Détails du poste :
- Statut : Agent local de niveau III (AL3)
- Rémunération mensuelle brute : 890 028 XAF
- Formation requise : Diplôme universitaire de niveau BTS/BAC+2
- Temps de travail : 37,5 heures par semaine
- Avantages : Régime de retraite complémentaire et assurance médicale pourl’employé(e) et sa famille (sous conditions)
- Date limite de candidature : 30 août 2024
À propos de nous :
L’Union européenne (UE) est une alliance politique et économique unique regroupant 27 pays européens. Elle joue un rôle majeur sur la scène internationale dans divers domaines tels que la diplomatie, le commerce, l’aide au développement et la coopération avec les organisations mondiales. L’UE est représentée dans le monde entier par plus de 140 représentations diplomatiques, appelées Délégations de l’UE, qui fonctionnent de manière similaire à des ambassades.
Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction polyvalent(e) pour soutenir les activités de notre délégation. Le/La titulaire du poste aura des responsabilités variées en fonction des besoins spécifiques de la délégation et travaillera principalement en étroite collaboration avec les responsables des sections Commerce et Politique.
Principales missions
Soutien administratif général
- Gestion et tri du courrier entrant en fonction des priorités
- Préparation de projets de réponse aux courriers
- Organisation et classement des dossiers physiques et électroniques des sections Commerce et Politique
- Gestion des agendas des responsables des sections Commerce et Politique (prise de rendez-vous, réservations de salles de réunion et de chauffeurs)
- Organisation logistique des déplacements professionnels des responsables (réservations de voyages et d’hébergement, préparation des demandes de remboursement)
- Coordination entre les différentes sections de la délégation
- Organisation de réunions avec des partenaires externes
- Préparation, suivi et gestion des demandes de congés et de missions
- Filtrage des appels téléphoniques et communication d’informations de premier niveau
- Rédaction de comptes rendus de réunions
- Suivi des dossiers en cours et des décisions prises
- Accueil et orientation des visiteurs
- Mise à jour régulière des dossiers et des bases de données
- Création et maintenance d’un répertoire des contacts utiles
- Gestion des fournitures de bureau en collaboration avec les autres assistant(e)s
- Soutien ponctuel à l’assistant(e) du chef de délégation et à l’assistant(e) de l’ambassadeur
- Exécution de toute autre tâche assignée en fonction des besoins du service
Soutien spécifique aux sections Commerce et Politique
- Organisation logistique des missions provenant du siège et des missions d’assistance technique
- Participation à l’évaluation des offres dans le cadre d’appels à propositions et de demandes de prestations
- Gestion du courrier (réception, tri, rédaction de projets de réponse)
- Rédaction de notes verbales
- Classement des dossiers
- Gestion des agendas des sections et de leurs responsables
- Rédaction de comptes rendus de réunions
- Accueil des visiteurs
- Réservation de salles de réunion et de chauffeurs
- Organisation des voyages et des missions, préparation des remboursements
- Gestion des fournitures de bureau des sections Commerce et Politique
Conditions d’emploi :
- Un poste d’agent local (AL), niveau 3 – AL3
- Salaire de base de départ (brut) : 890.028,00 XAF
- Nous offrons une position concurrentielle dans un environnement de travail international, basée à Yaoundé.
- 37,5 heures de travail par semaine.
- Autres avantages tels qu’un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leur famille sont offerts sous certaines conditions.
Critères de sélection
Exigences minimales :
- Être médicalement apte à exercer les fonctions requises.
- Jouir des droits civiques et posséder les permis de travail conformément à la législation locale.
- Études et formation :
- Niveau d’enseignement universitaire (BTS/BAC+2).
Expérience professionnelle :
- Minimum de 5 ans d’expérience dans un poste avec fonctions similaires.
Connaissances linguistiques :
- Selon critères : http://europass.cedefop.europa.eu/sites/default/files/cefr-en.pdf
- Parfaite maîtrise orale et écrite du français et de l’anglais (niveau C1 minimum).
- La maîtrise de l’espagnol serait un avantage.
Connaissances des outils informatiques :
- Niveau élevé de connaissances en informatique : traitement de texte, tableurs, courrier électronique et navigation Internet. La maîtrise de logiciels de Publication Assistée par Ordinateur est un avantage.
Aptitudes requises :
- Disponibilité et discrétion
- Rapidité d’exécution
- Réactivité
- Prise d’initiatives
- Autonomie
Les points suivants seront considérés comme un atout :
- Minimum de 5 ans d’expérience dans une ambassade ou une organisation internationale
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel, et démontrant des compétences de communication interpersonnelle, cordiale et professionnelle.
- Très bonne communication (écrite et orale) avec des contacts internes et externes.
- Haut degré de confidentialité, rigueur et de responsabilité lors du traitement des informations liées à l’UE.
