Job offer IRC: Grants and Partnerships Officer

Offre d’emploi : Responsable des Subventions et des Partenariats – International Rescue Committee (IRC)

• Identifiant du poste : req55229
• Lieu : Maroua, Région de l’Extrême-Nord, Cameroun
  Type de contrat : CDD, Temps plein
• Catégorie : Gestion des Subventions
• Rémunération : Mensuelle, en Franc CFA BCEAO
• Ouvert aux expatriés : Non

Contexte de l’IRC :

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire internationale de premier plan, fondée en 1933 sous l’impulsion d’Albert Einstein. Présente dans plus de 50 pays à travers le monde et dans plus de 25 villes aux États-Unis, l’IRC apporte une assistance essentielle dans les pires crises humanitaires. L’IRC se consacre à restaurer la santé, la sécurité, l’éducation, et le bien-être économique des populations affectées, tout en leur redonnant le contrôle sur leur avenir. Avec un impact durable, les employés de l’IRC redonnent espoir et dignité à des millions de personnes.

Si vous êtes passionné par le changement et motivé par des solutions concrètes, rejoignez l’IRC pour transformer des vies et construire un avenir meilleur.

Présentation de l’IRC au Cameroun :

L’IRC intervient au Cameroun depuis 2016, notamment dans les régions de l’Extrême-Nord, du Sud-Ouest et du Nord-Ouest. L’organisation y fournit un soutien en matière de sécurité alimentaire, améliore les services d’eau, assainissement et hygiène (WASH), et protège les droits des populations vulnérables. L’IRC met également en place des programmes de prévention et de réponse à la violence basée sur le genre.

Description du poste : Responsable des Subventions et des Partenariats

Sous la supervision directe du Coordinateur des Subventions, le/la Responsable des Subventions et des Partenariats joue un rôle clé dans la gestion des subventions de l’IRC. Ce poste implique un soutien dans le processus de reporting pour les bailleurs de fonds et les besoins internes, la gestion des dossiers et des documents de suivi, ainsi que la coordination des réunions relatives aux subventions.

Le/la responsable sera également chargé(e) de la coordination avec les partenaires locaux, de la gestion des activités liées aux partenariats et de la rédaction des rapports. Le poste nécessite une forte implication dans la gestion des risques et la conformité des partenariats, avec pour objectif d’assurer un niveau élevé de performance et d’efficacité des sous-subventions.

Responsabilités principales :

• Soutenir l’équipe dans la rédaction des rapports financiers et narratifs destinés aux bailleurs.
• Maintenir à jour les données de suivi des subventions (fichiers Excel, bases de données IRC).
• Organiser des réunions régulières avec l’équipe sur la gestion des subventions.
• Assurer une communication fluide entre IRC et les partenaires sur le terrain.
• Aider les partenaires à développer leurs projets en conformité avec les exigences de l’IRC.

Encadrement et supervision :

• Superviseur direct : Le Responsable des Subventions et des Partenariats est directement rattaché au Coordinateur de Terrain. Celui-ci assurera un mentorat et une supervision administrative.
• Superviseur technique : Coordinateur des Subventions, responsable des tâches assignées liées à la gestion des subventions.

Collaborations internes et externes :

Le/la Responsable des Subventions et des Partenariats collaborera étroitement avec les Coordinateurs Techniques, les Chefs de Projet et le Département de Suivi et Évaluation pour garantir une gestion efficace et conforme des subventions.

Principales Responsabilités :

Le Responsable des Subventions et des Partenariats a pour mission d’appuyer le Coordinateur des Subventions et le Responsable des Partenariats dans la gestion de toutes les activités relatives aux bailleurs de fonds. Ce rôle inclut la création et l’optimisation de documents pour les bailleurs, dans le but d’assurer des relations solides et de qualité, ainsi qu’un reporting respectant les délais. Il est également en charge de la surveillance du système de gestion des subventions, ainsi que de la documentation des résultats et des rapports, incluant la révision et la préparation des informations destinées aux partenaires et parties prenantes internes.

