Offre d’emploi: Assistant du Directeur Exécutif

AVIS DE RECRUTEMENT : Assistant du Directeur Exécutif – CAMFAIDS Cameroonian Foundation for AIDS

Titre : Poste d’Assistant du Directeur Exécutif — Contrat à Durée Déterminée (06 mois) avec option de renouvellement — Période d’essai d’un mois — Lieu d’affectation : Yaoundé

Rôle

Sous la supervision du Directeur Exécutif et en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe de la Direction II/EIIe, vous jouerez un rôle clé en tant qu’Assistant du Directeur Exécutif. Votre mission consistera à faciliter la mise en œuvre de la mission du Directeur Exécutif en le secondant et en prenant en charge les tâches organisationnelles liées à sa responsabilité. Vous pourrez également être amené(e) à soutenir plusieurs responsables, à coordonner une équipe et à servir d’interface avec différents services.

Support administratif

En tant qu’Assistant du Directeur Exécutif, vous serez responsable des tâches administratives suivantes :

• Préparation et suivi des dossiers en amont
• Gestion de l’ordre du jour et du planning
• Rédaction de comptes rendus
• Gestion complexe de l’agenda du Directeur : organisation proactive et active de réunions et de rendez-vous
• Gestion de diverses demandes telles que les demandes de badges visiteurs, les boissons pour les réunions, la climatisation/chauffage, la préparation des espaces communs
• Gestion documentaire : numérisation et diffusion de documents, suivi des demandes de coursiers et d’envoi de courriers

Support à la vie d’équipe

Vous apporterez également votre soutien à la vie d’équipe en effectuant les tâches suivantes :

• Aide à l’organisation des voyages, y compris la création d’itinéraires et la préparation des dossiers pour l’obtention des visas
• Organisation des réunions d’équipe mensuelles
• Organisation d’événements d’équipe plusieurs fois par an, tant au siège qu’à l’extérieur
• Organisation d’échanges mensuels
• Organisation et commandes de petits-déjeuners, déjeuners et goûters

Vie du département et accompagnement des nouveaux arrivants

Vous contribuerez à la vie du département en intégrant les nouveaux membres de l’équipe, en planifiant les congés, etc.

Support sur des sujets spécifiques

Enfin, vous apporterez également un soutien sur des sujets spécifiques selon les besoins.

Titre : Support renforcé auprès de l’équipe de la Direction Exécutive

Suivi et gestion des demandes adressées

En tant que membre de l’équipe de la Direction Exécutive, vous jouerez un rôle essentiel dans le suivi et la gestion des demandes reçues. Vos responsabilités incluront la réalisation de tableaux de suivi, le suivi des signatures et la diffusion des informations par e-mail aux équipes concernées. De plus, vous apporterez une aide précieuse à la préparation de présentations PowerPoint pour les différentes équipes de l’organisation. Cette liste de tâches n’est pas exhaustive, et selon votre profil et vos compétences, vous pourrez être amené(e) à travailler sur d’autres sujets.

Organisation des voyages, déplacements et événements

Vous serez également chargé(e) d’organiser efficacement les voyages, les déplacements et les événements tels que les séminaires, les salons professionnels et les réunions diverses. Votre participation active lors des réunions opérationnelles sera appréciée, et vous serez l’interface entre la Direction Exécutive et les autres services de l’association. En l’absence du Directeur Exécutif, vous devrez gérer sa boîte e-mail et prendre en charge la réception et la répartition des appels d’offres. De plus, vous élaborerez des revues d’indicateurs clés et des tableaux de bord opérationnels pour assurer un suivi efficace des activités.

Compétences requises

Compétences fonctionnelles :

En tant que membre de l’équipe de la Direction Exécutive, vous devrez démontrer les compétences suivantes :

1. Professionnalisme : Faire preuve de professionnalisme en ayant une connaissance approfondie de la gestion administrative, des droits de l’homme, de la santé communautaire et du genre au Cameroun, ainsi que des méthodes pour les aborder. Vous devez être capable de collecter des informations provenant de différentes sources, être fière/fier de votre travail et de vos réalisations, et faire preuve de compétence et de maîtrise du sujet. Vous devez être consciencieux(euse) et efficace dans le respect des engagements, respecter les délais et obtenir des résultats pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Vous devez également faire preuve de persévérance face aux obstacles et garder votre calme dans les situations stressantes. Vous devez avoir la volonté de promouvoir l’équité des sexes et la protection des minorités en assurant la participation pleine et égale de tous dans tous les aspects du travail.
2. Communication : Avoir d’excellentes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit. Vous devez être capable de vous exprimer clairement et efficacement, écouter les autres, interpréter correctement les messages et y répondre de manière appropriée. Vous devez poser des questions pour obtenir des éclaircissements et avoir une communication bidirectionnelle. Vous devez être capable d’adapter votre langage, votre ton, votre style et votre présentation en fonction du public. Vous devez également être apte à partager l’information et à tenir chacun au courant.
3. Travail d’équipe : Collaborer avec vos collègues afin d’atteindre les objectifs de l’organisation. Vous devez valoriser les idées et les compétences de chacun, être prêt(e) à apprendre des autres, et placer l’intérêt de l’équipe avant votre intérêt personnel. Vous devez soutenir et mettre en œuvre les décisions prises par le groupe, même si elles ne reflètent pas entièrement votre propre position. Vous devez participer aux réussites de l’équipe et agir conformément à la décision finale du groupe.