- Habilité à définir des priorités, d’entreprendre des tâches sous pression, avec un minimum d’erreurs, tout en répondant rapidement aux sollicitations.
- Sens de l’autonomie, de l’organisation et de l’initiative.
- Disponibilité pour travailler en dehors des heures de travail en cas d’urgence.
Comment soumettre votre candidature
Veuillez adresser votre candidature et les pièces justificatives à : eeasjobs-109@eeas.europa.eu au plus tard le 30 août 2024
L’objet du courriel/mail doit indiquer : “Candidature poste de Secrétaire Sections TRADE et POLITIQUE”
La candidature doit contenir les éléments suivants :
- Une lettre de motivation
- Un CV selon le format EUROPASS (https://europass.cedefop.europa.eu)
- La copie des diplômes universitaires
- La copie des attestations d’emplois relatives à l’expérience professionnelle
- Deux références au minimum (structures, noms, prénoms, fonctions, numéro de téléphone et adresse e-mail) auxquelles la Délégation de l’Union européenne pourra s’adresser dans le cadre de l’examen des candidatures.
La procédure : Après l’expiration du délai de dépôt des candidatures, celles-ci seront examinées par un comité de sélection mis en place à cet effet.
- Le comité de sélection établira une liste restreinte de candidats jugés les plus aptes à occuper le poste, sur la base de critères fournis dans l’avis de vacance et la description de poste (« Critères de sélection » ci-dessus).
- Les candidats présélectionnés (un maximum de 15 candidats ayant eu le plus haut score aux critères de présélection) seront invités à participer à une épreuve écrite.
- À l’issue de cette étape, les meilleurs candidats (un maximum de 5 candidats ayant obtenu les meilleurs résultats à l’épreuve écrite) seront invités à participer à un entretien.
À ce stade, le comité de sélection évaluera l’aptitude des candidats à occuper le poste. La Délégation ne fournira pas d’informations supplémentaires et ne discutera pas de la procédure de sélection par téléphone. Toute question concernant cette procédure doit être adressée par écrit à eeasjobs-109@eeas.europa.eu.
Les candidats n’ayant pas été retenus sur la liste restreinte ne seront pas contactés individuellement ; toutefois, la Délégation utilisera les mêmes moyens de publication que pour le présent avis de vacance pour informer les autres candidats que la procédure de recrutement a été menée à son terme et qu’un candidat a été (ou n’a pas été) recruté.
Date limite pour le dépôt des candidatures : 30 août 2024
Je suis candidat pour ce poste offert par UE diplômé d’un baccalauréat stt/CG
Bonjour, je suis ravie d’être ici aujourd’hui pour postuler au poste de secrétaire. Je suis convaincue que mes compétences et mon expérience font de moi le/la candidate idéale pour ce rôle.
Avec 5 années d’expérience en tant que secrétaire, je possède une solide maîtrise des tâches administratives, notamment la gestion des agendas, la planification des réunions, la rédaction de courriers et la gestion des dossiers.
Je suis également très à l’aise avec les outils bureautiques tels que Microsoft Office et Google Suite. Je suis une personne très organisée, ponctuelle et discrète, capable de gérer des informations confidentielles.
Je suis une personne dynamique et proactive, toujours prête à apprendre et à prendre de nouvelles responsabilités. Je suis convaincue que je pourrais apporter une valeur ajoutée à votre équipe et contribuer à l’efficacité de votre entreprise.
Je vous remercie pour votre attention et je suis impatiente de discuter plus en détail de mes qualifications.”
N’oubliez pas de personnaliser le texte en fonction de vos propres expériences et compétences !
Bonjour, je suis ravie d’être ici aujourd’hui pour postuler au poste de secrétaire. Je suis convaincue que mes compétences et mon expérience font de moi le/la candidate idéale pour ce rôle.
Avec 5 années d’expérience en tant que secrétaire, je possède une solide maîtrise des tâches administratives, notamment la gestion des agendas, la planification des réunions, la rédaction de courriers et la gestion des dossiers.
Je suis également très à l’aise avec les outils bureautiques tels que Microsoft Office et Google Suite. Je suis une personne très organisée, ponctuelle et discrète, capable de gérer des informations confidentielles.
Je suis une personne dynamique et proactive, toujours prête à apprendre et à prendre de nouvelles responsabilités. Je suis convaincue que je pourrais apporter une valeur ajoutée à votre équipe et contribuer à l’efficacité de votre entreprise.
Je vous remercie pour votre attention et je suis impatiente de discuter plus en détail de mes qualifications.”
Je suis très motivé par cette offre et je tiens de tout cœur à discuter avec vous afin de comprendre mes potentiels pour ce poste. Merci beaucoup
Je serais ravie de faire partie de votre équipe
Très motivé ,organiser et dynamique je suis et je saurais vite m’adapter et mettre mon savoir-faire au à votre service .
Merci