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Nous recrutons actuellement 01 Assistant (e) / secrétaire Administrative F/H
Intitulé du poste: Assistant (e) / secrétaire Administrative F/H
- Type de contrat: CDI
- Localisation: Douala
- Missions principales:
Accueil et secrétariat:
- Accueillir et orienter les visiteurs (salariés, fournisseurs, clients).
- Gérer les appels, e-mails et courriers.
- Organiser et assurer le suivi des réunions.
- Assurer la communication interne et externe.
- Gérer l’agenda et les rendez-vous du supérieur hiérarchique.
- Classer et archiver les documents administratifs.
- Rédiger et traiter les courriers, notes et comptes rendus.
- Préparer les classeurs de procédures et de formation.
- Gérer les dossiers d’examens (CQP, DQP, etc.).
- Enregistrer les commandes dans un tableau de suivi.
Gestion administrative et financière:
- Saisir les factures et opérations comptables (logiciel Sage).
- Tenir le cahier de caisse.
- Suivre et relancer les paiements.
- Archiver les pièces comptables et administratives (papier et numérique).
- Assister au montage des dossiers de subventions.
- Rédiger les comptes rendus de réunions.
- Classer et archiver les dossiers (physiquement et sur la plateforme de l’école).
Support aux activités de formation:
- Recruter et suivre les formateurs et le personnel administratif.
- Gérer les inscriptions, moratoires, dossiers de stage et réclamations.
- Gérer les factures, dettes et dépenses liées à la formation.
- Rédiger et envoyer les conventions de formation.
- Préparer les documents administratifs pour les événements et formations.
- Gérer les relations avec les prospects, clients, formateurs, apprenants, parents et visiteurs.
- Collecter des statistiques sur les participants aux formations.
- Participer à certains événements (soirées d’initiation, accueil et clôture de formations).
- Gérer les adresses et photos des stages.
- Élaborer les plannings de cours et d’examens.
- Gérer le calendrier académique.
- Réaliser des bilans hebdomadaires.
- Réserver et préparer les salles de réunion.
- Participer à la maîtrise budgétaire des activités de l’école.
- Créer des documents, supports et tableaux (Excel) et les archiver.
Mission principale :
Assurer le bon fonctionnement administratif et la communication de l’école, en mettant l’accent sur la relation avec les adhérents et la promotion de l’établissement.
Responsabilités clés :
- Gestion des adhésions : Traitement des inscriptions, suivi des dossiers, mise à jour des bases de données.
- Représentation de l’école : Participation à des événements (salons, forums, etc.), animation de stands, accueil du public.
- Communication :
- Rédaction et relecture de supports de communication (flyers, dossiers, communiqués de presse).
- Mise à jour du site internet.
- Collaboration avec la responsable administrative pour la communication globale de l’école.
Profil recherché :
- Formation : Baccalauréat (général, technologique ou professionnel secrétariat) ou BTS (Gestion de PME-PMI, Support à l’Action Managériale).
- Expérience : Minimum 2 ans d’expérience en tant que secrétaire administratif(ve), idéalement dans le secteur éducatif.
- Compétences indispensables :
- Maîtrise parfaite du français et de l’anglais (écrit et oral).
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, en particulier Excel).
- Connaissance des outils de communication en ligne (Google Meet, Microsoft Teams).
- Sens de l’organisation, rigueur, autonomie, esprit d’initiative.
- Qualités relationnelles, aisance à l’oral et à l’écrit.
- Capacité à gérer les priorités et à travailler sous pression.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
Atouts supplémentaires :
- Connaissances en gestion/comptabilité.
- Sensibilité aux alternatives pédagogiques et connaissance du milieu associatif.
Date limite de candidature : 25 juillet 2024
