Appel à candidature: Un(E) Administrateur (Trice) Base

Objectif global

Sous la supervision du Coordinateur Administratif et Financier et du Coordinateur des Ressources Humaines (RH), l’Administrateur ou l’Administratrice est chargé(e) d’assurer une gestion optimale des finances, de la comptabilité, du budget et des ressources humaines sur la base. Il/Elle veille également au respect des dossiers administratifs et juridiques, en accord avec les procédures de Première Urgence Internationale (PUI) et des bailleurs de fonds. Il/Elle collabore directement avec le Coordinateur Terrain pour toutes ces missions.

Responsabilités principales

1. Gestion financière, budgétaire et comptable
   L’administrateur(trice) supervise et assure la bonne gestion des finances, de la comptabilité et du budget au sein de la base. Il/Elle garantit le respect des procédures financières en place, tout en s’appuyant sur le soutien fonctionnel du Coordinateur Financier de la mission.
2. Gestion des ressources humaines
   Il/Elle gère les activités liées à l’administration des ressources humaines, incluant le suivi des recrutements, la gestion des contrats et le respect des règles internes. Il/Elle est appuyé(e) par le Coordinateur RH ou, à défaut, par le Coordinateur Administratif et Financier.
3. Gestion administrative
   L’administrateur(trice) s’assure de la bonne gestion des procédures administratives sur la base, garantissant le respect des règles et processus, en collaboration avec le Coordinateur Financier.
4. Coordination, Reporting et Représentation
   Il/Elle centralise et diffuse toutes les informations liées aux aspects financiers, administratifs, juridiques et des ressources humaines. Il/Elle participe activement au reporting interne et externe dans ces domaines et représente l’organisation auprès des partenaires, autorités locales et autres parties prenantes clés.
5. Gestion d’équipe
   L’administrateur(trice) supervise l’équipe administrative et financière de la base, veillant à la cohérence du travail et à l’atteinte des objectifs fixés.

Objectifs spécifiques et activités associées

Assurer la gestion financière, budgétaire et comptable de la base

1. Tenue de la comptabilité : Il/Elle veille à ce que la comptabilité soit correctement saisie en respectant les règles internes et transmise au/à la Coordinateur(trice) Financier(e) selon un calendrier défini, après validation du/de la Coordinateur(trice) Terrain.
2. Justification des soldes : Il/Elle s’assure que les soldes de caisse et de comptes bancaires sont systématiquement justifiés par des pièces comptables appropriées.
3. Archivage des documents : Il/Elle garantit le bon archivage des documents comptables et des ressources humaines (journaux, justificatifs comptables, rapprochements bancaires, inventaires, relevés bancaires, dossiers RH, etc.).
4. Préparation des audits : Il/Elle prépare les documents financiers et RH nécessaires pour un audit, à soumettre au Coordinateur Financier.
5. Suivi de la trésorerie : En coordination avec le/la Coordinateur(trice) Financier(e) et le Coordinateur Terrain, Il/Elle gère la trésorerie, supervise les paiements et sert d’interlocuteur auprès de la banque.
6. Contrôle des dépenses : Il/Elle s’assure du respect des procédures d’engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d’achat.
7. Système de contrôle interne : Avec le Coordinateur Financier et le Responsable de base, il/elle s’assure de l’existence d’un système de contrôle interne efficace.
8. Rédaction des rapports financiers : Il/Elle participe à la rédaction des rapports financiers pour les bailleurs avec l’appui du Coordinateur Financier.
9. Élaboration des budgets : Il/Elle élabore les budgets des projets dans le cadre des propositions d’opérations, en respectant les procédures spécifiques des bailleurs, et en coordination avec l’équipe de la base.
10. Suivi opérationnel : Il/Elle appuie les responsables de projets dans la mise à jour de leurs suivis opérationnels.
11. Analyse des budgets : En collaboration avec les équipes techniques, administratives et logistiques, il/elle analyse les suivis budgétaires, détecte les écarts et propose des ajustements au Responsable de base et au Coordinateur Financier.
12. Optimisation des coûts : Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts en utilisant les suivis budgétaires et les tableaux d’affectation des coûts pour cette fin.

Assurer la gestion des ressources humaines nationales de la base

1. Processus de recrutement : Il/Elle supervise les processus de recrutement sur la base, en validant les fiches de poste, les demandes de recrutement, et les grilles de sélection.
2. Sanctions disciplinaires et fin de contrat : Il/Elle participe à la prise de décision concernant les sanctions disciplinaires ou les fins de contrat, en collaboration avec le Coordinateur Terrain.
3. Intégration des nouveaux employés : Il/Elle accompagne l’intégration des nouveaux salariés en leur offrant une induction financière et s’assure que les procédures administratives, RH et financières sont bien comprises.
4. Respect du règlement intérieur : Il/Elle veille au respect du règlement intérieur de PUI sur la base.
5. Gestion administrative du personnel : Il/Elle supervise la gestion administrative du personnel national, incluant la gestion des contrats, le suivi des présences et absences, la mise à jour et l’archivage des dossiers du personnel.

