Recrutement PUI 2026: Chargé(e) Administration

Chargé(e) Administration – Première Urgence Internationale (PUI) -Première Urgence Internationale

Dans le cadre du renforcement de ses équipes au Cameroun, Première Urgence Internationale (PUI) recrute un(e) Chargé(e) Administration pour accompagner la mise en œuvre de ses activités humanitaires dans la région de l’Extrême-Nord.

À propos de Première Urgence Internationale

Première Urgence Internationale (PUI) est une organisation non gouvernementale française, indépendante, apolitique et laïque, engagée dans l’aide humanitaire et la solidarité internationale.

L’organisation intervient auprès des populations affectées par les crises, les conflits, les catastrophes naturelles et les situations de grande vulnérabilité, afin de répondre à leurs besoins essentiels et de contribuer au rétablissement de leurs conditions de vie.

Présente dans plusieurs régions du monde, PUI développe des programmes notamment dans les domaines de la santé, de la nutrition, de la sécurité alimentaire, de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement, de l’abri, des articles ménagers essentiels et de la relance économique.

Au Cameroun, PUI intervient depuis 2008 auprès des populations vulnérables. Ses opérations se sont progressivement développées dans l’Adamaoua et la région de l’Extrême-Nord, notamment à Maroua et Kousseri. Les équipes mettent en œuvre différents projets humanitaires dans les secteurs de la sécurité alimentaire, des moyens d’existence, de l’eau-hygiène-assainissement, de l’abri, des articles ménagers essentiels ainsi que de la santé et de la nutrition.

Le poste

Sous la supervision du/de la Responsable Administration de l’Extrême-Nord, le/la Chargé(e) Administration contribue au bon fonctionnement administratif de la base.

Il/Elle intervient sur les volets administratif, comptable, financier et ressources humaines, en veillant à l’application des procédures internes de PUI et au respect des exigences des partenaires et bailleurs de fonds.

Principales missions

Gestion comptable et financière

• Participer à la gestion quotidienne des opérations comptables et financières de la base ;
• Assurer le suivi et la bonne tenue des caisses conformément aux procédures en vigueur ;
• Contribuer au suivi des dépenses, des pièces justificatives et des opérations financières ;
• Participer au suivi budgétaire et à la préparation des éléments financiers nécessaires au reporting.

Administration et gestion des ressources humaines

• Participer au processus de recrutement et à l’accueil administratif des nouveaux collaborateurs ;
• Assurer le suivi des dossiers administratifs du personnel de la base ;
• Contribuer au suivi des contrats de travail et à la préparation des éléments nécessaires à l’établissement de la paie ;
• Participer au suivi des congés, absences et autres éléments liés à l’administration du personnel ;
• Appuyer l’organisation et le suivi des évaluations ainsi que des actions de formation ;
• Faciliter la diffusion des informations et communications relatives aux ressources humaines auprès du personnel.

Gestion administrative et archivage

• Veiller au respect des procédures administratives applicables aux activités de la base ;
• Assurer le classement et la conservation des documents administratifs, comptables, financiers et RH ;
• Garantir un archivage organisé, accessible et conforme aux règles internes de PUI ;
• Apporter un appui au Responsable Administration dans les différentes tâches liées au fonctionnement administratif de la base.

Objectifs spécifiques et principales activités

1. Assurer une gestion comptable fiable et conforme

Dans le cadre de ses responsabilités, le/la titulaire du poste :

• Effectue les opérations de paiement et d’encaissement, notamment en espèces, par transfert ou virement, ainsi que les avances sur salaire, conformément aux prévisions de dépenses et aux procédures de Première Urgence Internationale (PUI).
• Contrôle la régularisation et la clôture des avances de fonctionnement et, le cas échéant, des avances sur salaire.
• Vérifie les soldes des journaux de caisse et procède à leur rapprochement avec les données comptables, en signalant tout écart à son supérieur hiérarchique.
• Enregistre les opérations de caisse dans les outils comptables, notamment la main courante, en appliquant correctement les codes comptables et les imputations analytiques et budgétaires.
• Veille à l’imputation correcte des dépenses sur les projets et lignes budgétaires concernés.
• Contrôle la conformité des pièces justificatives relatives aux opérations comptables de la base, assure le suivi des éventuelles régularisations et vérifie la consolidation des comptabilités des partenaires.
• Réalise les contrôles comptables mensuels et annuels et prépare, sous la supervision de son responsable hiérarchique, les éléments nécessaires aux clôtures comptables avant leur importation.
• Effectue l’importation mensuelle de la comptabilité dans SAGA et transmet, après validation hiérarchique, les éléments du pack comptable mensuel à la coordination finance, conformément au calendrier établi.
• Assure le suivi des régularisations comptables, aussi bien dans les systèmes informatiques que dans les documents physiques et les dossiers logistiques concernés.
• Prépare les prévisions de trésorerie en collaboration avec les équipes et les soumet à son responsable hiérarchique pour validation et transmission à la coordination.
• Contribue au suivi quotidien de la trésorerie de la base et alerte sa hiérarchie en cas de niveau de trésorerie insuffisant ou de besoin particulier.
• Prépare et transmet les demandes d’approvisionnement des caisses dans le strict respect des procédures PUI.