Titre : Aptitude à planifier et à organiser

Planification et organisation efficaces

Dans le cadre de ce poste, il est essentiel de faire preuve d’une aptitude solide à planifier et à organiser. Cela implique de définir clairement des objectifs compatibles avec les stratégies convenues, de hiérarchiser les activités et les tâches prioritaires, et d’ajuster les priorités en fonction des besoins. Il est également important de prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener à bien les tâches assignées, tout en tenant compte des risques et des imprévus potentiels. Le suivi de l’exécution des plans et leur adaptation en cas de besoin sont des éléments clés, permettant d’optimiser l’utilisation du temps disponible.

Formation organisationnelle et partage des connaissances

Dans ce rôle, il est également crucial de documenter et d’analyser des stratégies novatrices et de nouvelles approches. Une connaissance et une expertise techniques sont nécessaires pour comprendre et appliquer les principes d’assistance aux dirigeants. Une compréhension de base des politiques et procédures organisationnelles liées au poste est requise, et leur application systématique doit guider l’accomplissement des tâches. Analyser les prérequis et synthétiser les propositions sont également des compétences importantes. Il est recommandé de maintenir ses connaissances à jour grâce à l’auto-formation et à d’autres moyens d’apprentissage. De plus, une bonne connaissance des technologies de l’information est essentielle pour mener à bien les missions assignées.

Compétences de base

En tant que membre de l’équipe, il est attendu que vous démontriez et souteniez l’éthique et l’intégrité. Une connaissance de base et un grand sens du jugement sont également nécessaires. Le développement personnel et l’initiative personnelle sont encouragés, tout comme la capacité à travailler en équipe et à faciliter le travail collaboratif. La facilitation et l’encouragement d’une communication ouverte au sein de l’équipe, ainsi que la communication efficace, sont des compétences essentielles. La création de synergies grâce à la maîtrise de soi et la gestion des conflits sont également importantes. La formation et le partage des connaissances, ainsi que l’encouragement à former les collègues, sont des responsabilités qui incombent à tous les membres du personnel. Enfin, il est crucial de favoriser une prise de décision transparente et de garantir la circulation fluide de l’information.

Qualifications et expériences requises

Pour être éligible à ce poste, vous devez avoir un niveau de formation équivalent à un BTS dans le domaine de l’assistanat de direction, des relations publiques ou de la communication. Une expérience professionnelle d’au moins un an dans le domaine de l’assistanat de direction est requise. Des compétences informatiques sont également nécessaires, notamment une connaissance approfondie des logiciels bureautiques tels que Word, Excel et surtout PowerPoint, ainsi qu’Outlook. La maîtrise du français et/ou de l’anglais est exigée pour ce poste.

Processus de candidature à CAMFAIDS

Si vous souhaitez postuler à un poste au sein de CAMFAIDS, veuillez fournir les documents suivants :

1. Lettre de motivation : Rédigez une lettre de motivation adressée au Président du Conseil d’Administration de CAMFAIDS, précisant le poste que vous sollicitez.
2. Curriculum Vitae (CV) : Présentez un CV détaillé mettant en valeur votre expérience professionnelle, vos compétences et vos réalisations pertinentes.
3. Photocopie de la CNI : Fournissez une photocopie de votre carte nationale d’identité.
4. Photocopie du diplôme le plus élevé : Joignez une copie de votre diplôme le plus élevé pour attester de votre niveau d’éducation.
5. Lettre de garant : Incluez une lettre de garant, le cas échéant, pour renforcer votre candidature.
6. Pièces supplémentaires : Vous pouvez également inclure toutes les autres pièces justificatives qui pourraient soutenir votre dossier de candidature.

Dépôt du dossier de candidature :

Déposez votre dossier de candidature complet au secrétariat du centre d’écoute et d’accueil CAMFAIDS, situé à Yaoundé-Titi Garage, en face de Côte Ouest Pressing. Vous pouvez également l’envoyer par courrier à l’adresse suivante : BP 1956 Yaoundé — CAMEROUN.

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 19 janvier 2024 à 16 heures précises.

Vous avez également la possibilité d’envoyer votre dossier par e-mail à l’adresse : camfaidsetdroitshumains@yahoo.fr.

Remarque : Chez CAMFAIDS, nous valorisons et promouvons l’égalité des chances. Nous célébrons et accueillons la diversité et nous nous engageons à créer un environnement de travail sûr et inclusif. Les candidatures internes sont vivement encouragées. 

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