Avis de recrutement: Secrétaire de direction

• Assure le suivi des instructions et des recommandations de la Direction Générale et la gestion des courriers et autres documents au sein de l’entreprise et avec l’extérieur.
• Il travaille sous la supervision fonctionnelle du secrétariat du Groupe.

• Diplôme bac+2 (Bac G1 de préférence)
• Capacité à travailler sous stress
• Le sens de l’analyse ;
• Ecoute et sens critique ;
• Maîtrise l’informatique ;
• Respectueux de son image;

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Access)
• Maîtrise de l’outil internet,
• Maîtriser les techniques d’expression écrites et orale,
• Savoir animer et conduire une réunion
• Anticipation et pro activité
• Autonomie
• Aisance relationnelle (contacts directs avec le personnel et partenaires);
• Gout pour le travail en équipe;
• Etre dynamique, disponible;
• Etre autonome, force de proposition.

• Gérer le courrier « départ » et « arrivées » du Directeur Général;
• Tenir et mettre à jour le carnet d’adresse de la direction Générale;
• Tenir le registre des visiteurs de la Direction Générale;
• Gérer les visiteurs de la Direction Générale ;
• Gérer l’agenda du Directeur Général ;
• Assurer le suivi des instructions et des recommandations de la Direction Générale;
• Assurer le classement et la numérotation de toutes les correspondances de la Direction Générale ;  Enregistrer les notes dans l’application des notes ;
• Classer les diverses notes en provenance du siège du groupe, ainsi que celles de la filiale dans les différents chronos y afférents ;
• Assurer la tenue des archives du secrétariat de la Direction Générale ;
• Acheminer dans les agences de la filiale les notes et autres correspondances de la Direction Générale ;
• Veiller à l’extraction et suivi de l’exécution des résolutions prises en interne dans la filiale, et produire les comptes rendus d’évaluations y relatifs ;
• Suivre l’exécution par les responsables de la filiale, des résolutions venant du siège du groupe ;
• Suivre la production des rapports par les agences de la filiale ;
• Relancer les agences de la filiale par rapport aux échéances des comptes rendus d’exécution des lettres des résolutions, lettres de mission et rapports;
• Assurer l’acheminement des documents, rapports, comptes rendus d’exécution des résolutions et autres correspondances de la filiale vers le siège du groupe ;
• Suivre les séances de travail à tenir par les responsables de la filiale;
• Suivre la tenue des réunions statutaires de la filiale et produire les différents procès verbaux et comptes rendus y relatifs;
• Produire le programme annuel des différentes causeries et séminaires de la filiale et veiller à leur effectivité;

• Célérité dans le traitement des courriers
• Suivi des résolutions et des séances de travail
• Gestion de l’agenda du DG

La date limite de dépôt des dossiers c’est le 10 Septembre 2022