AFRIC STAFF recherche dans le cadre de ses activités 01 Assistante de Direction

Localisation: Douala  

Missions principales 

FINALITÉS DE L’EMPLOI 

Membre de la Direction Générale, le (la) Assistant(e) de Direction a pour finalité, dans le respect des règles et procédures de l’entreprise, d’organiser
et assurer les tâches administratives et du secrétariat de sa Direction.

Ses principales missions sont de : 

• Assurer les activités de secrétariat de la Direction Générale
• Assurer l’appui dans la gestion des agendas, des déplacements et des réunions de la Direction Générale
• Contribuer à la transmission des notes informations de la Direction Générale
• Assurer les missions spécifiques suivantes : gestion des contrats de transport aérien, gestion des contrats d’hôtellerie, logistique des Conseils d’Administration, l’organisation logistique des réunions d’encadrement et événements d’entreprise, remplacement de l’Assistant(e) du Directeur Général Adjoint.

PRINCIPALES MISSIONS / ACTIVITÉS ASSOCIÉES 

Assurer les activités de secrétariat de la Direction Générale. 

Les principales activités associées à cette mission, sous l’animation du (de la) Directeur(trice) Général(e) et en relation avec les cadres de la Direction
Générale, sont notamment de :

• Assurer l’accueil téléphonique dans le respect des plus hauts standards en matière de qualité de relation
• Assurer l’accueil physique des visiteurs dans le respect des règles d’accès au Siège et les mettre en rapport avec l’interlocuteur adéquat de la Direction Générale dans le respect des plus hauts standards en matière de qualité de relation
• Mettre en forme et saisir le courrier (lettre, mail, note, …)
• Assurer l’ouverture, l’enregistrement et la diffusion du courrier entrant dans le respect des procédures internes
• Assurer l’affranchissement du courrier au départ et le dépôt chez le destinataire
• Assurer les télécopies et scans de sa direction
• Assurer les activités de reprographie de documents
• Rédiger les comptes rendus des réunions
• Assurer la tenue du classement et l’archivage des dossiers et de la documentation de la Direction
• Assurer le recensement des besoins en fournitures de bureau de sa direction et en assurer l’approvisionnement
• Effectuer un reporting régulier des activités menées et des résultats obtenus

Assurer l’appui dans la gestion des agendas, des déplacements et des réunions de la Direction Générale
Les principales activités associées à cette mission, sous l’animation du (de la) Directeur(trice) Général(e) et en relation avec les cadres de la Direction Générale, sont notamment de :

• Contribuer à la bonne tenue de l’agenda du (de la) Directeur(trice) Général(e) et de la gestion de son planning
• Assurer les prises de rendez-vous pour le compte du (de la) Directeur(trice) Général(e) ainsi que des cadres de la Direction Générale
• Contribuer à l’organisation des déplacements du (de la) Directeur(trice) Général(e) et des cadres de la Direction Général en suivant toute l’organisation matérielle (réservation, achat des titres de transport et hébergement, location de voiture, préparation des documents, …) dans le respect des procédures et règles de l’entreprise ;
• Organiser les réunions internes et externes de sa Direction (invitations, préparation des salles, logistique, …) ;
• Garantir la bonne tenue des salles de réunion et espaces communs affectés à la Direction.

Contribuer à la transmission des notes informations de la Direction Générale 

Les principales activités associées à cette mission, sous l’animation du (de la) Directeur(trice) Général(e), sont notamment de :

• Assurer la gestion des tableaux d’affichage de la Direction Générale
• Contribuer à la bonne diffusion des informations à l’ensemble du personnel de la Direction Générale : notes internes, lettres d’information, …

Assurer les missions spécifiques suivantes : gestion des contrats de transport aérien, gestion des contrats d’hôtellerie, logistique des Conseils d’Administration, l’organisation logistique des réunions d’encadrement et événements d’entreprise, remplacement de l’Assistant(e) du Directeur Général Adjoint. 

Les principales activités associées à cette mission, sous l’animation du (de la) Directeur(trice) Général(e), sont notamment de :

• Assurer la gestion du contrat de l’entreprise avec les compagnies aériennes ou les achats de billets d’avion : réservations pour l’ensemble de l’entreprise, recherche systématique du meilleur prix, contrôle et validation des factures, élaboration d’une fiche d’évaluation du fournisseur
• Assurer la gestion des contrats de l’entreprise avec les compagnies hôtelières ou les achats de prestations hôtelières : réservations pour l’ensemble de l’entreprise, recherche systématique du meilleur prix, contrôle et validation des factures, élaboration d’une fiche d’évaluation du fournisseur
• Assurer, , en relation avec le (la) Responsable Juridique, la logistique des Conseils d’Administration : réservations et achats des billets d’avion, réservations et achats des séjours hôteliers, prise en charge par les véhicules de l’entreprise, préparation des dossiers et transmission aux Administrateurs présents au Cameroun
• Contribuer, en relation avec le (la) Responsable Communication, à l’organisation logistique des réunions d’encadrement et événements d’entreprise organisés par la Direction Générale
• Assurer depuis son poste de travail le remplacement de l’Assistant(e) du Directeur Général Adjoint sur ses principales activités en son absence.

COMPETENCES CLÉS DE L’EMPLOI 

Compétences métiers clés pour assurer l’emploi 

Les principales compétences métiers attendues sont les suivantes : 

• Formation Bac+3 en Assistanat de Direction / Secrétariat / Gestion Administrative/ Management des Organisations
• Expérience à minima de 7 ans comme Assistant(e) de Direction
• Bonne capacité à tenir un agenda et suivre un planning
• Bonne capacité à prendre en charge les appels téléphoniques
• Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique
• Bonne maîtrise des appareils de télécommunication
• Excellente capacité à prendre des notes et rédiger des rapports / comptes rendus

Compétences générales clés pour assurer l’emploi 

Les principales compétences générales attendues sont les suivantes : 

• Très bonne maîtrise du français et de l’anglais à l’oral comme à l’écrit
• Excellentes capacités de communication écrite et orale
• Bonnes capacités de synthèse
• Excellentes qualités relationnelles avec tout type de public et capacité d’écoute
• Sens développé de la discrétion
• Autonomie et capacité à travailler dans un environnement dynamique avec une multiplicité d’acteurs

COMMENT POSTULER? 

Bien vouloir envoyer votre cv à l’adresse : recrutement.manager@afric-staff.com tout en précisant la
référence : AFRIC STAFF/DSAB– ADDG0223 

Délai:  17/02/2023 

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