Offre d’emploi: Assistant(e) administratif(ve) finance et RH

Une entreprise basée au Cameroun recherche actuellement un(e) Assistant(e) Administratif(ve) spécialisé(e) en Finance et Ressources Humaines pour répondre à ses besoins opérationnels.

• Localisation : Tout le territoire camerounais
• Date de publication : 24/04/2024
• Catégorie : Temps plein
• Salaire : À discuter

Responsabilités principales :

Sous la supervision directe de l’Administrateur(trice) basé(e) à Kousseri, l’Assistant(e) Administratif(ve) spécialisé(e) en Finance et Ressources Humaines aura pour mission de soutenir la gestion administrative, comptable, financière et des ressources humaines de la base.

1. GESTION DES TRANSACTIONS FINANCIÈRES ET TENUE DES REGISTRES

1.1 Réalisation des opérations financières

• En se basant sur les prévisions de dépenses et en respectant les règles et procédures établies par PUI,
• elle/il effectue les paiements et les encaissements, que ce soit en espèces, par transferts ou virements bancaires, ou encore pour les avances sur salaire ;
• Elle/il s’assure de la bonne clôture des avances de fonctionnement et des avances sur salaire, le cas échéant ;
• Elle/il procède à la vérification régulière du solde des journaux financiers, conciliant ces données avec celles de la comptabilité, et communique toute différence constatée à l’Administrateur de la base.

1- TENUE DE LA COMPTABILITE :

• Saisie des opérations de caisse dans les outils comptables (main courante) par code comptable et code analytique (imputation budgétaire) en respectant les procédures PUI.
• Vérification de la bonne affectation des dépenses sur les bons projets et les bonnes lignes budgétaires.
• Réalisation des contrôles mensuels et annuels des comptes.
• Vérification de la conformité des documents comptables de l’ensemble des opérations de la base selon les règles et procédures de PUI et suivi des régularisations.
• Consolidation et vérification des comptabilités des sous-bases et des partenaires.
• Préparation des éléments de la clôture comptable mensuelle et annuelle sous la supervision de l’Administrateur (trice) base avant importation : – Vérification exhaustive de la Main courante. – Inventaire physique de caisse, coffre et pièces justificatives. – Rapprochement bancaire. – Suivi des avances ouvertes. – Audit comptable mensuel et régularisations. – Suivi des consommations des tom cartes.
• Importation mensuelle de la comptabilité dans SAGA et envoi sous la supervision de l’Administrateur (trice) base, des éléments du pack comptable mensuel en coordination finance selon le calendrier établi.
• Envoi du reporting comptable mensuel à la coordination financière après validation de l’Administrateur (trice) base selon le calendrier établi.
• Suivi des régulations dans la comptabilité informatique et physique et dans les dossiers logistiques.
• Assistance lors des audits internes et externes : extrait comptable, pièces justificatives, etc.

1- ARCHIVAGE CLAIR DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS, COMPTABLES ET RH

• ARCHIVAGE CLAIR DES DOCUMENTS COMPTABLES
• Mise à jour du plan d’archivage de la comptabilité en respectant les procédures PUI.
• Édition des vouchers de la comptabilité du mois N-1 dans SAGA après la clôture comptable du mois N et ajout à toutes les pièces des journaux comptables avant l’archivage numérique.
• Assurage du rangement de chaque pièce comptable avec son voucher dans les classeurs selon les procédures PUI après l’archivage numérique.
• Préparation de l’envoi des archives comptables (numériques et physiques) en coordination finance avec le soutien logistique et suivi de leur réception par l’Administratrice Coordination.
• Archivage sur disque dur des dossiers comptables et leur transmission à l’Administrateur (trice) Base conformément à la procédure en place.
• ARCHIVAGE CLAIR DES DOCUMENTS RH
• Classement et archivage des documents RH selon les procédures PUI.
• Réception et rangement des documents RH des staffs selon le plan défini sur la base.
• Archivage numérique des documents RH des staffs et classement dans les dossiers RH des staffs.
• Préparation de l’envoi des archives RH (numériques et physiques) en coordination RH avec le soutien logistique et suivi de leur réception par l’Assistant RH Coordination.
• Archivage sur disque dur des dossiers RH et leur transmission à l’Administrateur (trice) Base selon la procédure en place.
• Enregistrement des courriers arrivés et départ et leur archivage numérique.

