AVIS DE RECRUTEMENT
Conditions d’emploi pour le poste de Secrétaire :
Nous proposons une opportunité de carrière passionnante en tant que Secrétaire au sein de notre délégation. Le poste offre un niveau de responsabilité élevé et s’inscrit dans un environnement international dynamique, basé à Yaoundé.
Rémunération de base (brute) : 890.028,00 XAF Durée de travail hebdomadaire : 37,5 heures
Notre organisation, engagée dans un partenariat économique et politique unique entre 27 pays européens, joue un rôle significatif dans les domaines de la diplomatie, du commerce et de l’aide au développement. En tant que représentant à l’étranger, notre délégation fonctionne comme une entité clé, équivalente à une ambassade, par le biais de plus de 140 délégations de l’UE à travers le monde.
Nous recherchons un individu motivé pour occuper le poste de Secrétaire au sein de notre délégation. Les fonctions assignées à cette personne seront déterminées en fonction des besoins de la délégation. Le candidat retenu assumera un rôle spécifique en tant que Secrétaire, tout en restant flexible pour s’adapter aux évolutions nécessaires au bon fonctionnement de la délégation. En tant que membre essentiel de l’équipe, le Secrétaire fournira un soutien technique aux Chefs d’Équipe Régionaux, en assumant des tâches et responsabilités clés telles que :
Tâches générales
- Traitement du courrier et rédaction des réponses :
- Analyse du courrier et classement selon les priorités.
- Rédaction et élaboration de projets de réponses aux courriers.
- Gestion administrative et logistique :
- Organisation et archivage des dossiers de manière électronique et physique.
- Coordination de l’agenda des Chefs d’équipe régionaux, y compris la gestion des rendez-vous.
- Réservation des déplacements et hébergements des Chefs d’équipe régionaux, ainsi que la préparation des documents nécessaires.
- Coordination interne et externe :
- Facilitation des communications entre les sections régionales et autres services de la Coopération.
- Organisation des réunions des sections régionales avec les services externes.
- Gestion des documents et suivi administratif :
- Préparation, soumission et suivi des programmes de congés et de missions.
- Filtrage des communications téléphoniques des Chefs d’équipe régionaux avec fourniture d’informations de premier niveau.
- Reporting et suivi des décisions :
- Rédaction des comptes-rendus des réunions de la Section.
- Suivi des décisions prises par les Chefs d’équipe régionaux et mise en place des actions nécessaires pour leur réalisation.
- Gestion des visiteurs et maintenance des dossiers :
- Accueil des visiteurs et orientation vers les Chefs d’équipe régionaux.
- Mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de la section.
- Gestion administrative supplémentaire :
- Élaboration d’un répertoire des adresses utiles des interlocuteurs des Chefs d’équipe régionaux.
- Collaboration avec d’autres secrétaires de la section Coopération pour la gestion des fournitures de bureau.
- Contribution au back-up des autres secrétaires de la section Coopération selon les besoins.
- Exécution de toute autre tâche nécessaire en fonction des exigences du service.
Tâches spécifiques à la section
- Logistique des missions et conformité des actions :
- Support logistique pour les missions du Siège et les missions d’assistance technique.
- Mise en œuvre opérationnelle de la conformité des actions.
- Appui à la préparation de documents officiels :
- Assistance à la section pour la préparation de propositions de financement, projets de convention, appels d’offres, termes de référence et contrats.
- Participation aux processus d’évaluation :
- Contribution aux évaluations des offres dans le cadre d’appels à propositions et demandes de prestations.
- Gestion des contrats :
- Encodage des contrats en CRIS/OPSYS.
- Lancement des procédures de clôture des projets et contrats.
Exigences essentielles:
- Être en bonne santé pour accomplir les tâches nécessaires.
- Avoir la pleine jouissance des droits civils et détenir les autorisations de travail conformément à la réglementation locale.
