La Banque Africaine de Développement recrute un(e) Assistant(e) d’équipe à Yaoundé !
- Lieu de travail : Yaoundé, Cameroun
- Grade : GS6
- Numéro de poste : 50071221
- Date de publication : 24 avril 2024
- Date de clôture : 23 mai 2024
LA BANQUE AFRICAINE DE DÉVELOPPEMENT :
Fondée en 1964, la Banque africaine de développement occupe une place centrale en tant que principale institution panafricaine dédiée au développement. Son objectif principal est de stimuler la croissance économique et d’encourager le progrès social sur l’ensemble du continent africain. Avec 81 pays membres, comprenant 54 nations africaines (connues sous le nom de membres régionaux), la Banque s’engage à soutenir financièrement et techniquement des projets de transformation qui auront un impact significatif sur la réduction de la pauvreté, grâce à une croissance économique inclusive et durable.
Dans le cadre de la Stratégie décennale (2023-2032), la Banque renforce sa concentration sur ses objectifs fondamentaux, identifiant cinq priorités majeures (Top 5) visant à accélérer les progrès en faveur de l’Afrique. Ces priorités incluent le domaine de l’énergie, de l’agroalimentaire, de l’industrialisation, de l’intégration régionale et de l’amélioration de la qualité de vie pour les populations africaines.
LE RÔLE DE L’ASSISTANT(E) D’ÉQUIPE :
Au sein des Services généraux d’appui, l’Assistant(e) d’équipe occupe une fonction cruciale en fournissant un soutien administratif essentiel au bon déroulement des activités du Département. Son objectif principal est de décharger le Manager de toutes les tâches qui pourraient entraver sa capacité à remplir efficacement ses responsabilités de haut niveau.
Bien que chaque Département puisse avoir ses spécificités, le rôle de l’Assistant(e) d’équipe demeure relativement uniforme, visant à garantir un fonctionnement fluide des services concernés.
Par conséquent, le travail de l’Assistant(e) d’équipe joue un rôle crucial dans la facilitation et la contribution au succès du Manager dans l’accomplissement efficace de ses fonctions, contribuant ainsi à la réalisation des objectifs prioritaires définis.
GESTION DU FLUX DE TRAVAIL
- Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants du Département.
- Veiller à ce que les documents présentés au Manager pour signature soient complets, accompagnés de pièces jointes et de documents de référence nécessaires.
- Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base des instructions, puis la finaliser pour la signature du Manager.
- Vérifier que la correspondance sortante est conforme aux formats convenus par la Banque, en repérant les éventuelles erreurs typographiques, assurant la présentation, l’exhaustivité et la procédure correcte de tous les documents soumis au Manager pour autorisation, approbation ou signature.
- Examiner et classer les correspondances prioritaires et importantes, et les soumettre en conséquence.
- Assurer le suivi pour respecter les dates et les échéances fixées en utilisant des outils de suivi appropriés, et garantir que la correspondance et les requêtes soient traitées en temps opportun.
- Acheminer les correspondances pour que le Manager puisse agir, ou les envoyer directement à la Division concernée, si nécessaire
COMMUNICATION ET LIAISON
Responsabilités:
- Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques avec professionnalisme et discrétion.
- Évaluer la nature et l’urgence de chaque contact et agir en conséquence, y compris en les dirigeant vers les services compétents.
- Gérer les appels et les visites du responsable, en prenant rendez-vous si nécessaire.
- Fournir des informations générales au responsable concernant les rendez-vous avec les visiteurs officiels ou les membres du personnel.
- Assurer la liaison entre le responsable, les chefs de division et les autres membres du personnel du département.
- Suivre l’avancement des tâches avec les chefs de division.
- Organiser les réunions hebdomadaires et ad hoc du responsable, en tenant compte de son emploi du temps et de son programme hebdomadaire.
- Définir l’heure et le lieu des réunions, rassembler les documents d’information nécessaires pour les réunions concernées, informer les chefs de division et les autres membres du personnel des réunions programmées.
TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION
Responsabilités:
- Mettre en place et maintenir un système de classement efficace pour les dossiers physiques et électroniques, répondant aux besoins du département.
- Élaborer un calendrier hebdomadaire des activités, indiquant toutes les réunions auxquelles le responsable et les autres membres du personnel doivent participer, y compris les visites externes au département.
- Obtenir les notes d’information et les documents de référence nécessaires pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels le personnel de l’équipe participera, en vérifiant leur disponibilité et en s’assurant qu’ils disposent des dossiers et documents appropriés.
- Mettre à jour et maintenir le répertoire des adresses des partenaires collaborant avec le département.
ADMINISTRATION DE BUREAU
Responsabilités:
- Organiser les voyages du responsable, y compris la réservation des billets d’avion, des hôtels, etc.
- Préparer des présentations à l’aide de PowerPoint et d’autres logiciels, de sa propre initiative ou sur la base d’instructions.
- Effectuer d’autres tâches administratives de bureau (photocopie, e-mails) selon les besoins.
COMPÉTENCES (Qualifications, expérience et connaissances)
Qualifications requises:
- Licence en gestion commerciale, commerce, administration ou une discipline connexe.
- Formation en secrétariat et/ou en administration et gestion de bureau (un atout).
Expérience:
- Minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente et pratique dans des postes administratifs et de secrétariat, idéalement dans des bureaux d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires.
- Expérience dans le secteur privé (un atout).
Compétences:
- Bonne connaissance de l’administration et des services d’appui de bureau, y compris les systèmes et les procédures.
- Excellentes compétences en coordination, sens de l’organisation et méthodologie.
- Engagement fort à offrir un service client exceptionnel, axé sur l’accueil et l’assistance administrative.
- Excellentes compétences interpersonnelles, de planification et d’organisation.
- Capacité à réagir rapidement et efficacement aux demandes urgentes.
- Flexibilité, attitude positive face au changement et approche constructive et créative de la résolution de problèmes.
- Maîtrise des équipements de bureau standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.).
Compétences requises
- Communication: Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais, avec une connaissance pratique de l’autre langue souhaitée.
- Résolution de problèmes: Aptitude à identifier, analyser et résoudre des problèmes de manière efficace et créative.
- Orientation client: Engagement fort à fournir un service client exceptionnel, en anticipant les besoins et en dépassant les attentes.
- Travail en équipe: Capacité à collaborer efficacement au sein d’une équipe et à contribuer à un environnement de travail positif et productif.
- Efficacité opérationnelle: Aptitude à gérer efficacement le temps et les ressources, à respecter les délais et à atteindre les objectifs.
- Innovation et créativité: Capacité à penser de manière originale et à proposer des solutions nouvelles et innovantes.
- Sens du détail: Aptitude à travailler avec précision et minutie, en veillant à l’exactitude et à la qualité du travail.
Compétences informatiques
- Maîtrise des applications Microsoft Office standard (Word, Excel, Access, PowerPoint).
- Connaissance d’un système intégré de gestion de documents (SAP ou autre) est un atout.
Conditions particulières
- Le présent poste n’ouvre pas droit aux conditions d’emploi international. Le titulaire du poste sera considéré comme membre du personnel local et ne bénéficiera pas du statut de fonctionnaire international.
