Offre d’emploi: Assistant(e) Administratif(ive) – PNUD

Informations sur l’emploi au PNUD – Poste à pourvoir à Yaoundé, Cameroun

Détails du poste

• Identifiant du poste : 23034
• Date de publication : 23 décembre 2024, 14h02
• Date limite pour postuler : 1er juillet 2025, 05h59
• Type d’horaire : Temps plein
• Lieu de travail : Yaoundé, Cameroun
• Agence : Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD)
• Grade : G5
• Type de contrat : Contrat à durée déterminée
• Domaine d’activité : Gestion
• Bureau : Bureau régional pour l’Afrique
• Durée du contrat : 1 an, renouvelable sous conditions

Exigences en matière de qualifications

• Niveau d’études :
  1. Baccalauréat avec 2 ans d’expérience professionnelle, ou
  2. Certificat d’études secondaires avec 5 ans d’expérience professionnelle.
• Expérience souhaitée :
  1. Une expérience d’au moins 2 ans dans l’administration de services médicaux est un atout majeur.

• Langue obligatoire : Maîtrise du français
• Langue souhaitée : Une bonne connaissance de l’anglais représente un avantage compétitif.

Conditions générales

• Calendrier de recrutement : La période d’ouverture de ce poste est de 2 semaines.
• Mobilité : Aucune mobilité géographique requise.

Contexte

Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de ses équipes. Nous encourageons activement les candidatures de personnes issues de groupes sous-représentés, notamment les minorités ethniques, les communautés autochtones ou les personnes en situation de handicap. Toutes les candidatures sont traitées avec la plus grande confidentialité.

Le PNUD applique une politique de tolérance zéro vis-à-vis de l’exploitation et/ou des abus sexuels, ainsi que de toute forme de harcèlement ou de discrimination. Les candidats sélectionnés devront se soumettre à des vérifications rigoureuses de leurs références et de leur passé professionnel.

Présentation Organisationnelle

Le PNUD est présent dans 170 pays et territoires où il œuvre pour :

• Éliminer la pauvreté,
• Réduire les inégalités et l’exclusion,
• Renforcer la résilience des communautés pour un développement durable à long terme.

En tant qu’agence leader en développement des Nations Unies, le PNUD accompagne les pays dans la réalisation des Objectifs de Développement Durable (ODD).

Dans cette optique, les Cliniques des Nations Unies, gérées par le PNUD, offrent :

• Des soins cliniques primaires,
• Des services de santé au travail,
  pour le personnel des Nations Unies et leurs ayants droit, qu’ils soient recrutés localement ou internationalement.

Rôle et Responsabilités

Pour assurer le bon fonctionnement de ces cliniques, l’Assistant(e) Administratif(ive) joue un rôle essentiel. Sous la supervision du Médecin Hygiéniste des Nations Unies, il ou elle :

• Gère divers processus administratifs et organisationnels,
• Effectue des tâches standards de gestion financière,
• Garantit la qualité et la précision du travail effectué.

Objectif du Poste

L’Assistant(e) Administratif(ive) collabore étroitement avec :

• Le personnel chargé des opérations, des programmes et des projets au sein du bureau principal,
• Les équipes des autres agences des Nations Unies.

L’objectif est d’assurer une communication fluide, une échange efficace des informations et une prestation de services harmonisée.

Principales Tâches et Responsabilités

Découvrez les principales missions et responsabilités pour ce poste stratégique, réparties en cinq domaines essentiels : stratégies opérationnelles, efficacité administrative, soutien logistique, gestion des bureaux et des actifs, et développement des connaissances.

1. Mise en œuvre des stratégies opérationnelles

Garantir la mise en œuvre efficace des stratégies opérationnelles en visant les résultats suivants :

• Conformité totale des activités administratives et financières aux politiques, réglementations et stratégies de l’ONU et du PNUD.
• Contribution à la cartographie des processus administratifs du bureau pays (CO) et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (POS).
• Soutien à la préparation des plans de travail axés sur les résultats de l’équipe administrative.

2. Assurer un fonctionnement efficace et efficient de l’unité

Garantir une gestion fluide des activités en atteignant les objectifs suivants :

• Gestion des contacts avec les patients, visiteurs et personnel, organisation de réunions et rendez-vous, interprétation ou rédaction de comptes rendus selon les besoins.
• Préparation de documents d’information, présentations, discours et autres ressources nécessaires pour les réunions ou missions.
• Traduction de correspondances simples, si nécessaire.

3. Soutien administratif et logistique

Offrir un soutien complet pour les activités administratives et logistiques avec un focus sur:

• Organisation des expéditions et dédouanements, préparation et suivi des documents liés aux envois et réceptions du PNUD.
• Rôle d’acheteur dans Quantum, préparation des documents liés aux voyages et processus d’approvisionnement (RFQ, ITB, RFP).
• Organisation de réservations de voyages, préparation des autorisations, demandes de visas et autres documents nécessaires.
• Soutien logistique aux conférences, ateliers, retraites et gestion des services communs.
• Organisation et suivi de l’entretien des véhicules (transport, assurance, journal de bord, etc.).
• Gestion des fournitures de bureau, suivi des stocks et distribution au personnel.
• Maintenance d’un système d’archivage sécurisé et extraction de données à partir de différentes sources.
• Préparation de rapports statistiques, graphiques et tableaux à partir de données internes et externes.
• Suivi des engagements, délais et coordination pour la collecte des rapports.
• Assistance à la préparation budgétaire et soutien aux audits.

4. Gestion des bureaux et des actifs

Soutenir l’entretien et la gestion des actifs pour garantir l’efficience des bureaux :

• Tenue des registres des actifs et préparation de rapports associés.
• Suivi de l’entretien des locaux et des équipements.
• Soutien dans la gestion des services communs et des besoins d’entretien des bureaux.

