L’Union Africaine recherche dans le cadre de ses activités les profils suivants: 

• Assistant Administratif 
• 02 Secrétaire (AUSC)  

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L’Union Africaine recherche dans le cadre de ses activités 02 SecrétaireS (AUSC)

Objectif du poste 

Assurer les services de secrétariat et de soutien administratif au superviseur concerné ou au Bureau en général en vue de son bon fonctionnement.

Principales fonctions

• • Fournir un soutien opérationnel en temps utile ;
  • Mettre en œuvre les activités opérationnelles conformément au calendrier et établir des rapports ;
  • Aider au suivi des activités logistiques, à la mise en œuvre des activités et à la fourniture d’informations actualisées ;
  • Communiquer de manière efficace avec les parties prenantes internes et externes ;
  • Assurer le suivi des décisions issues des réunions et des résultats issus des échanges et veiller à leur mise en œuvre ;

• Préparer les communications quotidiennes du bureau et aider à la compilation des données et des informations à des fins de production de rapports ;
• Contribuer à la création, à l’amélioration et à la maintenance des systèmes d’enregistrement et de recherche ;
• Assurer le suivi de la fourniture et de l’entretien des installations et du matériel de bureau.

Responsabilités spécifiques

• Recevoir la correspondance courante et préparer les réponses pour signature par les superviseurs 
• Saisir et corriger les documents, les rapports, etc. qui pourraient être demandés par ses superviseurs ; 
• Recevoir les visiteurs et les membres du personnel et leur fournir les informations de base sur les questions et les procédures pertinentes ;
• Aider au suivi des activités logistiques, à la mise en œuvre des activités et à la fourniture d’informations actualisées ;
• Maintenir un système de classement et d’enregistrement approprié pour tous les courriers et documents entrants et sortants ; 
• Répondre et filtrer les différentes correspondances telles que les appels téléphoniques et les messages électroniques et assurer le suivi avec les superviseurs et les partenaires ; 
• Tenir à jour l’agenda des rendez-vous des superviseurs ; 
• Assurer un bon entretien du matériel et signaler toute défaillance à des fins d’entretien et autres actions requises ;
• Fournir un soutien administratif quotidien de routine aux différents services des Unités auxquelles le titulaire est rattaché ;
• Veiller au stock de papeterie, à la disponibilité des équipements et des fournitures au sein du bureau dont il a la charge ;
• Assurer des services d’accueil, le cas échéant ; et  S’acquitter de tout autre tâche et responsabilité qui pourrait lui être confiée.

Formations universitaires et expériences requises

• Le candidat doit être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en secrétariat, services administratifs, gestion de bureau ou dans un domaine d’études connexe, avec une expérience pertinente de trois ans en secrétariat dans des organisations publiques, des missions diplomatiques, des organisations internationales ou des organisations non gouvernementales internationales.
• Ou il doit être titulaire d’une Licence en secrétariat, services administratifs, gestion de bureau ou dans un domaine d’études connexe, avec une expérience pertinente d’au moins 2 ans dans le domaine du secrétariat au sein d’une organisation publique, d’une mission diplomatique, d’une organisation internationale ou d’une organisation internationale non gouvernementale.
• Une formation liée à la communication serait un atout supplémentaire.

Compétences requises

• Excellente connaissance des applications bureautiques telles que Word, Excel, Outlook et PowerPoint
• Excellentes aptitudes en matière de planification et d’organisation ; 
• Très bonnes compétences en dactylographie, avec une vitesse d’au moins 50 mots par minute ;
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles ;
• Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite ;
• Maîtrise de l’une des langues de travail officielles de l’UA (Anglais, Français, Arabe, Portugais, Espagnol et Kiswahili) est une exigence, tandis que la maîtrise de deux langues, en particulier l’anglais et le français, est un avantage.
• Avoir un bon esprit d’équipe et capacité à travailler dans un environnement multiculturel ; 
• Bonnes compétences analytiques et capacité à identifier des solutions et des options viables, caractère ferme, mais flexible, confiance en soi ; 
• Capacité à gérer le stress ; 
• Avoir une forte personnalité tout en étant amical, poli et patient ; 
• Capable de travailler rapidement, efficacement et avec précision, tout en respectant des délais serrés ; 
• Capable de travailler sans surveillance et d’agir de sa propre initiative ;

