La Délégation de l’Union européenne au Cameroun recrute : un(e) Assistant(e) Administratif(ve).
Poste à pourvoir
Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour intégrer l’équipe de la section Administration de notre Délégation à Yaoundé.
Conditions d’emploi :
- Contrat d’Agent Local – Groupe 2
- Salaire de base brut : 1 273 623 FCFA
- Horaire de travail : 37,5 heures par semaine
- Poste basé à Yaoundé, dans un cadre international et multiculturel
- Avantages complémentaires : régime de pension, assurance médicale pour l’employé et sa famille (sous certaines conditions)
Date limite de candidature : 24 juin 2025
À propos de l’Union européenne
L’Union européenne (UE) est une union politique et économique regroupant 27 États membres. Acteur majeur sur la scène internationale, elle intervient notamment dans les domaines de la diplomatie, du commerce, de la coopération au développement et des relations internationales. Présente dans plus de 140 pays, l’UE dispose d’un réseau de Délégations, équivalentes à des ambassades, qui assurent sa représentation à l’étranger.
Ce que nous proposons
Le poste d’Assistant(e) Administratif(ve) implique des responsabilités variées, en soutien direct à l’équipe administrative. Le rôle pourra évoluer en fonction des priorités et besoins de la Délégation.
Principales responsabilités
1. Appui à la gestion des ressources humaines :
- Participer aux processus de recrutement du personnel local (permanent, intérimaire, stagiaires) : rédaction des offres, publication, organisation des entretiens, communication avec les candidats, suivi administratif via HRHUB et EDELHRM.
- Rédiger les contrats de travail et compiler les documents administratifs requis à l’embauche.
- Assurer la mise à jour des dossiers RH et des bases de données internes, en garantissant la confidentialité des informations.
- Organiser les visites médicales obligatoires pour le personnel (biennale pour les agents, annuelle pour les chauffeurs), en lien avec l’hôpital partenaire, et traiter la facturation associée.
- Gérer et actualiser la liste de contacts internes de la Délégation.
- Vérifier les demandes de remboursement médical via le portail RH, contrôler les données personnelles en début d’année.
- Organiser les visites médicales d’intégration pour les nouveaux agents.
2. Suivi du temps de travail :
- Gérer les absences des agents locaux (congés, arrêts maladie, etc.) à travers l’outil ETIM.
- Calculer les droits à congés en fin d’année.
- Suivre le planning annuel des congés de l’ensemble de l’équipe via un tableau partagé.
Missions principales
Gestion des salaires et des missions
-
Traitement de la paie via EDELHRM : calcul des heures supplémentaires, application des avancements d’échelon et génération des bulletins de salaire.
-
Utilisation de MIPS pour :
- Calcul et traitement des frais liés aux missions (avances, remboursements, indemnités) pour l’ensemble du personnel.
- Validation des ordres de mission (OM) et des décomptes finaux (DF).
- Élaboration et suivi du plan annuel des missions de la Délégation.
- Initiation des paiements liés aux frais de mission.
Logistique & hébergement temporaire
- Organisation et suivi des logements temporaires pour les agents expatriés en mobilité ou en rotation.
- Coordination avec la comptabilité pour les renforcements budgétaires nécessaires.
- Traitement des remboursements afférents à ces hébergements.
Gestion des chauffeurs et du parc automobile
- Administration de l’application HRHUB – module chauffeurs : planification des trajets et attribution des véhicules.
- Suivi de la consommation de carburant par véhicule à l’aide d’une base de données actualisée.
- Gestion des cartes carburant (TOMCARDS) en collaboration avec le prestataire TOTAL.
Mobilité et accueil des expatriés
-
Préparation des « Welcome Packs » pour les nouveaux arrivants (radio, badge, documents pratiques…).
-
Mise à jour annuelle du Post Report de la Délégation : coordination avec les expatriés pour la révision des informations, envoi à Bruxelles pour publication sur le site du SEAE.
Gestion documentaire – ARES & plan d’archivage
- Suivi du plan de classement de la section Administration dans ARES (tâches DMO).
- Archivage des documents, clôture des dossiers complétés, et création de nouveaux fichiers au besoin.
- Veille à la bonne organisation des documents administratifs selon les procédures internes.
Soutien administratif & remplacements
- Assurer la suppléance du/de la collègue en charge de l’infrastructure et de la logistique.
- Appui administratif transversal en cas de besoin.
- Prendre temporairement le relais du Chef d’Administration en son absence.
L’agent travaillera sous l’autorité directe du Chef de la section Administration.
Conditions d’emploi
- Contrat en tant qu’Agent Local (AL), Groupe 2
- Salaire de base brut : 1 273 623 FCFA
- Poste basé à Yaoundé, au sein d’un environnement de travail dynamique, multiculturel et tourné vers l’international.
