Recrutement externe : Logisticien.NE Base

Offre d’emploi : Logisticien(ne) Base pour Première Urgence Internationale

Contexte général :

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’objectif de PUI est de répondre aux besoins essentiels des populations civiles touchées, marginalisées ou exclues en raison de catastrophes naturelles, de conflits armés ou de crises économiques. Cette ONG intervient dans de nombreux pays pour apporter des solutions concrètes dans des domaines variés tels que la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation des infrastructures, l’eau et l’assainissement, ainsi que la relance économique.

Actuellement active dans 22 pays, PUI est présente en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et les Caraïbes.

Intervention au Cameroun :

Depuis 2008, PUI opère au Cameroun, notamment dans les régions de l’Est (Adamaoua) et depuis 2014/2015, dans l’Extrême-Nord avec une base à Maroua. L’organisation y déploie des programmes d’urgence et de relèvement dans plusieurs secteurs comme l’Eau, Hygiène et Assainissement (EHA), la Sécurité Alimentaire Nutritionnelle et Moyens d’Existence (SANME) et les Articles Ménagers Essentiels (AME) / abris.

Depuis 2017, PUI a renforcé sa présence dans le Logone-et-Chari, en s’appuyant sur sa base de Kousseri. Les équipes sur place mènent des projets d’urgence, notamment en SANME, EHA et AME, dans le cadre du Mécanisme de Réponse Rapide (RRM).

Poste à pourvoir : Logisticien(ne) Base

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses projets et pour assurer la continuité de ses actions humanitaires, Première Urgence Internationale recherche activement un(e) Logisticien(ne) Base.

Objectif Global :

Le/la Logisticien(ne) Base (ou “Log Base”) est en charge de garantir le bon fonctionnement des services logistiques au sein de la base. Ce rôle implique le strict respect des procédures de Première Urgence Internationale (PUI) ainsi que celles des bailleurs de fonds, tout en veillant à la bonne exécution des programmes.

Responsabilités et Champs d’Action :

1. Gestion des Approvisionnements :

• Supervise la gestion quotidienne des approvisionnements (achats, transport, stockage) pour les projets et la base de Foumban.
• Travaille en collaboration avec les différents intervenants et garantit le respect des procédures logistiques mises en place par Première Urgence Internationale sur sa zone d’intervention et au niveau global.

2. Gestion des Équipements Durables :

• Supervise la gestion des équipements essentiels, tels que les systèmes informatiques, les télécommunications (radio) et les fournitures énergétiques de la zone.

3. Parc Motorisé :

• Assure la gestion quotidienne des véhicules et générateurs en s’assurant de leur disponibilité, sécurité, maintenance et bonne utilisation.

4. Anticipation des Besoins des Équipes Programmes :

• Capable de prévoir et de signaler les besoins logistiques des équipes afin d’assurer la continuité des activités.

5. Support à la Gestion des Bases :

• Accompagne les équipes dans l’ouverture, le redéploiement, l’installation, la réhabilitation et la fermeture des bases.

6. Audit Interne et Archivage :

• Participe au contrôle des dossiers d’achats, s’assurant de leur conformité aux procédures PUI et de leur bonne organisation.

7. Autres Activités Logistiques :

• Participe à la centralisation et diffusion d’informations logistiques et à la consolidation des rapports internes et externes.
• Forme le personnel national aux procédures logistiques selon les besoins.
• Peut représenter PUI auprès des partenaires, autorités et acteurs locaux dans ledomaine de la logistique et de la sécurité.

Objectifs Spécifiques et Activités à Réaliser :

1. Assurer la Mise en Œuvre des Procédures de Sécurité :

• Veille au quotidien au respect des règles de sécurité en vigueur dans la zone d’intervention.
• S’assure de la bonne mise en œuvre des procédures de sécurité et de biosécurité définies dans le plan de sécurité.
• Participe activement à l’analyse du contexte sécuritaire.
• Remonte les informations sécuritaires à son supérieur hiérarchique pour un suivi rigoureux.

2. Gestion des Approvisionnements et Achats :

• Supervise indirectement l’Acheteur de la base, garantissant un approvisionnement efficace pour le support et les programmes.
• Valide les besoins logistiques après approbation du/de la Responsable de base et du/de la CLOG, tout en respectant les procédures internes et celles des bailleurs.
• Assure la conformité des achats aux budgets disponibles et veille à ce que les règles d’achat soient respectées.
• Forme l’Acheteur à l’utilisation de l’outil de gestion des achats, HELP.
• Peut intervenir directement dans la réalisation des achats, en conformité avec les procédures internes de PUI.
• Maintient une relation de proximité avec les fournisseurs locaux et s’assure de la conformité des dossiers d’achat aux règles de PUI et des bailleurs de fonds.

