Appel à candidature: Un-e Chargé-e des Archives

CARE : Un acteur majeur de la solidarité internationale engagé au Cameroun depuis 1978

Présente dans une centaine de pays à travers le monde, CARE est une organisation humanitaire de premier plan qui déploie plus d’un millier de projets d’urgence et de développement, en étroite collaboration avec les acteurs gouvernementaux et les partenaires locaux. Notre mission fondamentale est de combattre la pauvreté sous toutes ses formes, de promouvoir l’accès aux droits fondamentaux et de lutter contre les injustices sociales.

Au Cameroun, une action ancrée dans le temps et centrée sur trois axes stratégiques

Depuis son implantation au Cameroun en 1978, CARE a développé une expertise solide et une connaissance approfondie du contexte local. Notre action s’articule autour de trois axes stratégiques prioritaires :

• Justice de genre : promouvoir l’égalité entre les femmes et les hommes, lutter contre les discriminations et les violences basées sur le genre.
• Santé : améliorer l’accès aux soins de santé de qualité, renforcer les systèmes de santé communautaires, lutter contre les maladies et les pandémies.
• Justice climatique et économique : favoriser un développement économique durable et équitable, protéger l’environnement, lutter contre les changements climatiques et leurs conséquences sur les populations les plus vulnérables.

Dans le cadre de ses opérations, CARE recrute :

• Poste : Chargé(e) des Archives
• Département : Audit Interne
• Type de contrat : CDD de 1 an, renouvelable (incluant une période d’essai)
• Durée de travail : Temps plein, 40 heures par semaine
• Supérieur hiérarchique : Responsable Audit Interne
• Lieu : Yaoundé – poste fixe

Mission :

Le/la Chargé(e) des Archives, au sein de CARE Cameroun, travaillera sous la supervision du Responsable de l’Audit Interne. Il/elle sera responsable de :

• Gérer et conserver les archives numériques et physiques de l’organisation conformément à la politique d’archivage en vigueur.
• Assurer la conservation, l’accessibilité et la valorisation des archives numériques et physiques, pour qu’elles soient disponibles pour les parties concernées.
• Collaborer avec les services producteurs d’archives en offrant conseil, sensibilisation, formation, et en élaborant des procédures de collecte.
• Assurer la bonne gestion matérielle des documents, en organisant les flux, maîtrisant les espaces de conservation, et mettant en œuvre des mesures de conservation préventive et palliative.
• Garantir la gestion et la diffusion des archives, en assurant leur valorisation.

MISSIONS PRINCIPALES

Mission 1 : Gestion optimale des archives

• Maintenir les procédures d’archivage à jour, en les adaptant aux évolutions légales et aux besoins spécifiques de la mission.
• Superviser l’application rigoureuse des procédures d’archivage par les services producteurs.
• Contrôler et valider la conformité des documents collectés aux normes d’archivage établies.
• Évaluer les dossiers à l’issue de leur période de conservation, et organiser leur élimination ou leur transfert aux archives définitives.
• Préserver l’intégrité des archives en mettant en œuvre les mesures de conservation adéquates.
• Gérer et administrer le local des archives, en garantissant son bon fonctionnement, son aménagement optimal et sa sécurité.
• Assurer la centralisation de tous les documents (physiques et numériques) de la coordination, des bureaux de coordination et des bureaux régionaux.
• En collaboration avec le département informatique, garantir le fonctionnement du serveur et l’accessibilité des données numériques sur les serveurs.

Mission 2 : Diffusion et valorisation des archives

• Mettre les archives à disposition des personnes autorisées, en fonction de leurs besoins spécifiques.
• Développer des outils de recherche et d’accès performants pour les archives physiques et électroniques.
• Promouvoir activement la connaissance des archives auprès des collaborateurs et des partenaires.
• Collaborer avec des prestataires externes si nécessaire.
• Entretenir des relations de conseil et de contrôle avec les départements producteurs au sein de l’organisation.

Mission 3 : Formation et soutien aux équipes

• Former et sensibiliser les équipes aux règles, procédures et délais d’archivage de CARE Cameroun, et veiller à leur application effective.
• Accompagner les équipes des bureaux et sous-bureaux dans leur gestion quotidienne des archives.
• Assister les responsables de projet dans le suivi de leur archivage, du début à la fin du projet.
• Assurer le contrôle rigoureux de l’archivage électronique et physique lors de la clôture des projets.

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES

Savoir

• Diplôme : Niveau Bac+3 requis (spécialité Archives) ou formation équivalente.
• Expérience : Expérience significative en gestion des archives. Au moins 3 ans d’expérience dans une ONG internationale serait un atout.
• Compétences complémentaires : Une expérience en gestion administrative, comptable et financière serait appréciée.
• Aptitudes : Force de conseil et de soutien.
• Maîtrise de l’informatique : Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams), logiciel d’archivage. La connaissance d’un logiciel de gestion comptable serait un plus.

COMPÉTENCES REQUISES (Niveau de maîtrise) :

• Expert (D) :
  1. Identification des besoins en appui archivistique
  2. Vérification de la conformité réglementaire, légale et des dispositions du guide des archives
  3. Formation et suivi des pairs
  4. Entretien et maintenance des salles d’archives
  5. Identification et évaluation des risques
  6. Détection des anomalies sur le serveur
  7. Travail avec des serveurs et des niveaux d’accès différenciés
  8. Rédaction d’écrits professionnels (comptes rendus, notes d’analyses, notes de veille, notes de synthèse, rapports, etc.)
  9. Maîtrise du français parlé et écrit
• Autonome (C) :
  1. Préparation de rapports, présentations PowerPoint, bases de données
  2. Utilisation des logiciels Word, Excel, PowerPoint et autres applications liées à l’activité
• Semi-autonome (B) :
  1. Communication en public
  2. Maîtrise de l’anglais parlé et écrit

CANDIDATURE :

Pour postuler, veuillez suivre OBLIGATOIREMENT les étapes suivantes :

1. Remplissez le formulaire en ligne : https://forms.office.com/e/Yydjhj2gAQ
2. Utilisez le lien fourni à la fin du formulaire pour soumettre UNIQUEMENT votre CV et votre lettre de motivation.

INFORMATIONS IMPORTANTES :

• Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
• Seules les candidatures soumises via le processus indiqué seront prises en compte.
• Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
• CARE Cameroun se réserve le droit de clôturer le recrutement avant la date limite.

Date limite de candidature : 22 juillet 2024 à 17h00 (heure locale).