- Temps plein : 37,5 heures par semaine
- Avantages complémentaires :
- Régime de retraite supplémentaire
- Couverture médicale pour le personnel et les membres de leur famille, sous certaines conditions.
Critères de sélection
Conditions générales :
-
Être en bonne santé physique et mentale, apte à exercer les fonctions demandées.
-
Disposer des droits civiques et d’un permis de travail valide, conformément à la législation en vigueur dans le pays d’affectation.
Formation et qualifications académiques :
-
Être titulaire d’un diplôme universitaire équivalent à un Bac+4, idéalement dans les domaines de la gestion, de l’administration publique ou d’entreprise, ou dans un domaine connexe.
Expérience professionnelle :
- Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience pertinente dans un poste d’assistant administratif, de préférence au sein d’une ambassade ou d’une organisation internationale.
- Avoir une solide maîtrise des domaines suivants : gestion administrative, ressources humaines, droit du travail local, comptabilité, gestion budgétaire et réglementation juridique.
- Une bonne connaissance du droit applicable aux agents locaux travaillant pour les institutions de l’Union européenne est également requise.
- Expérience dans l’utilisation de systèmes administratifs tels que ARES, MIPS, PAYROLL, ou outils similaires.
Compétences linguistiques :
Conformément au Cadre européen commun de référence pour les langues (CECR) :
- Maîtrise avancée du français, à l’oral comme à l’écrit (niveau C1 minimum).
- Bonne maîtrise de l’anglais, avec un niveau minimum de B2 à l’oral et B1 à l’écrit.
Compétences informatiques :
-
Excellente maîtrise des outils informatiques, notamment Microsoft Office, Internet, et logiciels administratifs comme ARES, MIPS, PAYROLL, etc.
Éléments appréciés (atouts) :
- Diplôme Bac+4 dans les filières susmentionnées.
- Expérience confirmée en gestion administrative ou ressources humaines dans un contexte diplomatique ou international.
- Aptitude à évoluer dans un environnement multiculturel, avec de bonnes capacités relationnelles et un comportement professionnel.
- Capacité à maintenir un haut niveau de confidentialité dans la gestion d’informations sensibles liées à l’Union européenne.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale avec divers interlocuteurs internes et externes.
- Rigueur, sens des responsabilités, réactivité, capacité à prioriser les tâches et à travailler efficacement sous pression.
- Esprit d’initiative, autonomie et bonne organisation personnelle.
- Disponibilité pour intervenir en dehors des horaires habituels en cas de nécessité.
- Bonne compréhension des principes de comptabilité budgétaire, avec une expérience concrète dans ce domaine.
Procédure de soumission des candidatures
Les personnes intéressées sont invitées à transmettre leur dossier de candidature complet, exclusivement par courriel, à l’adresse suivante : eeasjobs-135@eeas.europa.eu
Objet du message :Veuillez impérativement indiquer dans l’objet du courriel : “Candidature Admin Assistante – Section Administration”
La candidature doit obligatoirement contenir les cinq (5) éléments suivants:
-
Une lettre de motivation;
-
Un CV selon le format EUROPASS (https://europass.cedefop.europa.eu );
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La copie des diplômes universitaires;
-
La copie des attestations d’emplois relatives à l’expérience professionnelle;
-
Deux références au minimum (structures, noms, prénoms, fonctions, numéro de téléphone et adresse e-mail) auxquelles la Délégation de l’Union européenne pourra s’adresser dans le cadre de l’examen des candidatures.
Procédure de sélection
À l’issue de la date limite de dépôt des candidatures, celles-ci feront l’objet d’un examen par un comité de sélection spécialement constitué à cet effet.
Sur la base des informations communiquées dans les lettres de motivation, les CV et les documents justificatifs (voir critères de sélection et éléments requis du dossier), le comité établira une liste restreinte des candidats présentant le meilleur profil pour le poste.
Un maximum de 10 candidats ayant obtenu les meilleurs résultats à l’évaluation préliminaire sera convié à une épreuve écrite visant à évaluer leurs compétences techniques.
Les 5 candidats ayant obtenu les meilleurs résultats à l’épreuve écrite seront ensuite invités à un entretien. À cette étape, le comité procédera à une évaluation approfondie de leur aptitude à occuper le poste.
Aucune information complémentaire ne sera communiquée par téléphone tout au long de la procédure. Toute question relative au processus de recrutement devra être adressée exclusivement par écrit à : eeasjobs-135@eeas.europa.eu
Les candidats non retenus lors de la phase de présélection ne recevront pas de notification individuelle. Toutefois, l’issue du processus de recrutement (recrutement ou non d’un candidat) sera publiée par les mêmes moyens que l’avis initial de vacance.
Date limite pour l’envoi des candidatures : 24 juin 2025
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N.B: Ne payez aucun frais pour obtenir un emploi