Compétences en leadership

• Valorisation des autres:
• Flexibilité
• Sensibilisation aux risques et respect des règles

Compétences de base

• Esprit d’équipe et collaboration
• Sensibilisation à la responsabilité et respect des règles
• Perception de l’apprentissage.
• Communication claire

Compétences fonctionnelles

• Dépannage
• Connaissance du travail et partage de l’information ….
• Axé sur les tâches
• Sensibilisation au perfectionnement continu

ÉGALITÉ DE CHANCES: 

La Commission de l’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.

DURÉE DU CONTRAT ET PRISE DE FONCTION: 

L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat régulier pour une période de 3 ans, dont les 12 premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat est renouvelable pour une période de deux ans, sous réserve de résultats et de réalisations satisfaisants.

DES LANGUES: 

Maîtrise de l’une des langues de travail officielles de l’UA (Anglais, Français, Arabe, Portugais, Espagnol et Kiswahili) est une exigence, tandis que la maîtrise de deux langues, en particulier l’anglais et le français, est un avantage

COMMENT POSTULER?

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L’Union Africaine recherche dans le cadre de ses activités 01 Assistant Administratif (AUSC) 

Objectif du poste 

Faciliter le bon fonctionnement des services de soutien administratif, y compris, mais sans s’y limiter, l’administration et la gestion de bureau, les services généraux, les opérations, la gestion des dossiers, les achats, etc. au sein de l’Unité des finances et de l’administration de l’AUSC et au-delà, selon les besoins.

Principales fonctions

• • Fournir un soutien opérationnel en temps utile ;
  • Aider à la planification des activités ; 
  • Préparer les calendriers de travail et assurer le suivi de la mise en œuvre ; 
  • Coordonner et/ou participer à l’assistance technique et/ou au travail logistique ;
  • Contribuer à la création, à l’amélioration et à la maintenance des processus et systèmes opérationnels ;
  • Préparer la communication de bureau et rédiger des rapports ;

• Gérer la communication au niveau opérationnel et fournir une mise à jour ; 
• Contribuer à la compilation et à la mise à jour des données et des informations pour la préparation, la mise en œuvre et le suivi des budgets, des activités, etc.

Responsabilités spécifiques

• Fournir un soutien administratif conformément au mandat du Bureau ;
• Accomplir toutes les tâches liées aux questions administratives relatives à l’organisation des réunions, des séminaires, des ateliers et des conférences prévus dans le cadre du plan de travail du Conseil du sport de l’UA, y compris la réservation et l’organisation des lieux de réunion, l’organisation du voyage des participants et d’autres arrangements administratifs ; 
• Organiser tous les voyages liés aux activités de l’AUSC, y compris les missions d’enquête, les missions de suivi et autres activités similaires qui nécessitent une organisation des voyages ;
• Assister le Bureau dans la préparation en temps utile des documents pertinents destinés aux réunions, séminaires, ateliers et conférences, et dans la finalisation des rapports y afférents ; 
• Prendre des mesures administratives liées à l’acquisition d’équipements et de services, notamment la préparation de bons de commande, de contrats de consultants, de demandes de paiement associées, ainsi que le contrôle et le suivi de ces demandes ; 
• Assurer la liaison avec les agences partenaires sur les questions financières et administratives pertinentes, ainsi qu’avec les parties prenantes internes, notamment les Unités Administration, Finances, RH au sein de l’AUSC et des directions correspondantes au niveau du siège de l’UA, selon les besoins ;
• Faciliter la mise en œuvre et le suivi des budgets, le cas échéant ; assurer la liaison avec l’aide-comptable et le Chargé des finances et de l’administration sur les questions budgétaires, selon les besoins ;
• Fournir du soutien en matière de communication afin de donner des réponses rapides aux demandes de renseignements, répondre aux appels, courriels et correspondances ; aider l’équipe de secrétaires lorsque cela est nécessaire ;
• Rédiger et finaliser les correspondances, les rapports et les documents et s’assurer de l’exactitude du style et du respect des procédures et normes de l’UA ; 
• Mettre en place un système de classement de tous les courriers entrant et sortant, y compris l’établissement d’un système physique et électronique d’enregistrement et d’archivage des documents ; créer, mettre à jour et tenir à jour des dossiers spéciaux (de nature confidentielle ou pour un accès privilégié à un officiel) via un système de classement organisé ;
• Gérer les correspondances pour prendre des mesures prioritaires, signaler les échéances et agir sur les affaires courantes ; 
• Organiser et tenir à jour le calendrier des rendez-vous et préparer les plannings de voyage pour les missions ; planifier les rendez-vous, les réunions et les voyages qui peuvent nécessiter la coordination des arrangements pour plusieurs participants ;
• S’acquitter de tout autre tâche qui pourrait lui être confiée.