Assurer la gestion des opérations de paie et des obligations fiscales

1. Validation des opérations de paie : Il/Elle est responsable de la validation de la base de données salariale et des opérations de paie.
2. Déclarations fiscales : Il/Elle s’assure du calcul, de la déclaration et du paiement des impôts et taxes aux organismes compétents pour les employés de la base.
3. Conditions de travail : Il/Elle veille au respect des bonnes conditions de travail pour l’ensemble des collaborateurs de la base, en collaboration avec les instances légales de représentation et consultation des salariés.
4. Suivi des formations et de l’organigramme : Il/Elle gère l’organigramme et le plan de formation des employés nationaux de la base. Il/Elle propose des formations dans son domaine (Ressources Humaines, Management, Finance, etc.) si nécessaire.
5. Politique RH : Il/Elle participe à l’application des politiques RH de PUI, évalue les changements (par ex. l’évolution du coût de la vie) et en réfère au Coordinateur Administratif et Financier.

Assurer la gestion administrative de la base

1. Partenariats avec les ONG locales : Il/Elle contribue à l’élaboration des conventions de partenariat avec les ONG locales en collaboration avec le Coordinateur Administratif et Financier, tout en apportant un soutien technique sur les outils et procédures financières. Il/Elle contrôle mensuellement leurs rapports financiers.
2. Validation des contrats : Il/Elle vérifie et valide tous les contrats rédigés sur la base.
3. Suivi administratif : Il/Elle assure le suivi administratif des locations, des sinistres, et des contrats d’assurance.

Participer à la coordination, au reporting et à la circulation de l’information

1. Reporting interne et externe : Il/Elle transmet les rapports financiers et RH aux Coordinateurs Terrain, Financier et RH, en respectant les délais (Base de données RH, Comptabilité, Suivis budgétaires, Trésorerie).
2. Réunions de coordination : Il/Elle participe activement aux réunions de coordination interne et de base.
3. Circulation de l’information : Il/Elle assure une communication fluide des informations liées aux finances et aux ressources humaines entre la base et le siège.
4. Représentation externe : Il/Elle représente PUI auprès des autorités administratives locales pour toute question RH ou financière (banques, inspection du travail, etc.).
5. Veille réglementaire : Il/Elle participe à la veille réglementaire régionale et en informe la coordination.

Superviser et encadrer les équipes administratives

1. Supervision des équipes : Il/Elle organise et supervise le travail de l’équipe Finance et RH de la base, en direct ou par délégation.
2. Recrutement : Il/Elle rédige les profils de poste de son équipe et gère ou délègue les entretiens de recrutement.
3. Formation et évaluation : Il/Elle met en place des plans d’action individuels, organise des formations et réalise les évaluations annuelles des membres de son équipe.

Qualifications Requises :

• Être titulaire d’un Bac+3 en gestion financière ou d’un diplôme équivalent. Une formation complémentaire en Gestion des Ressources Humaines et/ou en Gestion de Projet sera un atout apprécié.

Expérience Professionnelle :

• Minimum 2 ans d’expérience sur un poste similaire.
• Une expérience préalable dans le secteur humanitaire ou au sein d’une ONG internationale est fortement recommandée.

Compétences Obligatoires :

• Maîtrise de la gestion comptable et du pilotage financier.
• Expérience en gestion des Ressources Humaines et en management d’équipe.
• Solides bases en administration et gestion.
• Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral.

Compétences Informatiques :

• Maîtrise du Pack Office (Office 365).
• Expérience avec le logiciel SAGA.

Compétences et Connaissances Appréciées :

• Connaissance des procédures bailleurs institutionnels (UE, ECHO, BHA, CIAA, CDCS, agences des Nations Unies…).
• Connaissance des logiciels comme HOMERE.
• Maîtrise de l’anglais et d’autres langues locales est un atout supplémentaire.

Conditions du Poste :

• Poste basé à Kousseri (région de l’Extrême-Nord).
• Contrat à Durée Déterminée (CDD).
• Salaire établi selon la grille salariale de PUI.
• Date de prise de poste : octobre 2024.
• Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Procédure de Candidature pour le Poste

Le/La candidat(e) intéressé(e) doit remplir le questionnaire en ligne disponible via le lien suivant : Formulaire en ligne ici, publié sur le site d’offres d’emploi Minajobs. Ensuite, il/elle doit envoyer son dossier de candidature, constitué uniquement d’une lettre de motivation et d’un CV, à l’adresse e-mail suivante : recrutement@premiere-urgence-cmr.org. Il est impératif de mentionner en objet du mail : « Nom + PUI Admin Base ».

Informations Complémentaires

• Les dossiers soumis ne seront pas restitués aux candidats.
• Le/La candidat(e) doit indiquer clairement le poste pour lequel il/elle postule.
• Date limite de dépôt des dossiers : Dimanche, 06 octobre 2024.
• Seuls les candidats présélectionnés seront contactés personnellement.
• Les candidats convoqués pour les tests et entretiens devront apporter les originaux des diplômes, certificats de travail et lettres de recommandation.

Avertissement Important

Première Urgence Internationale (PUI) ne demande aucuns frais à aucune étape de son processus de recrutement. Celui-ci est totalement gratuit. De plus, PUI ne sollicitera jamais les coordonnées bancaires des candidats pendant le processus de recrutement.

Cette procédure garantit un processus de sélection transparent et équitable. Assurez-vous de bien suivre chaque étape afin de maximiser vos chances de succès.