Éducation et formation:
- Posséder un niveau d’enseignement universitaire (Bachelor/BAC+3).
Expérience professionnelle:
- Cumuler au moins 5 ans d’expérience dans un poste impliquant des responsabilités similaires.
Compétences linguistiques:
- Démontrer une maîtrise parfaite du français et de l’anglais, avec un niveau minimum C1, conformément aux critères définis dans http://europass.cedefop.europa.eu/sites/default/files/cefr-en.pdf.
Compétences informatiques:
- Posséder une expertise élevée en informatique, y compris le traitement de texte, les tableurs, la messagerie électronique et la navigation sur Internet.
- La maîtrise des logiciels de Publication Assistée par Ordinateur est un atout.
Aptitudes requises:
- Être disponible et faire preuve de discrétion.
- Avoir une grande rapidité d’exécution.
- Démontrer une réactivité élevée.
Atouts appréciés:
- Posséder une expérience minimale de 5 ans au sein d’une ambassade ou d’une organisation internationale.
- Avoir la capacité de travailler efficacement dans un environnement multiculturel, démontrant des compétences de communication interpersonnelle chaleureuse et professionnelle.
- Excellentes compétences de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral, avec des contacts internes et externes.
- Faire preuve d’un haut degré de confidentialité, de rigueur et de responsabilité dans le traitement des informations liées à l’Union européenne.
- Aptitude à définir des priorités, à accomplir des tâches sous pression avec un minimum d’erreurs, tout en répondant rapidement aux sollicitations.
- Démontrer un sens marqué de l’autonomie, de l’organisation et de l’initiative.
- Disponible pour travailler en dehors des heures de travail en cas d’urgence.
Procédure de candidature:
- Veuillez envoyer votre candidature et les pièces justificatives à : DELEGATION-CAMEROON-JOB-APPLICATIONS@eeas.europa.eu
- L’objet du courriel/mail doit préciser : “Candidature poste de Secrétaire Section Coopération”
Contenu de la candidature:
- Une lettre de motivation.
- Un CV conforme au format EUROPASS (https://europass.cedefop.europa.eu).
- Copies des diplômes universitaires.
- Copies des attestations d’emploi liées à l’expérience professionnelle.
- Au moins deux références (structures, noms, prénoms, fonctions, numéro de téléphone et adresse e-mail) que la Délégation de l’Union européenne pourra contacter lors de l’examen des candidatures.
La démarche
Une fois écoulé le délai prévu pour la soumission des candidatures, un comité de sélection dédié sera chargé de les examiner.
Ce comité de sélection établira une liste restreinte des candidats considérés comme les mieux qualifiés pour le poste, en se basant sur les critères spécifiés dans l’avis de vacance et la description du poste (désignés ci-dessus comme les “Critères de sélection”). Les candidats présélectionnés (au maximum 15 candidats ayant obtenu les scores les plus élevés selon les critères de présélection) seront conviés à participer à une épreuve écrite. À la suite de cette étape, les meilleurs candidats (au maximum 5 candidats ayant obtenu les résultats les plus élevés à l’épreuve écrite) seront invités à un entretien.
À ce stade, le comité de sélection évaluera la capacité des candidats à occuper le poste.
La Délégation ne fournira aucune information supplémentaire et ne discutera pas de la procédure de sélection par téléphone. Toute question relative à cette procédure doit être formulée par écrit à l’adresse suivante : DELEGATION-CAMEROON-JOB-APPLICATIONS@eeas.europa.eu.
Les candidats qui ne figurent pas sur la liste restreinte ne seront pas contactés individuellement. Cependant, la Délégation utilisera les mêmes canaux de communication que pour cet avis de vacance afin d’informer les autres candidats que la procédure de recrutement est terminée et qu’un candidat a été (ou n’a pas été) retenu.
Date limite de dépôt des candidatures : Vendredi 16 février 2024 à 12h00.
j’ aimerais postuler pour poste de secrétaire dans votre entreprise
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