Support à l’Achat et Rédaction des Contrats

Le responsable logistique apporte un soutien essentiel à l’acheteur dans la rédaction des contrats d’achat, en lien avec sa zone d’affectation. Il veille à ce que les contrats soient conformes en termes de régularité, d’efficacité et de répartition des responsabilités entre PUI et les fournisseurs.

Suivi des Demandes d’Achat

Il fournit une assistance à l’acheteur pour le suivi des Demandes d’Achat provenant de Foumban, à envoyer chaque semaine à la coordination.

Organisation des Transports

Il supervise et appuie l’organisation des transports de marchandises et d’équipements entre les différentes bases de PUI.

Gestion des Documents Logistiques

Grâce à des contrôles réguliers, il s’assure que tous les documents logistiques (achats, suivi des véhicules, etc.) sont conformes et correctement archivés, conformément aux procédures PUI.

Coordination entre Départements

Il assure la liaison entre les départements Programme et Logistique pour toutes les questions liées aux achats.

Prévision des Dépenses

En collaboration avec l’équipe logistique de sa base, il prépare les prévisions de dépenses.

Gestion des Stocks

Il supervise l’Assistant Logisticien dans la gestion du stock, en veillant à ce que les procédures internes de stockage soient respectées.

Gestion des Équipements Durables

• Il s’assure que le fichier des équipements durables, en lien avec la Coordination Yaoundé, est à jour.
• Il effectue des contrôles aléatoires pour vérifier la présence et la conformité des codes logistiques des équipements durables et, si nécessaire, régularise la situation avec l’aide de l’Adjoint Co-log et du Coordinateur Logistique.

Gestion du Parc Automobile

• Il supervise l’Assistant Logistique Base.
• Il assiste dans la création du planning hebdomadaire des mouvements de véhicules, tant au sein du département qu’entre les bases.
• Il contrôle l’état des véhicules de location pour s’assurer qu’ils respectent les critères de sécurité définis par PUI.
• Il participe à la formation des chauffeurs, garantissant le respect des procédures et des règles de sécurité.
• Il vérifie la présence et la bonne utilisation des Logbooks.
• Il s’assure que les équipes disposent de moyens de communication adéquats, leur permettant d’être localisables à tout moment sur le terrain.
• Il gère le reporting lié à la gestion du parc, notamment le pointage, les rapports mensuels, et le contrôle des factures.
• Il contrôle la gestion de la consommation de carburant par l’Assistant logistique.
• Il s’assure que les documents administratifs pour chaque véhicule sont présents, classés et suivis correctement.

GESTION DES MOUVEMENTS

• Coordination des plannings de mouvements : Le responsable de la logistique communique les différents plannings de déplacements aux départements concernés afin d’assurer une gestion fluide et synchronisée.
• Organisation des déplacements : Il/Elle prend en charge l’organisation des déplacements de biens et de personnes par route. Il/Elle s’assure également, en collaboration avec le département administratif de la base, que les déplacements par air sont faisables pour la mission.
• Sécurité des déplacements : Le responsable veille à ce que les équipements de communication essentiels à la sécurité des déplacements (comme les téléphones satellite Thuraya) soient remis aux équipes concernées.
• Planification des livraisons : Il/Elle aide à la planification des livraisons des marchandises sur les sites d’intervention, en étroite collaboration avec les équipes opérationnelles.

GESTION DE L’ENTRETIEN DES BASES ET SOUS-BASES

• Maintenance des infrastructures : Il/Elle contribue à maintenir les bases et les équipements dans un état optimal de fonctionnement pour garantir la continuité des opérations sur le terrain.
• Suivi des travaux : En collaboration avec l’Assistant Logistique Base, il/elle suit les différents travaux et opérations de maintenance, afin de garantir la conformité des infrastructures.
• Propositions d’amélioration : Le responsable propose des idées pour améliorer les conditions de vie et de travail sur la base, afin de créer un environnement propice au bien-être des équipes.

INFORMATIQUE / TÉLÉCOMMUNICATION

• Gestion du parc informatique : Le responsable est en charge de la gestion et de la maintenance du parc informatique de la base, s’assurant que les équipements sont en bon état.
• Respect de la politique de back-up : Il/Elle veille au respect strict de la politique de sauvegarde des données mise en place au niveau de la mission, afin de prévenir la perte d’informations critiques.
• Support technique : Grâce à ses compétences en informatique, il/elle apporte un soutien technique en cas de problème, garantissant la continuité du travail du personnel.

