Avis de recrutement : Chargé des finances et de l’administration

• Respect de la diversité et du travail d’équipe • L’Afrique en premier

• Transparence et responsabilité • Intégrité et impartialité

• Efficacité et professionnalisme • Information et partage des connaissances

Rend compte à: Fonctionnaire principal des finances (Direction des finances) (sur le plan fonctionnel)/Coordinateur de projet pour la CEEAC (sur le plan hiérarchique)

Direction/Département: Finance

La Commission de l’Union africaine (CUA) a obtenu un financement de l’Union européenne pour la mise en œuvre du Cadre mondial pour les services climatologiques (GFCS) dans le cadre du programme intra-ACP pour les services et applications climatologiques. Le programme aborde la question de l’information climatique tout au long de la chaîne d’approvisionnement des services climatologiques, y compris la production et la fourniture de services climatologiques, l’accès à l’information, les plateformes d’interface utilisateur et le renforcement des capacités des principaux acteurs, notamment les Communautés économiques régionales (CER), les Services météorologiques et hydrologiques nationaux (SMHN) des États membres et les Centres climatologiques régionaux (CCR). Il a pour objet de permettre aux États membres de développer des informations et des prévisions climatologiques sur la base de données scientifiques et de les intégrer dans la planification du développement et dans la prise de décision à tous les niveaux, et de mieux gérer les risques liés à la variabilité du climat et à son évolution. En outre, il vise à améliorer les politiques et la prise de décision aux niveaux continental, régional, national, communautaire et individuel.

La CUA est chargée de la coordination continentale globale de la mise en œuvre du programme, qui comprend le développement et l’application des services d’information météorologique et climatologique ; la facilitation du renforcement des capacités pour les CER et les États membres ; la promotion du partage des meilleures pratiques et la coordination de la gestion des connaissances ; l’achat et la fourniture d’équipements pour les États membres et les centres climatologiques régionaux ; l’établissement et l’opérationnalisation du cadre continental de suivi et d’établissement de rapports ; la facilitation de la préparation des rapports et des perspectives sur l’état du climat en Afrique ; la gestion prudente des ressources financières ; et le suivi et l’évaluation.

Sous l’autorité et la supervision du Chef de la Division de la gestion des ressources externes (Direction des finances) et du Coordinateur de projet pour la CEEAC et en étroite collaboration avec les membres de l’Unité de gestion du projet, le Fonctionnaire chargé des finances et de l’administration assume les tâches et responsabilités suivantes :

• Coordonner les activités administratives, financières et comptables pour l’ensemble du projet et s’assurer du respect des dispositions des règles de l’UA ;

• Faire le suivi de l’exécution du budget ;

• Organiser et mettre en place le système de gestion financière, matérielle et comptable ;

• S’assurer que les procédures financières sont conformes aux règles adoptées par la CUA et la CEEAC et que l’Unité de coordination du projet les respecte ;

• Assurer le suivi financier des différents contrats attribués par le Projet en collaboration avec l’expert en charge des achats ;

• Contrôler tous les documents justifiant les dépenses avant tout paiement ;

• Contrôler les pièces comptables pour s’assurer de leur fiabilité, de leur exactitude et de la régularité de l’affectation avant comptabilisation ;

• Faciliter la réalisation des missions d’évaluation et d’audit en fournissant à celles-ci tous les documents ou informations nécessaires en temps utile ;

• Préparer des informations pour les auditeurs, rédiger des réponses aux questions d’audit et prendre l’initiative dans la formulation de propositions visant à remédier aux points faibles constatés lors des audits et à la mise en œuvre des recommandations formulées par les auditeurs ;

• Préparer les correspondances et les notes de service relatives aux procédures de contrôle interne ;

• Servir de point focal pour faciliter les processus de passation de marchés en veillant au respect du Manuel des achats ;

• Servir de point focal pour les questions de gestion des ressources humaines (administration du personnel, gestion des contrats, avantages et droits, gestion de la performance, relations avec les employés), fournir des conseils au Coordinateur du projet et au personnel, conformément aux Règlement et Statut du personnel de l’UA ;

• Préparer et organiser le déploiement du personnel de l’Unité de coordination ;

• Élaborer et mettre en œuvre un plan de formation pour le personnel chargé de la gestion financière et suivre sa réalisation ;

• Superviser le classement et l’archivage des documents comptables ;

• Se conformer aux dispositions de la Convention de subvention et faire respecter les procédures administratives, financières et comptables ;

• Assurer des relations étroites avec le siège de la CUA concernant tous les aspects de la gestion financière et des décaissements liés au projet.