2. Contribuer au pilotage financier et budgétaire de la base

Le/la titulaire du poste contribue à une utilisation rigoureuse et optimale des ressources financières de la mission. À ce titre, il/elle :

• Veille au respect des budgets alloués lors de l’engagement et de l’enregistrement des dépenses.
• Contrôle les imputations budgétaires par projet et par ligne de dépense avant l’enregistrement des opérations dans la main courante.
• Participe à la mise à jour régulière des outils de suivi budgétaire de la base.
• Contribue à la maîtrise et à l’optimisation des coûts grâce à l’analyse des suivis budgétaires et des tableaux d’affectation des coûts.
• Apporte son appui lors des audits internes et externes, notamment en préparant les extractions comptables, les pièces justificatives et les documents requis, puis en assurant leur transmission au point focal ou à l’équipe d’audit.

3. Participer au recrutement et à l’intégration des nouveaux collaborateurs

Le/la titulaire du poste accompagne les différentes étapes du processus de recrutement et contribue à assurer une intégration efficace des nouveaux membres du personnel. Il/elle :

• Prépare les offres d’emploi à partir des profils de poste, en collaboration avec les responsables des équipes concernées, puis les soumet à son responsable hiérarchique pour validation.
• Établit le calendrier prévisionnel des recrutements en coordination avec son supérieur hiérarchique et les responsables concernés.
• Assure la diffusion des offres validées et prépare les outils nécessaires à la réception et à l’enregistrement des candidatures.
• Participe au dépouillement et à la présélection des candidatures ainsi qu’à l’organisation et au déroulement des entretiens.
• Contribue à l’élaboration des grilles d’entretien, des tests de sélection et des procès-verbaux de recrutement.
• Assure la communication avec les candidats retenus aux différentes étapes du processus de recrutement.
• Prépare, actualise et édite les documents administratifs nécessaires à la prise de fonction des nouvelles recrues et les soumet à validation hiérarchique.
• Adresse aux candidats retenus les communications relatives à la constitution de leur dossier administratif avant leur prise de poste.
• Participe à l’accueil et à l’intégration des nouveaux collaborateurs, notamment à travers la préparation de leur programme de briefing.
• Assure le briefing administratif et présente aux nouvelles recrues les documents et dispositifs essentiels : kit d’accueil, procédures administratives, politiques RH, règles d’éthique, contrat de travail, règlement intérieur, Charte PUI et Code de conduite.
• Veille à la constitution et à la mise à jour des dossiers administratifs individuels, notamment à travers l’immatriculation auprès de la CNPS et la collecte des pièces requises.
• Contrôle la complétude des dossiers du personnel et leur conformité aux procédures de Première Urgence Internationale ainsi qu’aux dispositions de la législation nationale du travail.
• Suit les échéances des contrats de travail et anticipe les renouvellements en sollicitant, dans les délais appropriés, les décisions ou confirmations nécessaires auprès du responsable hiérarchique.

4. Assurer le suivi opérationnel des activités RH et la gestion administrative du personnel

Le/la titulaire du poste veille au bon suivi administratif du personnel et à l’application des procédures RH de la mission. À ce titre, il/elle :

