Avis de recrutement: Chef de Division

Poste: Chef de Division – Administration et Gestion des Installations

Lieu: Addis-Abeba, Éthiopie

Organisation: Union Africaine

Valeurs de l’UA

• Respect de la diversité et promotion du travail d’équipe
• Primauté de l’Afrique
• Engagement envers la transparence et la responsabilité
• Intégrité et impartialité garanties
• Promotion de l’efficacité et du professionnalisme
• Culture de l’information et partage des connaissances

Informations sur l’organisation

Rend Compte À: Directeur de la OSSD (Opérations et Services de Soutien)

Direction/Département/Organe: Opérations et Services de Soutien

Division: Division Administration et Gestion des Installations

Nombre de Rapports Directs: 6

Nombre de Rapports Indirects: 126

Grade du Poste: P5

Nombre de Postes: 1

Type de Contrat: Régulier

Lieu: Addis-Abeba, Éthiopie

Objectif du Poste

Le but est de diriger de manière stratégique et d’assurer un leadership efficace dans la gestion des opérations administratives et de la gestion des installations. Ceci vise à atteindre les objectifs et les buts stratégiques de l’UA, tout en garantissant la fourniture de services de qualité et en temps opportun pour répondre aux besoins des clients et des parties prenantes. Cela s’applique à tous les aspects de la gestion administrative ainsi qu’à la gestion et à l’entretien des installations au sein de l’Union.

Principales Fonctions

1. Développement, mise en œuvre et suivi des politiques, stratégies et programmes pour soutenir les décisions des organes délibérants de l’UA.
2. Mise en œuvre de la stratégie de la Division en harmonie avec les objectifs de l’OSSD et de l’organisation.
3. Gestion des budgets, supervision de la performance des projets et de la qualité des programmes, et maintien d’un environnement de travail positif.
4. Supervision et direction du personnel avec une gestion efficace, tout en renforçant les compétences et les capacités à travers des initiatives appropriées.
5. Garantie de la qualité et de la ponctualité des services nécessaires pour atteindre les objectifs annuels conformément à la stratégie globale de l’organisation.
6. Développement et maintien de systèmes de suivi et d’évaluation pour assurer une performance optimale du personnel.
7. Leadership technique, supervision et gestion efficace de la Division.
8. Gestion efficiente des fonds alloués au fonds de maintenance.
9. Élaboration de politiques et de lignes directrices alignées sur les objectifs stratégiques de l’UA pour la mise en œuvre de programmes conformes aux buts de la Division.
10. Supervision et suivi de toutes les activités pour assurer des résultats positifs et des progrès.
11. Promotion de bonnes relations de travail avec les autres entités de l’organisation.
12. Création d’un environnement favorable à la collaboration et au partage d’informations au sein des équipes.
13. Gestion des risques par l’identification de mesures correctives et l’assurance de la continuité des opérations de la Division.

Responsabilités spécifiques

• Assurer la gestion quotidienne et la supervision des opérations de soutien pour les installations, l’administration et la flotte de véhicules, en veillant à la conformité avec les normes et politiques en vigueur.
• Élaborer et suivre le budget des installations, de l’administration et de la gestion de la flotte de véhicules, en prévoyant les dépenses futures en fonction des besoins opérationnels à long terme et des objectifs de l’organisation.
• Organiser la cession des actifs obsolètes et perdus selon les règles financières et politiques de l’organisation en matière de biens et d’équipements.
• Évaluer régulièrement l’efficacité des procédures opérationnelles pour la gestion des installations, de l’administration et de la flotte de véhicules, afin de les améliorer continuellement en matière de gestion des risques, conformément aux objectifs et politiques organisationnels.
• Rédiger des rapports d’avancement de projet pour les acceptations provisoires et finales.
• Assurer la gestion des installations et des espaces de bureau existants avec un programme d’entretien préventif et correctif pour garantir une disponibilité 24/7 et fournir des services de qualité aux occupants des bâtiments, ainsi qu’aux clients et parties prenantes.
• Superviser les projets de construction et de rénovation des installations de l’organisation, y compris les inspections régulières, conformément aux normes établies et proposer des améliorations si nécessaire.
• Évaluer la performance globale en collectant, analysant et interprétant les données relatives à la gestion des installations et de la flotte de véhicules.
• Exécuter toute autre tâche pertinente confiée par la hiérarchie.

Exigences en matière de formation universitaire et d’expérience

1. Le postulant doit posséder un diplôme de Master (Bac+5) dans des domaines tels que l’administration des affaires, le développement organisationnel, l’ingénierie, la gestion des installations ou des opérations, ou dans des domaines similaires, délivré par une institution d’enseignement reconnue. Une expérience d’au moins 12 ans dans le domaine pertinent est requise, comprenant sept (7) années à des postes de direction et cinq (5) années à des postes de supervision.

Expérience professionnelle et compétences requises

2. Il est indispensable de détenir une expérience pratique dans la gestion des installations, ainsi que dans l’ingénierie et la gestion des opérations. De plus, une expérience avérée en gestion et en direction technique dans la prestation de services de soutien opérationnel est essentielle. Une expérience professionnelle au sein d’organisations internationales et du secteur public serait fortement valorisée. La détention de certifications en développement et opérations organisationnels stratégiques, en gestion d’installations, en gestion de projets, en automatisation de bâtiments et en ingénierie constituerait un atout supplémentaire.

Compétences essentielles

1. Excellentes compétences en communication orale et écrite dans l’une des langues officielles de l’Union Africaine (anglais, arabe, français ou portugais), avec une familiarité pratique dans une autre langue de l’UA, serait bénéfique.
2. Expérience démontrée dans la gestion d’équipes multidisciplinaires dans un environnement culturellement diversifié.
3. Capacité à identifier et à aborder des enjeux stratégiques majeurs, ainsi qu’à saisir les opportunités et à gérer les risques.
4. Aptitude avérée en planification et organisation.
5. Excellentes compétences en négociation et résolution de conflits.
6. Capacité à travailler efficacement sous pression et à jongler avec des tâches multiples dans des délais serrés.
7. Habileté à entretenir des relations interpersonnelles solides avec diverses parties prenantes, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’institution.
8. Esprit créatif et stratégique axé sur l’exécution efficace des projets, avec une expérience avérée dans la direction d’équipes multifonctionnelles chargées de projets ; aptitude à orienter ces équipes vers l’amélioration continue de la performance et des compétences, ainsi qu’à prendre des décisions rationnelles.
9. Capacité à résoudre les problèmes avec une analyse approfondie, à rechercher des solutions et à gérer les risques, en s’appuyant sur des expériences antérieures pour prendre des décisions éclairées.
10. Compétences interpersonnelles solides, incluant la capacité à établir des relations de travail harmonieuses et à collaborer de manière flexible avec des collègues issus de différentes divisions, départements et institutions pour atteindre les objectifs organisationnels.
11. Excellence en rédaction, en rapports et en présentations.
12. Maîtrise des logiciels standard tels que Microsoft Office, ArchiFM et autres.