Job opporutnity: 02 Supply chain assistant

• Vérifier que tous les biens, anciens et nouveaux, sont correctement enregistrés et étiquetés ;
• S’assurer que les équipements sont bien répertoriés dans le tableau de suivi des
• Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi des des équipements ; et répertoriés dans l’inventaire de la sous base ;
• Participer à l’inventaire physique des équipements tous les six mois ;
• S’assurer que chaque équipement prétè à un utilisateur ait bien son formulaire d’affectation et de restitution ;
• S’assurer de la bonne utilisation des biens de l’organisation au niveau de la Base.
• S’assurer du bon état et de l’entretien général des équipements (générateurs, voitures, motos, pompes, etc.)
• Appliquer les procédures de gestion des équipements telles que décrites dans le OH du DRC ;
• Participer à l’élaboration mensuelle du tableau de suivi des équipements ;
• Assurer un archivage des documents de suivi des équipements ;
• Participer à l’archivage électronique des documents de suivi des équipement sur le shraepoint ;

Gestion de la flotte véhicules / groupe électrogène :

• Participer au suivi de l’état de fonctionnement des véhicules et des groupes électrogènes ;
• Controler les vérifications quotidiennes des véhicules faites par les chauffeurs ;
• S’assurer de la disponibilité des équipements de sécurité et de premiers secours dans les véhicules utilisés par les équipes DRC (flotte DRC et véhicules loués) ;
• Controler la présence des documents à bord des véhicules ;
• Assurer que les véhicules loués soient en conformité avec les standrads du DRC ;
• Assurer le contrôle quotidien des générateurs (niveau de liquide de refroidissement, niveau d’huile et de carburant) ;
• Assurer le suivi des heures de fonctionnement des générateurs sur la fiche de suivi des heures ;
• Assurer que les opérations de maintenance des générateurs sont faites en concordance avec le manuel des opérations ;
• Faire remonter les besoins en maintenance auprès du Supply Chain Officer ;
• Elaborer à l’écriture mensuelle des rapports de gestion des véhicules et générateurs ;
• Elaborer le planning des mouvements ;
• Assurer un archivage des documents de gestion de véhicules et générateurs tel que décrit dand le manuel des opérations ;
• Participer à l’archivage électronique des documents de suivi de flotte véhicules et générateurs sur le sharepoint;
• Appliquer les procédures de gestion des véhicules et générateurs telles que décrites dans l’OH du DRC ;

Gestion des achats :

• Evaluer les besoins logistiques de la sous base et travailler en étroite collaboration avec le(la) Supply Chain Officer de Meiganga pour élaborer les documents d’achats menants à la passation des commandes ;
• Participer à l’évaluation des offres pour les prestations de fournitures de biens et de services devant être délivrés au niveau de la Base ;
• Suivre les commandes et s’assurer de la réception des biens et services au niveau de la Base et des Sous-Bases. S’assurer conjointement avec le demandeur de la conformité des articles aux spécifications techniques et aux quantités.
• Participer à l’identification des fournisseurs sur sa zone ;
• Assurer que les documents d’achats soient complets avant archivage,
• Assurer un archivage des documents d’achats ;
• Participer à l’archivage électronique des documents d’achats sur le sharepoint ;
• Participer à l’élaboration des rapports mensuels de la chaîne d’approvisionnement
• Appliquer les procédures du manuel des opérations du DRC pour la gestion des achats ;

Gestion des stocks :

• Assurer une gestion du stock de la sous-base en étroite collaboration avec le personnel programme
• Superviser les livraisons et les expéditions à destination et en provenance des entrepôts du DRC et établir les documents nécessaires (waybill, Accusé de réception des marchandises…) ;
• Participer aux demandes de réapprovisionnement de l’équipe logistique des Sous-Bases
• Participer à l’inventaire physique mensuel des stocks des bases et sous-base ;
• Assurer que tous les documents soient présents pour une bonne gestion des stocks (waybill, bon de sortie et d’entrée, accusé de réception, stock card, rapport de stock…) ;
• Participer à l’écriture des rapports mensuels de gestion des stocks ;
• Assurer un archivage des documents papiers de la gestion des stocks ;
• Participer à l’archivage électronique des documents de gestion de stock sur le sharepoint ;
• Respecter les procédures de gestion de stock telles que décrites dans le manuel des opérations du DRC ;

Gestion des batiments :

• S’assurer de la maintenance des locaux de l’organisation en adéquation avec les standards définis par DRC ;
• S’assurer que les locaux de DRC respectent les standards établis par l’organisation en termes de sécurité des locaux.
• S’assurer que chaque bâtiment dispose d’un contrat de location et d’assurance habitation ;
• S’assurer que les bâtiments disposent d’extincteurs fonctionnels et que ceux-ci soient inspectés tous les ans par un bureau de vérification;
• S’assurer que chaque bâtiment dispose d’une trousse de premiers secours ;
• Réaliser mensuellement un état des lieux des bâtiments et proposer un calendrier de maintenance

Reportage :

• Participe à l’écriture mensuelle des rapports logistiques : rapport de gestion de flotte véhicules et générateurs ; rapport de stock, rapport des équipements ;
• Participer à toute demande d’écriture de rapports logistiques ;

Autres :

• Maintenir de bonnes communications avec les assistants Supply Chain des Sous-Bases et Supply Chain Officer des bases ;

EXIGENCES CLÉS

• Niveau d’étude : diplôme universitaire pertinent en logistique et/ou gestion de la chaîne d’approvisionnement ou qualification professionnelle équivalente ou expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire ;
• Expérience : Au moins deux (02) ans d’expérience professionnelle pertinente ;
• Connaissances approfondies en mécanique automobile et/ou en installations électriques ;
• Bonnes connaissances informatiques (Pack Office) ;
• Expérience dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement, incluant les fonctions achats / transport / gestion des entrepôts et stocks / distribution serait un plus ;
• Excellente maîtrise de la langue française et bonnes capacités rédactionnelles ;
• La maîtrise de l’anglais est un atout ;
• La maîtrise de la langue locale est appréciable ;

QUALITES :

• La recherche de l’excellence : se concentrer sur l’obtention de résultats tout en assurant l’efficacité des processus ;
• Collaborer : impliquer les parties concernées et encourager le retour d’information ;
• Prendre l’initiative : s’approprier et prendre des initiatives tout en visant l’innovation ;
• Communiquer : écouter et parler efficacement et honnêtement ;
• Faire preuve d’intégrité : Maintenir et promouvoir les plus hauts standards de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels.

DETAILS PRATIQUES :

NIVEAU : Le poste de Supply Chain Assistant est classé en NM.I

DUREE DU CONTRAT : 12 mois, avec une période d’essai de trois (03) mois.

DATE LIMITE DE DEPÔT DES CANDIDATURES : le mercredi 08 décembre 2021 à 16h.

DATE DE DEBUT : dès que possible

Les dossiers de candidature doivent être déposés sous pli fermé avec la mention « Intitulé du poste » contenant une lettre de motivation, un Curriculum Vitae, les contacts et les adresses électroniques de trois références, dans les bureaux DRC de Meiganga sis au quartier Haoussa, de Djohong en face du Lamidat, de Garoua-Boulaï (anciens bureaux de Solidarités International) ou transmis par voie électronique à l’adresse suivante: CMR-ADAMAOUA-Recrutement@drc.ngo

Seuls(es) les candidats(es) retenus(es) sur la liste restreinte seront contacté(e)s.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.