• Collecte, contrôle et classe mensuellement les fiches de présence et les feuilles de temps (Timesheets), en assurant les relances nécessaires auprès des responsables d’équipe.
• Veille à l’archivage numérique des fiches de présence et des Timesheets dans les dossiers RH appropriés.
• Prépare et communique régulièrement aux responsables d’équipe l’état des soldes de congés et les alerte lorsque certains soldes nécessitent une attention particulière.
• Suit la planification trimestrielle des congés et jours de récupération afin de favoriser leur prise avant la fin de l’année ou avant l’échéance du contrat concerné.
• Met à disposition des responsables d’équipe les outils nécessaires au suivi de leurs collaborateurs : demandes de congés, jours de récupération, fiches de présence et autres documents RH.
• Assure le suivi, le classement et l’archivage de ces documents dans les dossiers individuels du personnel.
• Effectue ponctuellement des contrôles du registre de présence tenu à l’entrée de la base afin de vérifier la conformité des horaires déclarés avec les heures effectives d’arrivée et de départ.
• Contribue au respect et à l’application du règlement intérieur par l’ensemble des collaborateurs.
• Centralise les dossiers relatifs aux demandes de remboursement de frais médicaux et les transmet à la coordination selon les procédures établies.
• Prépare, à la demande de son responsable hiérarchique, les courriers et documents administratifs nécessaires.

5. Assurer le suivi des évaluations et contribuer au développement des compétences

Le/la titulaire du poste accompagne la mise en œuvre des processus d’évaluation et de formation du personnel. Il/elle :

• Participe, avec son responsable hiérarchique, au suivi et au contrôle du respect de la procédure d’évaluation du personnel.
• Communique les échéances et le calendrier des évaluations aux responsables concernés et veille au respect des délais.
• Assure la collecte, le classement et l’archivage des documents d’évaluation.
• Contribue, lorsque nécessaire, à la sensibilisation et à la formation des équipes sur le processus d’évaluation.
• Participe à l’identification des besoins en développement des compétences et à la préparation du plan annuel de formation de la base, en collaboration avec son supérieur hiérarchique.

6. Faciliter la communication RH au sein de la base et avec les interlocuteurs externes

Communication interne

Le/la titulaire du poste contribue à assurer une circulation fluide et fiable de l’information relative aux ressources humaines. Il/elle :

• Participe aux réunions d’information et aux échanges internes portant sur la gestion du personnel.
• Veille à ce que les collaborateurs disposent, en temps utile, des informations RH qui les concernent, notamment en matière de contrats, congés, règlement intérieur, rémunération et procédures internes.
• Informe les Délégués du Personnel de la tenue des réunions mensuelles avec l’administration, y participe et assure le suivi de la rédaction et de la conservation des comptes rendus.
• Contribue à la communication et à l’appropriation des nouvelles procédures, politiques et dispositions RH.
• Facilite la transmission des notes de service et de toute information administrative ou RH pertinente entre l’administration et le personnel.

Relations avec les partenaires et autorités externes

En coordination avec son responsable hiérarchique, il/elle :

• Assure les échanges courants avec les principaux organismes et interlocuteurs institutionnels, notamment la CNPS, l’Inspection du Travail, les services compétents en matière d’emploi, les compagnies d’assurance et les services de médecine du travail.
• Facilite les démarches administratives, les échanges et les visites avec les autorités compétentes en matière de droit du travail au Cameroun.
• Prépare et transmet les documents nécessaires aux différentes démarches administratives liées à la gestion du personnel.

7. Assurer le suivi des contrats et contribuer à la préparation de la paie

Le/la titulaire du poste assure le suivi administratif des contrats et participe à la préparation de la paie de la base. Il/elle :

• Prépare les contrats de travail des nouveaux collaborateurs ainsi que les renouvellements et avenants, puis les soumet au contrôle et à la signature des personnes habilitées.
• Suit les échéances contractuelles et anticipe les fins de contrat en sollicitant suffisamment à l’avance les décisions des responsables hiérarchiques.
• Prépare les documents de préavis lorsque cela est nécessaire et les transmet à son responsable hiérarchique pour validation avant leur transmission à la coordination pour signature.
• Collecte et actualise les informations nécessaires à l’établissement de la paie : nouvelles embauches, absences, congés, avances sur salaire, changements de situation et autres éléments variables.
• Saisit et met à jour les données de paie dans le logiciel Homère, puis soumet les éléments au responsable hiérarchique pour vérification et validation.
• Après validation de la paie, prépare les bulletins de salaire pour signature et assure leur remise aux collaborateurs dans les conditions prévues.
• Prépare les contrats des prestataires journaliers, notamment les gardiens et chauffeurs, et transmet les éléments validés au service financier pour traitement du paiement.

