;
- Gère la logistique au niveau des pays liés à l’importation de produits, au dédouanement et aux taxes / droits requis. Fournit une confirmation de la réception et de l’inspection du produit conformément aux procédures d’opération standard;
- Avec l’aide du responsable mondial des achats de projets, établit ou renforce des systèmes de gestion des stocks permettant de suivre les produits de POC EID du transport et de la manutention à la destination finale; et surveiller et mettre à jour les informations sur les stocks, la distribution et les pipelines; Maintenir une base de données d’inventaire complète et précise et s’assurer que des rapports d’inventaire et des contrôles appropriés sont en place pour suivre avec précision les quantités, l’emplacement et l’utilisation des produits POC EID ;
- Utilise le système de gestion des stocks pour identifier et signaler les fraudes ou les pertes potentielles en utilisant des moyens des processus formel et bien établi;
- Étudie et sécurise les services de stockage et de transport appropriés pour la distribution des produits POC EID, y compris la chaîne de froid, si nécessaire. Cela peut inclure la négociation avec des fournisseurs de logistique tiers.
- Fournit du soutien à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un plan de transition pour le transfert de la propriété, de la maintenance et de la gestion de la chaîne d’approvisionnement pour les produits et les consommables POC EID aux entités nationales compétentes d’ici mai 2019.
Amélioration des processus / conformité
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- Contribuer à la conception, au développement, à la mise en œuvre et à la maintenance de procédures et directives d’opération, d’achat, de logistique et de distribution contextualisées, en vue d’atteindre les processus les plus rentables et les plus efficaces pour les achats et la logistique afin d’atteindre l’excellence opérationnelle.
- Assurer la liaison avec les autres départements des opérations ainsi qu’avec les programmes d’approvisionnement et de gestion de la logistique afin de mettre en place un cadre de contrôles internes intégré permettant des décisions d’achat consultatives, transparentes, techniquement maîtrisées et conformes.
- Guidé par une solide connaissance des règles et réglementations applicables des gouvernements, des organisations et des donateurs, il fournit des orientations, des conseils et des avis techniques sur les interprétations des politiques, les questions contractuelles et les règles et politique des bailleurs de fonds dans le domaine des achats et de la logistique.
- Participer à la compilation et au partage des meilleures pratiques en matière d’approvisionnement et de logistique issues de réseaux, de formations, d’ateliers et de conférences, et cetera, afin de garantir une fonction d’approvisionnement et de logistique dynamique et pertinente.
- Accélérer les livraisons et garantir l’engagement des fournisseurs.
Gestion de la relation avec les fournisseurs
- Aider à la coordination des stratégies d’approvisionnement et sa mise en place – à travers un processus complet et ouvert, d’une base de fournisseurs complète pour la fourniture de biens et de services, en effectuant des études de marché continue pour assurer une base de fournisseurs fiable et compétitive.
- Aider à gérer et à maintenir une relation de collaboration avec les fournisseurs à tous les niveaux; veiller à ce que les fournisseurs de biens et services EGPAF s’acquittent de leurs obligations dans les délais impartis, soient payés en temps voulu et que tout litige survenant soit géré de manière professionnelle, procédurale et consultative.
- Participer aux négociations avec les fournisseurs pour aider EGPAF à respecter la réglementation américaine sur le non-paiement de la TVA, poursuivre avec vigueur les demandes d’exonération de la TVA en cours, les remboursements des fournisseurs et tenir à jour un rapport sur le statut d’exonération de la TVA.
- Négocier avec les fournisseurs pour obtenir un rapport qualité / prix optimal pour les biens et services.
Documentation
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- Préparer et soumettre pour examen les évaluations / analyses des fournisseurs, les demandes d’attribution, les bons de commande, les contrats de services et autres documents d’approvisionnement.
- S’assurer du strict respect des procédures applicables, de l’exactitude et de l’exhaustivité des documents justificatifs relatifs aux achats
- Produire et diffuser des rapports mensuels complets, précis et pertinents sur les achats, sur des modèles conviviaux et standardisés, à l’appui de la prise de décision en matière de gestion de projet.