Formations universitaires et expériences requises

• Le candidat doit être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 ou d’une Licence en administration, gestion, gestion de bureau ou dans un domaine connexe, avec une expérience professionnelle pertinente de trois (3) et deux (2) ans respectivement.
• Une expérience de travail dans des organisations internationales serait un atout important. 
• Une expérience ou une connaissance des tâches liées à la gestion de bureau, des tâches de secrétariat, de la gestion des dossiers, des achats et de la gestion de la chaîne d’approvisionnement est requise.
• Une compréhension des processus d’achat est requise.
• Une compréhension et une expérience de la gestion des installations et du traitement des correspondances sont requises.
• Une expérience en matière de rédaction de communications officielles, de préparation de rapports et de résumés, de présentation d’informations permettant une analyse et une compréhension faciles est requise.
• Une expérience dans l’organisation d’événements, la liaison avec les diverses parties prenantes et fonctions de soutien.

Compétences requises

• Excellentes aptitudes en matière de rédaction et de présentation de données ;
• Capacité à travailler sous pression et dans le respect de délais précisément fixés ;
• Capacité à coordonner des activités, à contribuer à la planification, à comprendre le lien entre les activités et les objectifs du Bureau ;
• Excellentes connaissances et expérience d’utilisation des applications bureautiques, y compris, mais sans s’y limiter, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint ; Une expérience d’utilisation du système SAP serait un atout important.
• Très bonnes compétences en relations interpersonnelles, capacité à travailler et à s’entendre avec divers interlocuteurs et parties prenantes ;
• Très bonnes capacités de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral ;
• Excellent sens de l’organisation, très bonne gestion du temps ;
• Sens du détail ; proactif, adaptable et flexible selon les besoins ;
• Capacité à comprendre les exigences et les normes des parties prenantes internes et externes ; une disponibilité à aider à tout moment ;
• La compréhension des systèmes de travail de l’UA, en particulier ceux de l’administration générale, des ressources humaines, des finances, des achats, du protocole et de la gestion des conférences serait un avantage.
• Une compréhension de l’environnement de travail diplomatique, de ses exigences et de ses réalités est requise.
• La maîtrise d’une des langues de travail de l’UA (anglais, arabe, espagnol, français, portugais) est requise. La connaissance d’une deuxième langue de travail de l’UA serait un atout. La maîtrise de la langue française serait un atout. Une expérience de travail dans des organisations internationales serait un atout.

Compétences en leadership

• Valorisation des autres:
• Flexibilité
• Sensibilisation aux risques et respect des règles

Compétences de base

• Esprit d’équipe et collaboration
• Sensibilisation à la responsabilité et respect des règles
• Perception de l’apprentissage.
• Communication claire
• Compétences fonctionnelles
• Dépannage
• Connaissances du métier et partage de l’information
• Axé sur les tâches
• Sensibilisation au perfectionnement continu

ÉGALITÉ DE CHANCES: 

La Commission de l’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.

DURÉE DU CONTRAT ET PRISE DE FONCTION: 

L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat régulier pour une période de 3 ans, dont les 12 premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat est renouvelable pour une période de deux ans, sous réserve de résultats et de réalisations satisfaisants.

DES LANGUES: 

Maîtrise d’une des langues de travail de l’Union africaine (anglais, arabe, espagnol, français, portugais). La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout supplémentaire.

COMMENT POSTULER? 

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Délai: 13 février 2023

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