Recrutement GIZ: Assistant(e) administratif(ve)

CLUSTER DEVELOPPEMENT RURAL DE LA DEUTSCHE GESELLSCHAFT FÜR INTERNATIONALE ZUSAMMENARBEIT GmbH lance un appel à candidature pour le recrutement 01 Assistant(e) Administrative 

Localisation: Yaoundé

Le Cluster Développement Rural (CDR) est constitué de plusieurs projets dans le secteur rural qui
envisagent d’améliorer les systèmes d’agriculture et d’élevage dans les zones spécifiques au Cameroun. Le groupe cible des projets varie entre producteurs/trices, transformateurs/trices, écoles pratiques agricoles, petites et moyennes entreprises (PME), ministères et autres. Le·la titulaire du poste basée à Yaoundé affectera 40% de son temps pour le programme ABC-PADER cofinancé par l’Union européenne (UE) (dont 100% pour l’action cofinancée) et 60% de son temps pour les autres projets du CDR (ProCISA, ProFINA, ProCOTON, PPOH).

RESPONSABILITES

Sous la supervision du Responsable Administratif et Financier, le/la titulaire du poste est en charge
des tâches ci-après :

• Assurer le respect des procédures de la GIZ dans les domaines en charge ;
• Assurer une communication efficace avec les équipes des antennes ;
• Établir des correspondances diverses (notes de services, lettres officielles, procès-verbaux, demande de services/achats, ordres de mission etc.) ;
• Exécuter de façon quotidienne des services d’accueil (espace d’attente soigné) et de secrétariat ;
• Gérer de manière fluide des appels entrants et sortants ;
• Représenter le programme de manière orientée vers la satisfaction ;

ATTRIBUTIONS

• • Enregistrer, documenter et organiser régulièrement le courrier entrant et sortant ;
  • Identifier les dossiers conformément aux règles de classement de la GIZ ;

• • Organiser les supports d’information et les assembler ;
  • Photocopier et numériser des documents en fonction des besoins ;
  • Préparer les notes d’information et procéder à leur publication sur demande de la hiérarchie ;
  • Prêter assistance pour la documentation des ateliers, des réunions et des procès-verbaux ;
  • Répondre au téléphone, traiter, reprendre ou transférer les appels et les messages ;
  • Trier et distribuer le courrier entrant (messages électroniques, autres documents officiels) ;
  • Gérer la tenue des inventaires ABC-PADER, ProFINA et ProCoton ;
  • Tenir un fichier à jour de planification des congés au sein du Cluster ;
  • Saisir mensuellement les données relatives au CSH (Corporate Sustainable Handprint) pour renseignement ultérieure des fichiers CSH pour le Siège ;
  • Signaler les dommages à la hiérarchie ;
  • Tenir une liste des numéros à rappeler pour tous les appels entrants auxquels les collaborateurs ou les collaboratrices concernés n’ont pas pu répondre directement ;
  • Utiliser le répondeur téléphonique de manière appropriée ;

• Veiller à la disponibilité des magazines/journaux/dépliants. etc ;
• Veiller à l’établissement ou à la mise à jour régulière d’un répertoire contacts téléphoniques et email) ;
• Veiller au confort des visiteurs en leur proposant des journaux, rafraîchissements, etc.
• Assumer d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur hiérarchique.

QUALIFICATIONS ET COMPETENCES

• Bac+3 en Gestion administrative
• Trois années d’expérience professionnelle dont une année à un poste similaire ;
• Bonne maîtrise de la communication organisationnelle
• Bonne compétence organisationnelle en gestion du temps et des priorités ;
• Très bonne utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
• Pratique courante (à l’oral et à l’écrit) de la langue véhiculaire européenne du pays (Français et Anglais) ;
• Capacité à travailler sous pression.

Date du début de contrat : 10.01.2023
Période de contrat : 2 ans
Lieu d’affectation : Yaoundé.
Classification interne du poste : Bande 2A, sous la supervision hiérarchique du Responsable Administratif et Financier

Composition et dépôt des candidatures

• Composition (exigée) des dossiers de candidature : Lettre de motivation, CV (2 pages maxi)
• Toutes les candidatures seront uniquement reçues sur notre site carrière, via la plateforme e-recruiting accessible à travers le lien : https://gizkamerun.jobs.net

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

NB : Le recrutement à la GIZ n’est soumis à aucuns frais, ni médiation. Toute information frauduleuse détectée donnera lieu à l’élimination de la candidature du processus de recrutement en cours et de ceux à venir. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Les dossiers non retenus seront détruits six mois après la date de publication

 Délai de recevabilité des dossiers de candidature : 10 Novembre 2022