1- GESTION ADMINISTRATIVE

• Suivi des contrats des loyers et rédaction des avenants/nouveaux contrats.
• Assurance du paiement des charges mensuelles (eau, électricité, internet, éboueurs), suivi des contrats afférents et des abonnements si nécessaire, identification des sources de variations des charges le cas échéant.
• Suivi et accompagnement des partenaires de PUI dans la gestion administrative et financière.

2- GESTION DES RESSOURCES FINANCIERES

TRESORERIE :

• Établissement du prévisionnel des lignes admin (loyers, charges, dépenses de personnel, journaliers, etc.).
• Contribution à la gestion de la trésorerie de la base et alerte de l’Administrateur (trice) Base et du/de la Coordinateur (trice) Terrain sur le niveau de stock.
• Demandes d’approvisionnement des caisses dans le respect des procédures PUI mises en place.

SUIVI BUDGETAIRE :

• Vérification que les dépenses respectent le budget alloué.
• Contrôle des affectations budgétaires par projet et par ligne de dépense dans le suivi budgétaire avant l’enregistrement des écritures dans la main courante.
• Assistance de l’Administrateur (trice) Base dans la mise à jour mensuelle du FFU et participation active à son développement professionnel.

6- GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

1. Processus de Recrutement :

• Contribution au processus de recrutement, incluant l’élaboration des offres, leur diffusion, la participation au dépouillement des dossiers de candidature et aux entretiens de sélection.
• Rédaction des grilles d’entretien et des tests de sélection, ainsi que la rédaction du Procès-Verbal de sélection.

1. Accueil et Suivi des Nouveaux Arrivants :

• Accueil des nouveaux arrivants et suivi de leurs dossiers, comprenant un briefing administratif avec présentation du kit d’accueil, des procédures administratives, du contrat, du Règlement Intérieur, de la charte PUI et du code de conduite.
• Constitution et mise à jour des dossiers administratifs individuels des employés.

1. Gestion Administrative et Suivi :

• Collecte mensuelle des informations pour la préparation des avances et de la paie, ainsi que leur transmission à la coordination RH pour validation (absences, congés et divers justificatifs).
• Mise à jour mensuelle de tous les outils du pack RH.
• Distribution, signature et envoi mensuel des bulletins de paie à la coordination RH.
• Enregistrement des salariés à la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale.

1. Gestion des Contrats et Procédures RH :

• Préparation, envoi, réception, signature et transmission à la coordination RH des contrats de travail et des pièces justificatives.
• Participation à l’élaboration de nouvelles procédures et dispositifs RH.

1. Suivi des Evaluations et Formation :

• Suivi de la réalisation des évaluations annuelles et transmission des dossiers à la coordination RH.
• Contribution, en collaboration avec le Logisticien/Administrateur, à l’élaboration du plan de formation de la base.

14- GESTION ADMINISTRATIVE DES RESSOURCES HUMAINES

1. Gestion des Congés et Respect du Règlement Intérieur :

• Suivi et planification des congés de l’ensemble du personnel.
• Garantie du respect du Règlement Intérieur par l’ensemble du personnel.

1. Support et Procédures RH :

• Appui au log/admin lors de tout processus disciplinaire impliquant un membre de l’équipe PUI.
• Classement et archivage des documents RH conformément aux procédures PU.
• Relations avec les Autorités et Communication Interne :
• Facilitation des échanges et visites avec l’Inspection du Travail et toute autorité de l’État concernant le droit du travail camerounais.
• Transmission efficace des notes de service ou de toute autre information RH pertinente entre l’administration et l’ensemble du personnel.

1. Participation aux Réunions Administratives :

• Participation aux diverses réunions demandées par l’administration (recrutement, formation, etc.).