8. Contribuer à la gestion administrative et logistique de la base

Le/la titulaire du poste participe au bon fonctionnement administratif de la base. Il/elle :

• Assure le suivi administratif des contrats de location et prépare, lorsque nécessaire, les avenants ou nouveaux contrats.
• Suit les charges et abonnements liés au fonctionnement de la base, notamment l’eau, l’électricité, Internet et la collecte des déchets.
• Contrôle le suivi des contrats associés aux différents services et signale les éventuelles anomalies ou variations importantes de charges.
• Analyse, lorsque nécessaire, les évolutions des charges afin d’identifier les éventuelles sources de variation et d’en informer sa hiérarchie.
• Accompagne les partenaires de PUI dans leurs démarches administratives et financières, en lien avec les services concernés.

9. Garantir le classement et l’archivage des documents RH, administratifs, comptables et financiers

Le/la titulaire du poste veille à la conservation organisée, sécurisée et accessible des documents de la base, conformément aux procédures de PUI. Il/elle :

• Met à jour et applique le plan d’archivage des documents RH, administratifs et comptables conformément aux procédures en vigueur.
• Assure le classement et l’archivage des documents relatifs au personnel dans les dossiers individuels appropriés.
• Après la clôture comptable du mois N, édite dans SAGA les vouchers correspondant aux opérations comptables du mois concerné et les associe aux pièces justificatives des journaux comptables.
• Procède à l’archivage numérique des pièces comptables en veillant à leur classement dans les journaux correspondants.
• Assure ensuite le classement physique des pièces comptables et de leurs vouchers dans les classeurs prévus à cet effet.
• Veille à la sauvegarde numérique des dossiers comptables, financiers, administratifs et RH sur les supports dédiés.
• Assure la transmission des dossiers archivés au Responsable Administration de l’Extrême-Nord, conformément aux procédures et au calendrier établis.

Profil recherché

Formation

• Être titulaire d’un Bac+2 minimum en finance et comptabilité, ressources humaines, administration ou dans tout autre domaine pertinent en lien avec le poste.
• Un Bac+3 dans l’un de ces domaines constitue un atout supplémentaire.

Expérience professionnelle

• Justifier d’au moins 2 années d’expérience professionnelle dans une fonction similaire, idéalement au sein d’une organisation non gouvernementale internationale (ONGI) ou dans un environnement humanitaire.
• Une expérience dans la gestion administrative, financière et des ressources humaines en contexte opérationnel constitue un avantage.

Compétences et connaissances requises

Le/la candidat(e) devra disposer de bonnes connaissances et compétences dans les domaines suivants :

• Gestion quotidienne de la caisse et des opérations bancaires ;
• Comptabilité générale et suivi des opérations financières ;
• Réalisation des clôtures comptables mensuelles et annuelles ;
• Administration et gestion des ressources humaines ;
• Gestion administrative des dossiers du personnel ;
• Bonne connaissance de la législation du travail applicable au Cameroun ;
• Encadrement et coordination d’une équipe ;
• Capacités rédactionnelles et aptitude à produire des documents administratifs de qualité ;
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft Office ;
• La connaissance des logiciels Homère et SAGA constitue un atout important.

Compétences complémentaires appréciées

Les compétences suivantes seront considérées comme des avantages :

• Connaissances en gestion et suivi budgétaire ;
• Expérience ou compétences dans la conception et le suivi d’actions de formation ;
• Maîtrise de l’anglais ;
• Connaissance d’au moins une langue locale parlée dans la région de l’Extrême-Nord.

Qualités personnelles recherchées

Compte tenu de la nature du poste et de l’environnement humanitaire dans lequel il s’inscrit, PUI recherche une personne :

• Intègre, honnête et attachée aux principes de transparence et d’impartialité ;
• Responsable, professionnelle et ponctuelle ;
• Rigoureuse et attentive aux détails ;
• Organisée et capable de respecter les procédures et les délais ;
• Dynamique, autonome et force de proposition ;
• Flexible et capable de s’adapter à un environnement de travail exigeant ;
• Dotée d’un bon sens relationnel et d’une présentation professionnelle ;
• Discrète et particulièrement attentive à la confidentialité des informations traitées.

Conditions du poste

• Intitulé : Chargé(e) Administration
• Lieu d’affectation : Maroua, Région de l’Extrême-Nord, Cameroun
• Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée (CDD)
• Rémunération : Selon la grille salariale en vigueur au sein de Première Urgence Internationale (PUI)
• Prise de fonction prévue : Octobre 2026

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à vérifier attentivement les critères d’éligibilité et les modalités de candidature avant de soumettre leur dossier.