Avis de recrutement: Assistant(e) administratif(ve), logistique et évenementiel(le)

DESCRIPTION DE L’OFFRE

APPEL A CANDIDATURES POUR LE RECRUTEMENT INTERNE / EXTERNE D’UN.E ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE, LOGISTIQUE ET EVENEMENTIEL.LE TEMPORAIRE POUR SOUTENIR L’ORGANISATION DE LA « REUNION DES PARTIES » DU PARTENARIAT FORESTIER DU BASSIN DU CONGO (PFBC) DE LA DEUTSCHE GESELLSCHAFT FÜR INTERNATIONALE ZUSAMMENARBEIT GmbH A LIBREVILLE.

A. CONTEXTE

Pour le compte du Ministère de la Coopération économique et du Développement de la République Fédéral d’Allemagne, la Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH met en œuvre le projet « Soutien du partenariat forestier du Bassin du Congo ». Le partenariat forestier du Bassin du Congo est une initiative politique qui rassemble diverses parties prenantes des gouvernements des pays riverains du Bassin du Congo, de la société civile et des organisations internationales avec l’objectif de renforcer la mise en réseau, les échanges et la communication en vue de la protection et de l’utilisation durable de la forêt tropicale du Bassin du Congo ainsi que d’intégrer des questions importantes forestières dans les processus politiques internationaux.

Pour le « Partenariat du Bassin du Congo », la « Réunion des Parties » aura lieu à Libreville, au Gabon, dans la période fin juin / début juillet. L’objectif de cette conférence est de discuter des thèmes de la facilitation allemande au niveau politique ainsi que les résultats obtenus avec les membres de l’initiative et les coordonner et enfin planifier la poursuite des développements thématiques. La conférence est prévue en présence d’un nombre estimé de participant.es allant jusqu’à 600.

Pour le soutien de l’organisation et de la logistique de cette conférence, un.e Assistant.e Administratif.ve, Logistique et Evenementiel.le Temporaire est recherché.e pour la période du 15.04.2022 au 31.07.2022.

Les candidat.es doivent pouvoir être disponibles à partir de cette date. Ne postulez pas si vous ne pouvez pas le garantir.

Les entretiens de sélection auront lieu entre le 4 et le 8 avril à Libreville.

B. RESPONSABILITES & ATTRIBUTIONS

1. Soutien logistique et organisation de la conférence

• Apporter du soutien dans tous les préparatifs / activités de suivi de la conférence et dans la mise en œuvre.
• Apporter du soutien dans les questions administratives liées à la logistique et à l’organisation de la conférence.
• Obtenir, comparer et suivre les informations sur les prix des prestataires de services locaux.
• Communiquer et négocier avec les prestataires de services locaux sur la base des consultations de l’équipe de la GIZ.
• Préparer l’examen des offres des prestataires de services locaux.
• Assurer un contact permanent avec l’équipe GIZ sur place pour toutes les questions logistiques et organisationnelles.
• Échanger et coordonner minutieusement la gestion avec les prestataires de services et le lieu de l’évènement.
• Échanger régulièrement avec l’équipe de la GIZ.

2. Soutien dans la gestion des participant.es

• Assurer la communication avec 200 participant.es relative à la logistique et l’organisation des voyages, en particulier les réservations d’hôtels et les dates de vols.
• Mettre en œuvre la logistique de voyage en étroite collaboration avec les participant.es et l’équipe GIZ le cas échéant, ce qui inclut :
• La préparation d’une liste des dates de vol et de durée de séjour pour un maximum d’environ 100 participant.es pris en charge conformément aux directives de voyage de la GIZ ;
• L’assistance dans la réservation / changement de réservation de vols et la réservation / prolongation / raccourcissement de séjours d’hôtels pour environ 200 participant.es prise en charge ;
• L’envoi de billets d’avion et de confirmations d’hôtel aux participant.es concernés ;
• La transmission de conseils / informations aux voyageurs concernant l’entrée / sortie et les directives CoVID-19 du Gabon ;
• L’aide à l’obtention de visas pour les participant.es ;
• Le soutien des participant.es dans la préparation du voyage, l’exécution du voyage et le suivi du voyage ;
• La préparation des listes d’arrivée / départ pour l’équipe d’organisation de la GIZ en Français et en Anglais.
• Répondre aux questions sur le séjour à Libreville des participant.es à la conférence et, si nécessaire, contacter la médiation et les informations sur les réservations d’hôtel.
• Apporter du soutien pour les questions administratives liées à la gestion des participant.es.

PROFIL REQUIS

C. QUALIFICATIONS, COMPETENCES ET EXPERIENCE REQUISES

Qualifications

• Bac + 2 /3 en Logistique Evènementielle ou tout domaine similaire à la gestion d’évènements / conférences de la logistique, de l’organisation, de la communication, du service à la clientèle.

Experience professionelle

• Avoir plus de 3 ans d’expérience dans la gestion d’évènements / conférences, l’organisation de conférences internationales, dans la gestion de participant.e.s.
• Avoir plus de 2 ans d’expérience de travail avec des organisations internationales et/ou des institutions du secteur public.
• Avoir d’excellentes connaissances des packages MS Office, en particulier Word, Excel et Outlook.
• Avoir une parfaite maîtrise du Français et de l’Anglais, parlé et écrit. Niveau C1 minimum dans les deux langues.
• Avoir une forte capacité d’auto-organisation, de résilience, de flexibilité.
• Avoir une grande capacité à travailler en équipe.
• Avoir d’excellentes compétences en communication et en négociation.

Autres qualifications souhaitables :

• Avoir une bonne connaissance de l’industrie événementielle à Libreville.
• Avoir une bonne connaissance géographique de la région du Bassin du Congo.
• Avoir de l’expérience dans le traitement ou la coopération avec des acteurs de différents secteurs (public, société civile, privé).
• Avoir une bonne compréhension des acteurs politiques régionaux (COMIFAC, CECAS) et de la politique forestière/environnementale en Afrique centrale.

Date du début de contrat : 15.04.2022

Période de contrat : jusqu’au 31.07.2022

Lieu d’affectation : Libreville

Classification interne du poste : Bande 2A

Délai de recevabilité des dossiers de candidature : 21.03.2022

Composition et dépôt des candidatures