5. Développement et partage des connaissances

Favoriser l’apprentissage organisationnel et le partage des savoirs grâce à :

• Participation à la formation du personnel sur les procédures administratives.
• Contribution active aux réseaux de connaissances et communautés de pratique pour diffuser les meilleures pratiques.

Autres tâches

Le titulaire du poste peut être amené à exécuter toute mission pertinente à son profil fonctionnel, jugée nécessaire pour le bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

Responsabilités de supervision et de gestion

Le poste inclut des responsabilités en matière de supervision et de gestion, permettant d’assurer un fonctionnement optimal des équipes et des processus.

Exigences du poste : Guide complet et optimisé

Éducation

• Baccalauréat requis : Toute personne titulaire d’un diplôme d’études secondaires peut postuler.
• Option facultative : Un diplôme universitaire en ressources humaines, gestion d’entreprise, administration publique ou dans un domaine équivalent sera pris en considération, mais il n’est pas obligatoire.

Expérience, connaissances et compétences

• Expérience professionnelle :
  1. 5 ans d’expérience en administration ou en appui aux programmes avec un diplôme secondaire.
  2. 2 ans d’expérience similaire avec une licence.
• Expérience dans le domaine médical : Une expérience de 2 ans dans l’administration des services médicaux est un atout important.
• Expérience au sein des Nations Unies : Une expérience dans l’administration et les finances des Nations Unies est valorisée.
• Connaissance des règles du PNUD : Une compréhension des procédures en matière d’achats est un atout.
• Maîtrise des outils informatiques : L’utilisation de MS Word, Excel, et d’autres logiciels de bureautique est requise.
• Compétences linguistiques :
  1. Français : Maîtrise obligatoire.
  2. Anglais : Bonne connaissance souhaitée.

Compétences attendues

Compétences clés :

1. Orientation vers les résultats :

• Identifier des solutions efficaces, simplifier les processus, équilibrer rapidité et précision.

1. Innovation :

• Proposer des idées nouvelles, adopter des approches créatives et développer une pensée systémique.

1. Apprentissage continu :

• Sortir de sa zone de confort, apprendre des autres, encourager le développement mutuel.

1. Agilité et adaptation :

• Réagir avec souplesse aux changements, impliquer les autres dans le processus d’adaptation.

1. Détermination :

• Gérer la pression, persévérer dans des environnements exigeants.

1. Collaboration et partenariat :

• Rassembler les parties prenantes, établir et maintenir des coalitions.

1. Diversité et inclusion :

• Faciliter les échanges pour surmonter les différences culturelles et promouvoir la prise de décision inclusive.

Compétences transversales et techniques

1. Gestion des affaires : Satisfaction client

• Réagir avec rapidité et pertinence, offrir des solutions adaptées dans les délais impartis.
• Comprendre les besoins des clients, anticiper leurs préoccupations et dépasser leurs attentes.

2. Santé : Approvisionnement de produits médicaux

• Expertise dans l’achat et la gestion des produits de santé.

3. Éthique : Politiques des Nations Unies

• Connaissance approfondie des statuts et règlements des Nations Unies, notamment sur les questions d’éthique et d’intégrité.

4. Communication

• Capacité à communiquer de manière claire et concise, à l’écrit comme à l’oral.
• Gestion des communications via les médias, les réseaux sociaux, et autres canaux pertinents.

5. Administration et opérations : Gestion des actifs et stocks

• Gestion des actifs : Suivi précis des immobilisations corporelles, préparation d’états financiers, et maintenance des données dans l’ERP.
• Gestion des stocks : Maintenir un niveau suffisant d’articles en inventaire et garantir un reporting précis pour les items dépassant les 5 000 $.

6. Finance : Rapports financiers et analyses

• Produire des rapports détaillés et mener des analyses financières approfondies.

Comprendre les Normes et Pratiques Financières dans le Secteur Public

Définition :

L’objectif est de maîtriser l’évolution des cadres réglementaires, normes juridiques et éthiques appliquées à l’information financière dans le secteur public. Cela inclut la capacité à :

• Collecter et analyser des données financières.
• En extraire des informations pertinentes.
• Présenter ces informations de manière claire, cohérente et significative pour faciliter une prise de décision efficace et un suivi optimal des performances.

Il est également essentiel de comprendre les bénéfices du rapport intégré, qui met en avant non seulement les ressources financières, mais aussi des éléments non financiers tels que :

• Le capital humain.
• Les ressources sociales et intellectuelles.
• Les performances en matière d’environnement et de gouvernance.

Mots-clés essentiels :

• Administration
• Éthique
• Travail d’équipe
• Orientation client
• Achats
• Gestion des conflits

Informations importantes pour les candidats :

Clause de non-responsabilité :

• Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Informations sur le “Roster” du PNUD :

Le PNUD se réserve le droit :

1. De sélectionner un ou plusieurs candidats dans le cadre de cet avis de vacance.
2. De conserver des candidatures pour les postes similaires, avec un niveau hiérarchique, une expérience et des exigences similaires.

Diversité et inclusion dans la main-d’œuvre :

Le PNUD valorise la diversité et encourage les candidats de tous horizons à postuler, sans distinction de :

• Sexe
• Nationalité
• Handicap
• Orientation sexuelle
• Religion
• Origine ethnique

Toutes les candidatures seront traitées avec une confidentialité absolue.

Avertissement sur les arnaques :

• Attention : Les Nations Unies ne demandent aucun frais à quelque étape que ce soit du processus de recrutement.
• Soyez vigilant face aux sollicitations frauduleuses ou à l’utilisation abusive des logos et emblèmes de l’ONU.

Ne partagez jamais vos informations personnelles sans vérifier la fiabilité de la source.