Sous la supervision du Responsable Administratif et financier, le/la titulaire du poste sera principalement en charge d’assurer et/ou de faciliter :
Attribution des tâches
Gestion Evènementielle
- Assurer l’élaboration des cotations et des contrats de prestations de service,
- S’assurer de la disponibilité du matériel lors des ateliers,
- Assister à la mise en place de la salle : disposition des badges, cartes de tables, chevalet, chemises des participants, eau.
- Assurer la réservation et l’achat des billets d’avions nationaux
- Assurer la réservation des billets d’avion internationaux, effectuer la comparaison des prix et soumettre l’achat au BRY
- Organiser les missions du personnel du projet et des partenaires.
- Rédige les lettres d’invitation et lettres de remerciements et organise leurs distributions auprès des différents partenaires ;
- Veille à l’archivage systématique des listes de présence des ateliers et formations dans le classeur correspondant du DMS
- Procéder en cas de nécessité au paiement des frais de mission des participants aux ateliers conformément au budget approuvé.
Gestion Logistique-administrative
- Surveiller la disponibilité des accessoires et du stock, et organiser les approvisionnements conformément aux directives,
- Réception du matériel et organisation du transfert vers le lieu de destination ;
- Mettre en place et assurer actualisation de la Masterlist achat,
- Avec l’appui du personnel désigné (Chauffeur), organiser le déplacement des chauffeurs,
- Effectuer d’autres tâches selon les besoins et les exigences de la hiérarchie.
- Assurer le bon fonctionnement de l’administration du projet conformément aux règles et procédures de la GIZ,
- Appuyer à la rédaction des correspondances ;
- Gérer les stocks de consommable et fournitures de bureau
- L’archivage et de l’organisation des dossiers administratifs dans le DMS et le Serveur du projet conformément aux règles de la GIZ,
- Contribuer à l’organisation des réunions d’équipe.
PROFIL REQUIS
Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification
- Minimum BAC + 3 en Gestion ou Logistique ou autre diplôme équivalent ;
Expérience professionnelle
- 2 à 3 ans d’expériences professionnelles à un poste similaire
Autres connaissances/compétences
- Bonne connaissance des procédures de passations des marchés,
- Bonne connaissance pratique de l’organisation des événements et d’utilisation des technologies de l’information,
- Maitrise de l’Anglais et du Français.
- Capacité à travailler sous pression et en équipe multiculturel,
- Bonne aptitude relationnelle,
- Bon sens de l’organisation du travail et respect des délais.
Date du début de contrat : 01 Janvier 2024
Période de contrat : 2 ans (renouvelable)
Lieu d’affectation : Yaoundé
Classification interne du poste : Bande 3, sous la supervision hiérarchique du RAF
Composition et dépôt des candidatures
Composition (exigée) des dossiers de candidature : Lettre de motivation, CV (2 pages maxi seules les candidatures remplissant ses conditions seront prises en compte.
COMMENT POSTULER?
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Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