Responsabilités spécifiques :

Gestion des Subventions :

• Développement et maintien d’outils de gestion des subventions : Création de tableaux de suivi, plannings de reporting et modèles adaptés. Garantir que l’équipe est informée des échéances clés.
• Soutien aux équipes : Assister les équipes Programme et Opérations ainsi que le Coordinateur des Subventions dans la préparation des réunions de cycle de projet, en assurant la direction des réunions si nécessaire.
• Mise en place de systèmes efficaces : Collaborer avec les équipes programme et opérations pour établir des systèmes assurant un reporting respectant les délais. Clarifier les exigences des bailleurs aux équipes concernées, garantir que les rapports sont dans le format attendu, et procéder à la révision des sections si besoin.
• Rédaction de rapports de qualité : Participer à la rédaction des rapports destinés aux bailleurs, en veillant à ce qu’ils soient de haute qualité et soumis dans les délais impartis.
• Assistance en conformité : Aider à la résolution des questions liées à la conformité des subventions pour IRC Cameroun, ainsi qu’à la préparation des audits et des visites de suivi externes.
• Gestion documentaire : Assurer le maintien à jour des dossiers électroniques et papier pour chaque projet financé, à des fins de suivi et de reporting.
• Revue de conformité : Mener des revues régulières des programmes pour vérifier la conformité aux exigences des bailleurs.
• Support financier : Appuyer le Coordinateur des Subventions dans l’analyse du plan de dépenses et travailler de concert avec les équipes finance pour ajuster les budgets si nécessaire.

Communication :

• Contributions aux bulletins d’information : Participer à la rédaction et à la révision des bulletins d’information internes et externes d’IRC. Veiller à la transmission en temps opportun des contributions des collègues.
• Fiches d’information et récits de succès : Développer des fiches d’information et des récits de succès pour illustrer les activités menées par IRC.
• Révision des supports de visibilité : Superviser, avec le soutien du Coordinateur des Subventions, la révision des matériels de visibilité d’IRC et des bailleurs, afin de s’assurer de leur conformité.
• Missions de terrain : Effectuer des visites de terrain et des missions de collecte de contenu depuis Maroua pour capturer des histoires mettant en valeur les activités du programme.

Processus de Partenariats et Sous-Subventions

• Cartographie des partenaires : Participer à l’identification et à l’analyse des parties prenantes, en collaboration avec les équipes programmes.
• Évaluations des capacités et des risques : Apporter un soutien au Responsable des Partenariats et aux équipes techniques dans l’organisation et la facilitation des évaluations des capacités et des risques pour les partenaires potentiels.

Soutien aux Partenaires et Renforcement des Capacités

• Suivi opérationnel et financier des partenaires : Participer à la surveillance opérationnelle, financière et programmatique des partenaires, en garantissant que les activités respectent les standards requis.
• Collaboration inter-départements : Travailler avec les départements Finance, RH, Chaîne d’approvisionnement, et Programmes pour soutenir les partenaires et identifier des opportunités pour renforcer leurs capacités.
• Mise en œuvre des plans de renforcement des capacités : Collaborer étroitement avec le Responsable des Partenariats pour faciliter la mise en œuvre des plans de renforcement des capacités des partenaires.
• Suivi des partenariats : Alimenter les tableaux de suivi avec les données collectées auprès des équipes programme, partenariat, et finance, et diffuser les informations clés aux départements concernés.

Documentation, Suivi et Reporting

• Suivi des transferts de fonds : Travailler en coordination avec l’équipe finance pour s’assurer que les transferts de fonds sont effectués à temps, et que le suivi financier des partenaires est bien exécuté.
• Organisation des dossiers : Maintenir des dossiers électroniques complets et bien structurés sur les partenaires pour faciliter l’accès et le suivi.
• Compilation des rapports : Coordonner avec les équipes techniques pour réviser les rapports mensuels internes, compiler les rapports des partenaires, et les intégrer dans les rapports globaux destinés aux bailleurs de fonds.