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

• Supervision de l’équipe logistique : Le responsable supervise l’ensemble de l’équipe logistique du département, en planifiant et organisant leurs activités.
• Objectifs et évaluations : Il/Elle fixe les objectifs de chaque membre de l’équipe, réalise leurs évaluations et assure le suivi de leur progression avec, si besoin, l’aide du Coordinateur Terrain.
• Recrutements et sanctions : Il/Elle peut être consulté(e) pour les décisions liées aux recrutements, sanctions ou licenciements au sein de l’équipe logistique sous sa supervision.
• Formation et encadrement : Le responsable appuie les chauffeurs et gardiens sur les aspects de formation et encadrement, contribuant ainsi à leur développement professionnel.
• Réunions formelles : Il/Elle organise des réunions régulières avec les autres intervenants du département logistique pour assurer une communication fluide et le suivi des opérations.
• Participation aux réunions de la base : Il/Elle participe à toutes les réunions où la logistique est impliquée, garantissant ainsi une intégration cohérente de la logistique dans les activités globales de la base.
• Briefing des nouveaux arrivants : Le responsable prend part aux briefings des nouveaux membres du personnel, afin de les familiariser avec les procédures logistiques en vigueur sur la zone.

Rapport Logistique et Coordination des Données

Responsabilités principales :

• Centralisation de toutes les données logistiques et rédaction d’un rapport logistique mensuel détaillant les activités.
• Compilation des données liées à la logistique, incluant les véhicules, achats et contrats, avant de les transmettre aux différents coordinateurs.

Profil recherché :

• Diplôme : Minimum Bac+3 en Gestion Logistique et Approvisionnement ou tout autre diplôme équivalent dans le domaine de la logistique.
• Un Bac+4, une formation à Bioforce, ou en Gestion Administrative seraient fortement appréciés.

Expérience professionnelle requise :

• Au moins 2 ans d’expérience dans le secteur humanitaire.
• 2 ans d’expérience minimum en gestion logistique.
• Au moins 1 an d’expérience en gestion d’approvisionnement.

Expériences appréciées :

• Expérience en gestion d’équipe.
• Expérience en gestion de la sécurité.
• Expérience dans un contexte similaire.

Compétences et aptitudes indispensables :

• Maîtrise des procédures de gestion des stocks, gestion de parc automobile et des télécommunications.
• Connaissance des processus d’approvisionnement et de la mise en place des contrats cadres.
• Familiarité avec les procédures des bailleurs institutionnels tels que UE, ECHO, FFP/USAID, BPRM.

Compétences appréciées :

• Excellente capacité rédactionnelle.

Qualités personnelles attendues :

• Honnêteté, transparence, impartialité et intégrité.
• Professionnalisme et sens aigu des responsabilités.
• Ponctualité, rigueur et précision.
• Détermination et bonne présentation.
• Capacité à être flexible face aux imprévus et sens de l’initiative.

Exigences linguistiques :

• Maîtrise du Français indispensable.
• La maîtrise de l’Anglais et des langues locales du Nord-Cameroun est un atout.

Compétences informatiques :

• Bonne maîtrise du Pack Office 365.

Conditions d’emploi :

• Poste basé à Kousseri, dans la région de l’Extrême-Nord.
• Contrat à durée déterminée.
• Salaire fixé selon la grille salariale de l’organisation PUI.
• Priorité aux candidats locaux résidant dans la zone de recrutement.
• Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Instructions pour les Candidatures

Étapes à suivre pour postuler :

1. Le/La candidat(e) doit remplir le questionnaire en ligne via ce lien : https://forms.office.com/e/7Y8yPEyZNw?origin=lprLink, publié sur le site de recrutement Minajobs.
2. Après avoir complété le questionnaire, il/elle doit envoyer son dossier (uniquement une lettre de motivation et un CV) à l’adresse email suivante : en.recrutement@premiere-urgence-cmr.org.
3. Il est impératif de mentionner en objet du mail : “Nom + Logisticien.ne Base” pour faciliter le traitement de la candidature.

Important : Les dossiers soumis ne seront pas retournés aux candidats.

Consignes spécifiques :

• Le/La candidat(e) doit indiquer clairement le poste pour lequel il/elle postule.
• Date limite de dépôt des dossiers : Dimanche, 06 octobre 2024.
• Seuls les candidats présélectionnés seront contactés individuellement.

Documents à fournir lors de la convocation :

Les candidats retenus pour les tests et entretiens devront présenter les originaux de leurs diplômes, certificats de travail, et lettres de recommandation.