Offre de Stage : Stagiaire en Administration – IFRC05195
- Type de contrat : Bureaux extérieurs
- Lieu : Yaoundé
- Durée du contrat : 6 mois
- Date limite de candidature : 13 novembre 2024
Présentation de l’organisation
La Fédération internationale des sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR), ou simplement « la Fédération », est le plus grand réseau humanitaire mondial, rassemblant des millions de volontaires engagés. Composée des sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, la Fédération collabore avec le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) pour former un Mouvement global en faveur de l’humanité et de la solidarité.
Mission : La FICR vise à soutenir et à inspirer les Sociétés nationales dans leurs activités humanitaires pour prévenir et atténuer les souffrances humaines. Ce soutien inclut une aide avant, pendant et après les crises, notamment lors des catastrophes naturelles, des urgences sanitaires, et des conflits, afin de protéger la dignité humaine et promouvoir la paix dans le monde.
Rôle et Responsabilités du Poste
Le/la Stagiaire Administration, sous la supervision du Manager Admin Finance, jouera un rôle clé dans le suivi et la coordination des activités administratives quotidiennes. Ses missions incluent :
- Soutenir les opérations administratives : Assurer la gestion des tâches administratives de routine pour garantir une organisation fluide du bureau.
- Suivi des activités : Participer activement au suivi des procédures internes, en collaboration avec l’équipe de gestion.
- Optimisation des processus : Contribuer à l’amélioration des processus administratifs afin d’optimiser le fonctionnement global du département.
Fonctions et Responsabilités du Poste
Préparation et Gestion des Achats :
- Planifier et coordonner l’acquisition des biens et services essentiels pour le bon fonctionnement des bureaux et des programmes. Cette tâche inclut l’élaboration du budget, l’établissement du planning d’achats, et la comparaison des offres, tout en veillant à respecter strictement les procédures internes de la Fédération Internationale de la Croix-Rouge (FICR).
Réception et Contrôle des Fournitures :
- Assurer la réception des commandes de consommables et fournitures de bureau, en contrôlant leur conformité avec les attentes et besoins du bureau.
Maintenance des Bureaux et Résidences :
- Superviser l’entretien régulier et la maintenance des locaux, y compris les résidences des délégués, pour garantir un espace de travail fonctionnel.
Inventaire et Gestion des Biens :
- En collaboration avec le département Logistique, participer aux inventaires physiques trimestriels et annuels des biens de l’organisation et mettre à jour les rapports d’inventaire.
Suivi des Contrats et Assurances :
- Gérer les renouvellements de contrats et des polices d’assurance en respectant les échéances, tout en assurant la conformité aux réglementations.
Suivi des Factures de Services :
- Contrôler et régler les factures de services essentiels comme l’eau, l’électricité, le téléphone et l’internet pour le bureau et les résidences.
Gestion des Relations Fournisseurs et Besoins Internes
Base de Données Fournisseurs :
- Créer et mettre à jour une base de données des fournisseurs, des prestataires de services et des consultants pour une meilleure traçabilité des relations commerciales.
Coordination des Besoins des Départements :
- Identifier les besoins spécifiques des départements en fournitures de bureau et en matériel d’entretien.
Formation et Compétences Requises
Éducation :
- Diplôme supérieur en finance, comptabilité, administration ou un domaine connexe.
Expérience :
- Minimum de 3 ans d’expérience en gestion financière, idéalement dans une ONG humanitaire ou internationale.
- Compétences en élaboration de projets/programmes et en rédaction de rapports pour les bailleurs de fonds.
- Expertise en gestion financière, prévision budgétaire et développement de budget pour des projets humanitaires.
- Expérience en organisation logistique de déplacements et en soutien administratif.
- Collaboration avec des partenaires locaux pour le renforcement des capacités.
- Connaissance du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge est un atout majeur.
Compétences et Langues
Connaissances Techniques :
- Excellente maîtrise de la comptabilité et des logiciels financiers, avec une connaissance avancée de Microsoft Excel.
- Compétences en engagement communautaire, protection, genre et inclusion.
Langues :
- Bonne maîtrise du français et de l’anglais pour une communication efficace dans un environnement international.
Compétences Transversales et Valeurs
Qualités Personnelles :
- Solides compétences en communication, travail en équipe, et capacité à gérer de multiples priorités.
- Jugement sûr, aptitudes diplomatiques et sens de la représentation.
- Esprit de créativité et d’innovation pour proposer des solutions adaptées.
- Engagement envers le renforcement des capacités et la promotion des valeurs humanitaires.