Représentation et Tâches Spéciales

• Représentation d’IRC Cameroun : À la demande du Responsable des Partenariats, représenter IRC Cameroun lors des réunions internes et externes importantes et transmettre les informations pertinentes.
• Projets spéciaux : Prendre en charge des projets spécifiques en dehors des responsabilités principales, selon les besoins du Responsable des Partenariats.

Exigences et Qualifications

• Diplôme et expérience : Diplôme de licence dans un domaine pertinent et au moins un an d’expérience en gestion de subventions, idéalement dans une ONG.
• Connaissance des bailleurs : Expérience avérée dans la gestion des subventions, avec une connaissance des exigences des bailleurs américains (USAID/BHA, BPRM) et européens (ECHO, SIDA).
• Compétences en communication : Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec une capacité démontrée à produire et éditer des documents sous pression.
• Compétence technique : Maîtrise des outils Microsoft Office et de la gestion de budgets.
• Environnement de travail difficile : Capacité à travailler dans des environnements de sécurité volatile, avec une bonne maîtrise de l’anglais et du français, à l’oral comme à l’écrit.

Environnement de Travail

Le poste est basé à Maroua et les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Date Limite

La date limite pour postuler est fixée au 13 octobre 2024.

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Adhésion aux Valeurs et Principes de l’IRC

L’International Rescue Committee (IRC) et ses employés s’engagent à respecter les valeurs et principes énoncés dans le IRC Way – Normes de Conduite Professionnelle. Ces valeurs fondamentales incluent :

• Intégrité : Agir de manière éthique et transparente en toute circonstance.
• Service : Placer les bénéficiaires au cœur des actions menées par l’organisation.
• Responsabilité : Assumer la responsabilité des décisions et des actions, tant envers les bénéficiaires que les parties prenantes internes.

Conformément à ces principes, l’IRC met en place et applique des politiques rigoureuses pour :

• Protéger les bénéficiaires contre l’exploitation et les abus : Garantir que les bénéficiaires de l’aide humanitaire sont à l’abri de toute forme d’exploitation.
• Assurer la protection des enfants : Prévenir toute atteinte à la sécurité et au bien-être des enfants dans les projets et interventions de l’IRC.
• Prévenir le harcèlement au travail : Établir un environnement de travail sain et respectueux, où toute forme de harcèlement est strictement interdite.
• Garantir l’intégrité financière : Assurer une gestion transparente et responsable des fonds et ressources de l’organisation.
• Éviter les représailles : Prévenir et réprimer toute forme de représailles contre les personnes signalant des comportements inappropriés ou contraires à l’éthique.

Normes de Conduite Professionnelle

Tous les employés de l’IRC doivent respecter les valeurs et principes définis dans le Code de Conduite (IRC Way). Ce cadre de conduite est bâti autour de quatre piliers principaux :

• Intégrité
• Service
• Responsabilité
• Égalité

Engagement pour l’Égalité de Genre, la Diversité et l’Inclusion

L’IRC est profondément engagé à créer un environnement de travail diversifié, inclusif et respectueux où toutes les personnes sont traitées équitablement, avec dignité et respect. À ce titre, l’IRC :

• Interdit fermement toute forme de discrimination, de harcèlement, de représailles ou d’intimidation au sein de ses équipes ou dans tout cadre professionnel.
• Vise à accroître la représentation des femmes, des personnes issues des communautés locales où l’IRC opère, ainsi que des personnes appartenant à des groupes ethniques ou raciaux sous-représentés dans les structures de pouvoir mondial.

L’objectif est de créer un environnement de travail où chacun se sent valorisé et respecté, quelle que soit son origine ou son identité.