- Aider à identifier et / ou à solliciter les besoins d’archivage de l’organisation, en les faisant correspondre aux ressources existantes et, si nécessaire, en mettant en œuvre des solutions novatrices et rentables pour répondre aux besoins croissants; aider également à gérer les documents d’archive d’EGPAF de manière systématique / ordonnée et sécurisée afin de garantir le strict respect des dispositions de conservation des documents applicables.
- Aider à la facilitation, au développement et à la diffusion des listes de contrôle, modèles et autres outils pour les achats et la logistique – assurant une mise en œuvre normalisée dans tous les bureaux d’EGPAF.
Gestion des actifs et des fournitures
- Aider à assurer la disponibilité des fournitures en maintenant un inventaire complet des fournitures (à la fois d’EGPAF et les fournitures d’appui sur site) et effectuer des audits périodiques / inattendus des fournitures achetées en tant que mesure de contrôle interne supplémentaire et documentée.
- Participer à la coordination de l’achat d’actifs en fonction des besoins évalués, au marquage systématique, à l’assurance (et aux processus de réclamation), à la vérification physique documentée annuelle et à la liquidation à la clôture, conformément aux dispositions d’élimination spécifiques au projet.
Gestion de flotte
- Fournir des conseils de haut niveau en matière de gestion de flotte, notamment des calendriers optimaux, des rapports documentés et analytiques sur les journaux d’utilisation des véhicules par rapport aux informations de suivi par satellite, des rapports de consommation de carburant et un calendrier principal pour tous les véhicules.
- Coordonner les services de location de véhicules pour répondre aux besoins actuels de la flotte.
Autres responsabilités:
- Informez le supérieur hiérarchique de tout problème pouvant survenir, tel qu’un dommage, une perte, une date d’expiration, une rupture de stock, une tentative d’effraction ou un vol.
- Recommander toute procédure / directive supplémentaire liée à la logistique aux équipes global du projet et l’équipe du pays pour examen, pour approbation et adoption.
- Respecter les échéanciers et les dates d’échéance pour les produits livrables pertinents, à la demande de l’équipe global du projet UNITAID.
- Utilisation de la logique, des données et de la connaissance du contexte pour optimiser les ressources lors de la négociation des accords au niveau de service (si nécessaire).
- Définissez les priorités et les besoins du projet UNITAID et organisez les tâches logistiques en conséquence (transport, déplacements, horaires, etc.).
- Participer à l’organisation des réunions avec les fournisseurs selon les besoins.
- Met à jour et partage ses connaissances en étudiant les réglementations existantes et nouvelles, en participant à des activités de formation, en lisant des publications professionnelles et en entretenant des réseaux personnels.
- Soutenir les innovations continues, l’adoption des meilleures pratiques et des examens réguliers des opérations d’approvisionnement et de logistique pour une efficacité optimale.
- Recommander au responsable des achats et de la logistique toute procédure / directive supplémentaire en matière d’approvisionnement et de logistique pour approbation et adoption.
- Participer à l’analyse des zones à risque dans les opérations d’approvisionnement et de logistique et recommander des solutions d’atténuation
- Autres tâches selon les besoins
Pour réussir, vous devez avoir :
Qualifications requises, connaissances et compétences
Qualifications:
- Licence ou diplôme en commerce, achats, gestion de la chaîne d’approvisionnement, logistique, opérations ou tout autre domaine pertinent requis
- Expérience avec la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou la logistique est preferable
- Une intégrité sans compromis
- Connaissance des systèmes de suivi de la gestion des produits
- Compétences éprouvées en gestion de la chaîne d’approvisionnement et en logistique
- Approche de service à la clientèle avec une excellente communication et négociation
- Solides compétences interpersonnelles
- Solides connaissances en informatique, y compris compétences excellentes et capacité à exploiter de nouvelles bases de données.
- Capable de travailler en équipe, y compris le personnel du gouvernement local
- Avoir une maîtrise de l’anglais et le français.
Comment postuler
Les candidats qualifiés doivent soumettre un CV et une lettre de motivation.
Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés répondant aux exigences susmentionnées seront contactés.
Ce poste est soumis au financement d’un bailleur de fonds.
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