• S’assurer que les paiements et les dépenses engagées sont traités conformément aux procédures administratives et financières du Programme, en concertation avec le pool financier de la CEEAC ;

• Coordonner et suivre le plan de décaissement aux bénéficiaires : examen des demandes de décaissement et suivi des paiements et des réapprovisionnements de fonds ;

• Analyser et classer de manière appropriée toutes les pièces justificatives financières reçues ;

• Examiner les documents financiers et s’assurer que tous les paiements, les encaissements et les ajustements sont justifiés de manière adéquate ;

• Tenir et produire des registres financiers exacts, conformément au Règlement financier de l’UA et aux Normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) ;

• Participer à l’établissement et à la gestion des contrats et des accords avec les partenaires du Programme ;

• Superviser, au rythme et aux moyens optimaux, la préparation et la présentation des demandes de retrait de fonds et de paiements directs ;

• Veiller à la disponibilité des fonds et gérer la trésorerie ;

• Préparer les états de rapprochement bancaire des comptes du Programme ;

• Préparer le rapport d’exécution du budget et contrôler la bonne utilisation du budget pour éviter tout dépassement des crédits budgétaires ;

• Analyser et commenter les écarts entre les prévisions et les réalisations financières ;

• Tenir à jour les dossiers du personnel ;

• Faciliter la réalisation des missions d’évaluation et d’audit en fournissant à celles-ci tous les documents ou informations nécessaires en temps utile ;

• Préparer des informations pour les auditeurs, rédiger des réponses aux questions d’audit et prendre l’initiative dans la formulation de propositions visant à remédier aux points faibles constatés lors des audits et à la mise en œuvre des recommandations formulées par les auditeurs.

• Le candidat doit être titulaire d’une Licence universitaire en finance, comptabilité, commerce ou gestion d’entreprise délivrée par une université reconnue, avec un minimum de trois (3) ans d’expérience professionnelle pertinente. Ou encore, il peut être titulaire d’un Master avec deux (2) ans d’expérience professionnelle pertinente.

• Expérience en matière de supervision.

• Une connaissance approfondie des Normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) est fortement souhaitable.

• Une qualification ou une certification professionnelle serait un atout.

• Une expérience avérée de l’utilisation de logiciels standard (Word, Excel, Access et PowerPoint) et une connaissance pratique des ERP (de préférence SAP) sont souhaitables.

• Une expérience dans l’exécution de tâches financières et comptables pour des projets financés par des donateurs (y compris des projets financés par l’UE) est souhaitable.

• Connaissance et compréhension des processus de passation de marchés ainsi que de certains aspects de la gestion des ressources humaines.

• Respecter consciencieusement les délais et être soucieux d’atteindre les résultats escomptés ;

• Capacité d’analyse financière, de communication et de rédaction de rapports financiers ;

• Excellentes aptitudes en matière de relations interpersonnelles et pouvoir travailler dans un environnement multiculturel ;

• Excellentes aptitudes en matière de planification et d’organisation ;

• Une expérience dans l’exécution de tâches financières et comptables pour des projets financés par des donateurs (y compris des projets financés par l’UE) est souhaitable.

• Expérience en gestion de projets ;

• Une expérience avérée de l’utilisation de logiciels standard (Word, Excel, Access et PowerPoint) et une connaissance pratique des ERP (de préférence SAP) sont souhaitables.

• Maîtrise de l’anglais et/ou du français (langues de travail de la CEEAC). La maîtrise d’une autre langue de l’UA (arabe, portugais ou espagnol) serait un atout supplémentaire.

• Vision stratégique
• Valorisation des autres
• Gestion du changement
• Gestion des risques

• Esprit d’équipe et collaboration
• Responsabilité et respect des règles
• Perception de l’apprentissage
• Communiquer avec influence

• Réflexion analytique et résolution de problèmes
• Connaissances du métier et partage de l’information
• Recherche de résultats
• Approche axée sur une amélioration continue

La Commission de l’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.

L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat à durée déterminée pour une période initiale de 1 an, dont les 3 premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat est renouvelable pour une période similaire d’un an, sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité des fonds.

RÉMUNÉRATION :

Le salaire correspondant à cette fonction (P2 Échelon 5) est une somme forfaitaire annuelle de 80,801.70 $ EU, toutes indemnités incluses conformément aux règlements régissant les fonctionnaires internationaux de la Commission, et de 65,992.92 $ EU, toutes indemnités incluses conformément aux règlements régissant les fonctionnaires locaux de la Commission.